關于檔案管理工作的探討

袁明華

摘 要：檔案對每個人都十分重要，它牽涉到一個人從出生到死亡期間的各種基本信息，包括出生背景、學歷及工作等各類信息。隨著社保制度在國內地區的進一步完善，以社保制度為核心的檔案管理工作在全國各地展開。因此，檔案管理是一項極具現實意義的工作。本文將結合筆者在現實檔案管理工作中的教訓、經驗和所思所想，探討檔案管理這項工作在目前所暴露的問題，并提出一些極具針對性的建議。

關鍵詞：檔案管理；管理問題；管理對策

由于檔案管理的社會意義明顯，所以該項工作需要從各個層面來加以完善。首先，從制度層面來說，國家政府有必要出臺一些支持性的政策。其次，從管理層面來說，國家層面有必要出臺一些相關的管理辦法，以供相關管理人員執行。再次，從技術層面來說，管理機構可提升現有的技術水平，讓管理工作更為準確到位。最后，從人員素質層面來說，檔案管理需要管理人員有較好的工作態度、專業的管理水平及熟練的技術水平，才能確保管理工作的高效。

1 檔案管理工作的問題

1.1 制度問題

從制度層面來看，檔案管理工作在具體執行中有一些不合情理的地方。在當下的社保制度中，部門工作間的獨立性較強，這就引發了一些管理上的問題。例如：每年，各個地區都有一些企業工廠倒閉，從而出現大批的下崗工人，這些工人在下崗的初期會面臨生活上的困難，為了改善這個問題，國家政策中給予了下崗工人一定的扶持，下崗工人可到社保部門去領取保證金，用以維持生活，但是，時間久了后，一些有斗志的下崗工人會憑借關系或能力自己謀職，重新投入到社會工作中，并有一定收入維持生計，而檔案管理工作的獨立性使得相關部門未能及時了解到這一情況，或者某些部門了解了情況后，并未及時告知其它部門，導致下崗工人的檔案維持原狀，繼續領取保證金，白白賺取國家的保障金。

1.2 管理問題

回顧以往，國家所出臺的諸多政策中，最新的檔案管理政策也是在很多年前所頒布的。而社會的發展進步如此迅速，廣大民眾所面臨的社會環境如此多變。事實證明：早前頒布的這套檔案管理政策并不適用于當下，并且與當下的社會現實脫節。在此背景下，一些管理機構開始依照自身情況制定了臨時性的檔案管理條規，而各機構間所定的條規內容不一致，這就造成了檔案運用和管理中的沖突情況。

1.3 技術問題

以往，檔案管理更多選用的是人工操作。也就是說，民眾的檔案是由人工記錄和更改的方式來完成。這種方式不但工作量巨大，而且人手操作容易出現一些疏漏，使得民眾的檔案準確性難以保證。而信息技術被引入到了檔案管理中后，這個問題得到了很好的改善。但是，新的問題又誕生了。在政府各個部門間，信息系統是各自獨立的，信息資源不能得到共享、保密性較高，這在無形中加大了檔案管理的困難度。

1.4 人員素質問題

人員素質問題尤其體現在了兩個方面。第一方面是人員的態度問題。負責管理檔案的人員自身態度有很大的問題，對檔案管理這項工作沒有足夠的重視，認為該項工作就是走走形式、登記資料、查閱資料而已。因此，不少管理人員抱著得過且過的日常工作態度，管理工作的質量也就可想而知。第二方面是人員的能力問題。信息化普及后，檔案管理工作多數是在電腦上完成。而不少管理人員的技術水平較為薄弱，在管理中利用電腦操作有一定的困難，登記、查閱的速度十分慢，甚至出現錯誤記錄的情況，給檔案管理工作帶來不小的麻煩。

2 檔案管理工作的完善對策

2.1 制度的完善對策

制度層面的問題需由國家政府出面來完善。面對各地區檔案管理不夠統一的問題，國家政府可迅速制定一套全國通用的管理標準，這套標準納入到法律法規中，提升標準的權威性。在標準確定后，國家政府要向檔案管理的機構分別發放管理標準的文件，讓相關機構及時了解到文件內容，并依照文件內容來改進現有的管理工作。此外，國家政府可將一些冗余的機構撤銷掉。這些機構的存在會使得檔案管理工作更為繁瑣。因此，機構的撤銷會讓檔案管理工作變得更加簡潔。同時，這些機構撤銷后，國家的各項資源也得到節約，這也能在一定程度上節約政府運作的成本。

2.2 管理的完善對策

檔案管理是一項具備社會意義的工作。正是因為這項工作的現實意義，因而國家政府有必要對該項工作進行更多的規范。規范需依據具體的規范制度。為此，國家政府可從政策的角度來進行制度上的各種規范，并定期對制度中的內容加以更新，讓制度內容始終符合現實情況。各地區的檔案管理機構要取消以往自身定制的規范制度，而是將國家政府所定制的規范制度作為整個管理的標準，從而來切實執行管理工作。

2.3 技術的完善對策

當下的時代是信息化時代。各行各業都在普及網絡、信息技術，信息技術也被運用到了檔案管理的實際工作中。但是，檔案機構工作間的獨立性讓檔案管理的整個工作受到一定限制。為此，建議各個機構間建立起一套聯合的系統，并實行聯網操作的機制，將民眾的個人檔案中的信息全部導入到系統中。而每個政府單位都能夠從網絡上下載到民眾的具體信息。一旦單位職工檔案信息有所更新，其它各單位部門也能及時了解到。

2.4 人員素質的完善對策

針對上述談到的人員素質問題，各政府單位要依據內部情況組織定期的檔案管理培訓，讓相關的檔案管理人員全部參加培訓。培訓的內容側重于兩方面。第一方面是人員態度的問題。培訓老師要從不同層面告知管理人員檔案管理這項工作的現實意義，讓其重視起該項工作來。第二方面是人員的技術問題。培訓老師要借助電腦給每個管理人員進行技術上的培訓，讓其了解檔案管理涉及的各種技術操作，并能在工作中熟練運用這些操作，減少操作時間、提升操作效率。

3 結束語

綜上，本文首先論述了檔案管理這項工作在現實中暴露的幾個典型問題，具體包括了管理問題、制度問題、人員素質問題和技術問題。其次，本文從管理、制度、人員素質和技術這4個層面出發，分別談到了改進的策略以供參考。希望本文所研究的種種內容可給與檔案管理有關的單位及人士一些有利的借鑒，規避檔案管理中的這些問題，將檔案管理的這項工作進一步完善。

參考文獻

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