如何做好項(xiàng)目部文檔管理工作

張慧敏

摘 要：科學(xué)規(guī)范的文檔管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)文檔管理工作的新局面。文檔管理工作對(duì)項(xiàng)目部的發(fā)展起著非常重要的作用。要做好文檔管理工作，就必須立足于項(xiàng)目部的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的文檔管理工作經(jīng)驗(yàn)，不斷適應(yīng)文檔管理工作的新形勢(shì)，逐步完善文件中心文檔管理工作，培養(yǎng)文件中心文件管理人員的責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)文件管理人員的工作熱情。使項(xiàng)目部文檔管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和國(guó)際化的道路。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目部；文檔管理；規(guī)范化

1 做好文檔管理工作的重要意義

項(xiàng)目文件是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程必不可少的重要元素，文件管理是項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。做好項(xiàng)目文檔管理是提高項(xiàng)目部工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)項(xiàng)目進(jìn)程真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的文檔，是衡量一個(gè)項(xiàng)目部業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。項(xiàng)目部文檔記載著項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本項(xiàng)目的業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。文檔管理工作，一方面為項(xiàng)目部管理人員及時(shí)了解項(xiàng)目的整體狀況，適時(shí)調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于準(zhǔn)確認(rèn)定項(xiàng)目部的優(yōu)秀成果，為本項(xiàng)目部和其他項(xiàng)目部的發(fā)展提供指導(dǎo)性的幫助。

2 怎樣做好項(xiàng)目部的文件管理工作

2.1 立足于現(xiàn)有的檔案法律、法規(guī)，搞好建章立制工作

法制化是做好文檔管理工作的基礎(chǔ)，要做好文檔管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)文檔管理制度化。文檔管理設(shè)備的現(xiàn)代化，文檔種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了文檔管理方法要不斷改革，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，開創(chuàng)文檔管理工作的新局面。因此，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)和管理操作知識(shí)，為項(xiàng)目部的文檔管理工作打下良好的知識(shí)基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，建立健全項(xiàng)目部文檔管理程序文件，定期完善，并有效地管理和執(zhí)行，只有這樣，文檔管理工作才能做到有章可循、規(guī)范管理。

2.2 提高歸檔文件的質(zhì)量是推進(jìn)文檔管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響文檔價(jià)值的因素，而文件的質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響文檔管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)文檔管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好文檔資料收集的完整性；另一方面，要注意解決好文檔的質(zhì)量問(wèn)題，以有利于文檔規(guī)范化管理。

2.3 加強(qiáng)文檔數(shù)字化建設(shè)

2.3.1利用信息化系統(tǒng)建立文檔數(shù)據(jù)庫(kù)。

首先，輸入文件的相關(guān)信息。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保文檔數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。其次，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，文件數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。

2.3.2建立了項(xiàng)目部網(wǎng)站并定期完善。

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部?jī)?nèi)部資源優(yōu)質(zhì)高效的共享。在項(xiàng)目部網(wǎng)站上向項(xiàng)目部成員提供項(xiàng)目部信息查閱，加快項(xiàng)目部信息的有效傳遞。

2.3.3加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。

電子文件是數(shù)字文檔最主要的來(lái)源。以前，文件歸檔只移交紙質(zhì)文檔和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在要求文件歸檔實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并歸檔。這樣既推進(jìn)了項(xiàng)目部文檔的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了建立數(shù)字文件庫(kù)的工作量。

2.4 加強(qiáng)與國(guó)外用戶的溝通，加速文檔管理的國(guó)際化水平

通過(guò)各種渠道，學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的文檔管理經(jīng)驗(yàn)為我所用。通過(guò)學(xué)習(xí)對(duì)外交流產(chǎn)生的文件記錄，不斷完善項(xiàng)目部文件的規(guī)范及管理，逐步與國(guó)際接軌。

2.5 加強(qiáng)文檔一體化管理

文檔一體化是文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來(lái)說(shuō)主要包含以下幾個(gè)方面：

（1）文檔一體化的目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理。科學(xué)的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程中，既加強(qiáng)項(xiàng)目?jī)?nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個(gè)不同文件產(chǎn)生部門的業(yè)務(wù)銜接，從而使文件到檔案全過(guò)程都得到有效控制。

（2）文檔一體化的原則

在實(shí)行信息一體化管理的過(guò)程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；

前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合；

集成管理原則，集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。

（3）文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容

文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對(duì)電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識(shí)，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對(duì)檔案運(yùn)動(dòng)流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對(duì)文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

（4）文件、檔案一體化管理的技術(shù)要求

文件、檔案一體化管理的技術(shù)要求是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。首先，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和推廣簡(jiǎn)化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運(yùn)轉(zhuǎn)的方式和特點(diǎn)。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實(shí)現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)。

3 文檔管理的根本目的在于文檔利用

文檔的合理有效運(yùn)用是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。全面加強(qiáng)文檔管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮文檔的作用，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)服務(wù)。文檔利用工作是文檔自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好文檔的開發(fā)和利用是文檔管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，文檔利用已經(jīng)成為項(xiàng)目發(fā)展的重要的不可或缺的信息資源。要加強(qiáng)文檔的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強(qiáng)文檔基礎(chǔ)管理。

文件管理人員除了在文檔收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好文檔的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和文檔文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足文檔利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)文檔的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供急需的文檔。重要、珍貴的文檔要備有復(fù)制件，以代替文檔原件提供利用。同時(shí)加強(qiáng)文件庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)文檔造成的損害。在管理好文檔的基礎(chǔ)上，文檔管理工作也要適應(yīng)項(xiàng)目發(fā)展的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高文檔利用的質(zhì)量和水平，把“死”文檔變成“活”文檔，更好地發(fā)揮文檔的作用。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的文檔管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)文檔管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的文檔管理可以不斷地提升項(xiàng)目部的管理水平，做好文檔的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)文檔管理工作的自身價(jià)值，而且可以項(xiàng)目部的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來(lái)的不利影響，充分發(fā)揮項(xiàng)目部特有的管理優(yōu)勢(shì)，一定會(huì)實(shí)現(xiàn)文檔管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、國(guó)際化。endprint