信息化時代語境下人力資源檔案管理的轉型發展

吳寧寧

摘 要：在社會全面進步、現代信息技術飛速發展的今天，先進管理理念以及技術的廣泛引入為檔案管理開辟了新的路徑。而作為檔案管理工作的重要領域，人力資源檔案管理在信息化語境下，必須打破傳統紙質檔案的管理模式以及發展歷史的制約，充分利用網絡化、電子化以及數字化手段，來不斷加快自身的信息化建設進程，實現轉型。通過提高人力資源檔案的使用率，來實現資源優勢共享。對此，本文從信息化時代語境下人力資源檔案管理的意義著手，通過對其管理原則的分析，就具體的轉型方法提出對策。

關鍵詞：信息化時代語境；人力資源檔案管理；人才戰略

勞動力資源又稱為人力資源，是一個國家或地區所具有的能夠推動整個社會及經濟發展的人的總和。人力資源是社會生產以及發展的先決條件，而對于人力資源檔案管理工作而言，其就是為推進人力資源管理工作而產生的各類信息資源。信息化時代在各類電子技術的發展以和推動下，人力資源檔案管理工作也在不斷被“信息化”，這是順應時代發展的需求。只有利用現代化的管理技術、依托網絡和數字手段，才能實現信息資源的優勢共享，發揮出人力資源檔案管理的實質作用。

1 信息化時代語境下人力資源檔案管理轉型的意義

首先，人力資源檔案管理的轉型，是信息化時代語境下實現發展的必然要求。知識經濟時代的到來以及信息技術的高速發展，促使越來越多的人認識到當代競爭的實質就是人才戰略的競賽。鑒于此，人力資源管理也在整個管理過程中，上升到戰略決策的高度，而信息化的轉型方向也成為其高速前進的重要途徑。于是傳統手動的人力資源管理方法逐漸被高速發展的計算機網絡技術、現代化檔案管理方法所替代。

其次，人力資源檔案管理的轉型，是促使其實現現代化管理的必要途徑。由于檔案管理本身對于環境選擇的挑剔性以及保管方式的特殊性，促使其長久以來一直處于半封閉、甚至是全封閉的管理狀態。面對信息化時代的到來，這種落后的管理方式顯然已經無法滿足人們對于人力資源檔案管理的需求，故而伴隨信息技術的迅速發展和廣為利用，人力資源檔案信息化轉型的迫切程度愈發顯現，故而積極推進其信息化建設不僅有助于提高全社會對人力資源信息的有效開發與利用，還有助于實現資源的優勢共享。

最后，人力資源檔案管理的轉型，是促使其提升檔案管理服務水平的有力手段。任何種類的檔案管理其最終目的都在于能夠實現自身價值，信息化時代的科技發展以及網絡技術的大幅度運用，促使全社會對于人力資源檔案的利用與需求方式發生了極大的變化，故而傳統的管理和服務模式已然無法適應社會需求。所以信息技術的高頻率運用是改變傳統的手工管理模式，提升信息時代人力資源檔案管理的使用價值的最有效手段。

2 信息化時代語境下人力資源檔案管理的轉型原則

第一，兼顧“信息集成”與“實體積累”。人力資源檔案管理轉型在堅持統籌兼顧、協調發展這一基本要求的前提下，還要遵循其發展的客觀規律，正確處理好“實體積累”與“信息集成”二者之間的關系，為具體策略的實施提供有效的科學屏障。其中，以“實體積累”來保障人力資源檔案信息的真實性，保證其出處及內容的有效性；以“信息集成”來滿足人們對于人力資源檔案信息的需要，實現不同群體之間資源的相互利用與共享，使人力資源檔案管理信息化的優勢得到最大化發揮。

第二，“強化管理”與“技術應用”相結合。 信息化時代語境下，人力資源檔案轉型之后能否取得社會普遍關注、是否能夠發揮自身的巨大功效，皆取決于內部信息系統的內核構建。也就是說并非完全取決于技術層面的因素，更主要的因素在于系統能否實現有序高效的運轉，即所謂的“三分技術，七分管理”。現代信息科學技術是一把“雙刃劍”，在為檔案管理帶來極大便利性的同時，也會因為其本身所存在的不完善和不穩定性等特征，使得人力資源檔案信息在存儲、處理以及傳輸的過程中，容易受到諸如信息篡改、泄露、被竊取等諸多因素的干擾。因此在實際信息化活動展開的過程中，必須始終堅持“技術”運用與管理的有效結合，從源頭上強化管理，在過程中對技術實施有效利用，以此切實保障人力資源轉型建過程與項目兼具可行。

3 信息化時代語境下人力資源檔案管理的轉型策略

3.1 強化檔案管理的信息意識

信息化時代語境下，社會各界必須改變固有的檔案管理觀念，通過對新模式、新方法的運用，讓數字化、現代化的檔案管理概念深入人心。這需要在思想意識方面提升宣傳重視力度，以強化人力資源檔案管理人員的思想觀念，使其意識到這份工作的重要性，從而能夠主觀地加大對此來自信息技術以及人力財力方面的投入，促進相關工作的順利開展。

3.2 加強信息化檔案人才建設

首先，通過培訓強化檔案管理者的責任感和使命感，提高其思想政治水平、樹立良好的職業道德風范，進而使其在具體工作展開的過程中能夠產生高度的安全保密意識，確保檔案管理信息的安全。

其次，通過繼續教育、技能研修或網絡培訓等有效途徑，提升人力資源檔案管理工作者的網絡技術以及電子文件管理水平，從而提升其檔案信息記錄、加工和獲取的能力及水平。

最后，由于互聯網本身具有一定的風險性，要求檔案管理人員具體工作開展的過程中，應樹立風險防控、安全管理意識，及時備份檔案信息數據，以確保其安全與完整。

3.3 注重現代信息技術的應用

信息化時代語境下的人力資源檔案管理轉型，還應注重對于現代信息技術的利用。首先，社會保障局、人力資源部等相應部門應建立建設一套統一的軟硬件設施配備，并加大對專業軟件開發的投入力度；其次，通過建立完善而先進的檔案管理系統，實現檔案信息的無紙化、數字化管理，進而實現檔案自動存儲、轉化、檢索；最后，利用或引進先進的人力資源管理軟件，并應用于數據庫當中，通過對電子卡片、電子檔案的制作與生成，從而打破信息查詢和流動的地域性限制。

檔案管理是人力資源管理的一個部分，對企業的人才儲備戰略及企業發展具有重要影響。鑒于當前人力資源檔案管理中存在的檔案管理意識淡薄、方法落后和設施不全、制度不合理等問題，信息化時代語境下的人力資源檔案管理工作需要從提高管理人員的管理意識入手，通過完善檔案管理設施和促進檔案管理制度化等方面的改進來進行轉型建設。

參考文獻

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