辦公軟件應用過程中遇到的問題及對策

顧敏

摘要：隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，辦公軟件以其強大的文字處理能力被運用到各種辦公環(huán)境之中。從辦公軟件發(fā)展至今，不僅能夠對文字進行處理，還能夠做一些簡單的圖形圖像處理工作，大大提高了辦公人員的工作效率與質(zhì)量，對各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生著不容忽視的影響。本文簡單地介紹了辦公軟件，并對辦公軟件應用過程中遇到的問題及對策進行分析，旨在為相關人員提供參考意見，以促進辦公軟件使用效率的提升。

關鍵詞：辦公軟件；應用；問題；對策

0前言

隨著現(xiàn)階段我國社會科技水平的長足發(fā)展，合理應用辦公軟件，進一步提升辦公軟件的應用水平有著重要的意義[1]。在辦公軟件使用的過程中，其重要性已經(jīng)受到了相關人員和行業(yè)的高度重視，但是其應用仍然存在諸多尚未解決的問題，隨著行業(yè)的進步，解決這些問題已是迫在眉睫。當前，辦公軟件在使用的過程中出現(xiàn)的問題主要有Office XP無法重新安裝及無法取消“Office優(yōu)化程序”、啟動Office彈出安裝界面、無法正常刪除一些垃圾文件、、無法自動整理復制的文檔內(nèi)容、Power Point文件無法打開等。在辦公軟件實際的應用過程中，需要不斷總結經(jīng)驗，并彌補辦公軟件本身存在的漏洞，才能真正解決軟件使用的問題，提高軟件的應用水平，為辦公軟件利用率的提高提供重要保障。

1辦公軟件概述

辦公軟件指可以進行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡單數(shù)據(jù)的處理等方面工作的軟件，比如微軟office系列、用中office系列、金山WPS系列，紅旗2000Redoffice等。目前，辦公軟件被應用于各行各業(yè)之中，大到社會統(tǒng)計，小到會議記錄，同時，辦公的數(shù)字化、操作簡單化、功能細化等發(fā)展趨勢也與辦公軟件關系密切。如果按照操作平臺對辦公軟件進行劃分，辦公軟件可以分為桌面電腦、類書平板和智能手機三大類，其中，桌面電腦辦公軟件包括Windows、Mac OS X和Linux，類書平板辦公軟件包括Android 4.1、4.2、iOS 5和Windows 8，智能手機辦公軟件包括Android 2.2、2.3、iOS 6、塞班、黑莓、Windows Phone 8。辦公軟件在租用服務器的時候，主要需要從性價比、技術水平、服務器租用速度和服務器租用商的資質(zhì)四個角度來考慮，才能提高辦公效率，避免經(jīng)濟損失。以辦公軟件在企業(yè)中的應用為例，辦公軟件的使用，可以統(tǒng)一辦公流程、規(guī)范信息流動，幫助工作人員進行重要的財務信息處理以及生產(chǎn)、銷售信息的處理工作，提高工作人員的工作效率，加快企業(yè)的運營速度，提升企業(yè)的市場競爭能力。

2辦公軟件應用過程中遇到的問題及其解決策略

2.1Office XP無法重新安裝及無法取消“Office優(yōu)化程序”

在辦公軟件的使用過程中，Office XP無法重新安裝及無法取消“Office優(yōu)化程序”是常見的問題。針對這一問題，需要結合辦公軟件自身的特點，尋找解決問題的對策。當遇到此類問題時，首先，要在正確的網(wǎng)址上選擇Office XP辦公軟件重新下載，并對系統(tǒng)軟件里的殘留信息進行及時清理；其次，安裝完成Office XP；最后，在安裝完成Office XP之后，找到注冊表編輯器，并新建注冊表項，選擇新建Dword值，將其命名為Disabled，將數(shù)值設置為1，完成所有修復步驟。在執(zhí)行這些操作之后，再重新啟動系統(tǒng)，即可解決問題。

2.2啟動Office彈出安裝界面問題

Office XP除了會經(jīng)常無法重新安裝及無法取消“Office優(yōu)化程序”，還有可能在啟動之后彈出安裝界面的問題，由于這一問題并不會直接對電腦中的信息產(chǎn)生威脅，很容易被人們所忽視[2]。但是，啟動Office彈出安裝界面會造成工作人員不斷地點擊安裝的程序，降低工作效率。針對這一問題，需要在Office XP啟動之前插入Office安裝光盤，對光盤進行選擇，修復其中的問題，并及時回修復Office，就可以有效避免這一問題的出現(xiàn)。在實際的辦公軟件應用過程中，人們經(jīng)常會使用Office XP來協(xié)助自己完成對對信息的處理以及數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)的輸入、分析、計算等工作，一旦Office XP出現(xiàn)問題，將妨礙到工作人員的工作，降低工作人員的辦公效率。

2.3無法正常刪除一些垃圾文件

在辦公軟件的使用過程中，往往會出現(xiàn)垃圾文件無法刪除的情況。因此，需要從多個角度考慮該種情況的發(fā)生原因，全面分析可能導致這一情況出現(xiàn)的因素，才能有針對性地提出解決策略，更好地解決問題。針對辦公軟件無法正常刪除一些垃圾文件的問題，有許多原因會導致這一問題的產(chǎn)生，在解決這一問題時，一般首先考慮的是以下幾種原因：文件是否設置為只讀模式；磁盤是否處于保護程序的保護之下；文件是否正處于復制或移動的狀態(tài)中；磁盤有沒有發(fā)生程序性的錯誤。因此，解決這一問題，可以先檢查后臺運用軟件的情況，確定即將被刪除的文件并非出于正在使用的狀態(tài)中。當并非這些原因導致軟件無法正常刪除垃圾文件時，可考慮其他原因，或者直接進入安全模式刪除垃圾文件，將不會損壞到其他文件。

2.4Office無法自動整理復制的文檔內(nèi)容

在Office使用的過程中，經(jīng)常會需要復制文檔內(nèi)容，而為了方便人們的工作，Office所具有的復制功能可以進行自動整理，一旦Office無法自動整理復制的文檔內(nèi)容，就會給人們的工作帶來困擾。針對這一問題，工作人員可以針對一些需要出來的文檔內(nèi)容進行粘貼，主要是將文檔相關的內(nèi)容復制粘貼到空白文檔中，然后使用刪除功能將首空格刪除。在將所復制的段首空格完全清除后，可以再增加段首空格，將每段文字設置成為統(tǒng)一的空格形式，同時，要對字號、字體、字型等相關選項進行設置，即可有效解決這一問題，幫助工作人員快速、高效地整理好資料。

2.5Power Point文件無法打開

在遇到Power Point無法打開的問題，可以先插入Office安裝光盤，通過轉換器進行轉化后的安裝即可解決問題。Power Point是一種較為 （下轉第175頁）（上接第280頁）

特殊的文件，針對這一類問題如果不及時解決的話，就會導致工人人員無法在規(guī)定的時間內(nèi)為企業(yè)提供經(jīng)營的有效資料，甚至會對企業(yè)的對外交流活動產(chǎn)生影響，妨礙到工作人員工作效率和企業(yè)運營效率的提高。

3結束語

綜上所述，有效解決辦公軟件應用中的問題是提高辦公軟件使用效率的重要途徑，相關人員要不斷總結經(jīng)驗，提高自己的工作效率，讓辦公軟件為行業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻。同時，辦公軟件在應用中出現(xiàn)的這些問題也反映了辦公軟件自身存在的不足，這啟示辦公軟件開發(fā)者要不斷完善辦公軟件，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，為社會經(jīng)濟發(fā)展與科技水平提高貢獻綿薄之力[3]。

參考文獻：

[1]楊桂靜.中小企業(yè)財務軟件應用存在的問題及對策[J].河北旅游職業(yè)學院學報,2013(01):44-46.

[2]張華欣.辦公軟件應用過程中遇到的問題及對策[J].電子制作,2013(16):71.

[3]王慶澍,王琛,顏亭.辦公軟件在實際生活中的運用研究[J]. 無線互聯(lián)科技,2014(05):48.endprint