提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

李光

摘 要：檔案與每個人息息相關，它記載著每個人的身份信息，比身份證上的信息還要齊全，被稱為“第二個身份證”。隨著信息技術的發展，檔案管理也越來呈現信息化，越來越突顯出科學化的管理水平，檔案的科學化管理順應了時代發展的需求。

關鍵詞：檔案管理；科學化水平；路徑；選擇

科學化管理水平是新時期檔案管理的重要課題，檔案管理工作應該順應現代社會信息技術的發展，應用信息技術促進其管理工作的規范協調性。檔案看似與我們的距離較遙遠，平時我們幾乎很少接觸，看似是幾張紙，但是確實與我們的生活甚為緊密。我國檔案管理工作跨越了一大步，在新時期管理工作顯得更加重要，科學化的管理水平是其重中之重。下面作者將結合檔案管理科學化水平的重要作用，目前檔案管理工作還存在哪些問題，以及如何選擇正確規范的路徑推進其管理水平的科學化，從這三個方面對科學化水平的檔案管理進行了闡述。

1 科學化的檔案管理的重要性

檔案管理科學化水平重點突出“科學”，它采用科學方法，以科學理論作為指導，以科學制度作為保障，保證管理工作的質量，提高其工作效益。檔案從某種成為程度上來說屬于一種文化，是一種人文文化的明信片，它是一種文化軟實力，其包含的內容包羅萬象，涉及經濟、政治、文化等諸多方面，不單單指的是人們的人事檔案等，甚至是一些珍貴稀少的動植物都備有檔案。對于檔案的管理，不僅能夠清晰地了解個人信息，便于開展人口調查等其他社會活動，而且還能夠見證歷史。

新時期檔案管理應用到了電子信息技術，信息技術與多個領域的融合，使檔案管理工作呈現了多元化的特點。數字化與系統化、信息化促進了檔案信息的收集與傳播，能夠滿足大眾的需求[1]。

2 檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理工作者素質不高

檔案管理的科學化以信息技術作為載體，那么工作人員就必須具備熟練的計算機操作知識技能，具備較強的業務能力，工作人員的素質決定管理工作的質量。但是在實際的管理工作中，有些從業人員的信息技術方面的素質并不高，并不能完全熟練地掌握計算機操作知識技能，大大影響了工作效率。

2.2 對于科學化管理不夠重視

隨著信息技術的發展，檔案管理工作的信息化越來越受到重視。但還是有些單位機構對于科學化的檔案管理不夠重視，他們認為信息科學化管理并不能直接看到經濟效益，對于經濟發展發揮不出什么作用，這是不夠重視的原因。在日常的管理中，不及時地保存文獻資料，嫌棄抱怨麻煩又浪費時間與力氣，資料的留存保護也做得不是很到位。

2.3 檔案沒有得到充分利用

檔案管理不僅僅是幾張紙，幾份資料的管理，而是通過對其管理充分發揮出檔案的重要價值作用。檔案不是一種死板的物質，看似是穩定不動，其實它具有十分重要的指導借鑒意義。很多檔案工作人員錯誤地認為檔案管理無非就是檔案的保存，保證檔案的清晰度即可。他們根本不知道檔案還有指導借鑒作用，更談不上充分利用了。有許多檔案館平時是對外開放的，偶爾開放也是小范圍的，群眾如需查詢檔案資料有些困難，檔案對于研究考證歷史，研究社會發展狀況趨勢，都具有十分重要的指導借鑒意義，可是大多數工作人員不會將其作為一種研究事物的指導借鑒參考依據。

2.4 缺乏完善的檔案管理制度

沒有完善的檔案管理制度，檔案管理工作秩序十分混亂，在有些地方缺乏科學制度作為保障，只是把管理工作當作是一種口頭或者筆頭上的形式，提起科學化管理水平，也只是泛泛而談。缺乏完善的檔案管理制度，就缺乏統一管理模式，盡管當前信息技術在檔案管理方面相當普及，但是真正意義上的共享還沒有完全實現，很多有利用價值的檔案發揮不出其使用價值[2]。

3 如何選擇正確規范的路徑推進其管理水平的科學化

3.1 培養高素質的人才

不斷地與時俱進，不斷學習，不斷實踐是永遠不會落后的，被時代淘汰的。檔案管理人員在新時期不斷發展變化的背景下，發揚這種不斷學習，不干示弱的精神，努力學習計算機操作知識技能，嘗試運用信息技術進行檔案整理等日常管理工作，培養職業道德素質，勇于創新，提出新想法，勇于提出和解決問題，提高自我約束能力，樹立在工作中不斷學習的思想觀念。從知識技能培訓轉入思想方面，把專業素質與精神思想兩手一起抓，通過教育培訓加強隊伍建設，培養復合型人才[3]。

3.2 加強檔案管理意識

加強檔案管理意識是使工作人員認識到檔案管理工作的重要性，充分重視檔案管理。對管理工作以前存在不合理的地方加以改造治理，重新處理原始資料，加強信息資料的更新，定期對民眾開放，轉變服務觀念，不能像以前只是胡亂隨意地把檔案資料放置保存，而是工作人員應該認真負責，做好分類整理等多項工作，深入挖掘其使用價值，提高檔案管理的質量水平。

3.3 提高檔案的使用率，充分發揮其價值

提高檔案的使用率首先重視檔案管理工作，之后充分利用，把死板的靜態狀態下的檔案變成可真正實用的資源，管理人員要練就一雙慧眼，能夠在數以萬計的檔案中挑選出有價值的東西，對不是需要保密的信息公示公開，充分挖掘對社會發展有益的東西，把檔案的作用發揮出來。

3.4 強化制度建設

有了高度認識，才會加強制度建設使管理工作更加規范性，才能用制度規范管理行為。管理層制定完善的規章制度，國家部門制定頒布法律來完善管理體系，用制度監督考核，責任追究，實現管理工作的制度創新，實現信息的共享，將檔案潛在的價值發揮出來，為推進社會發展提供指導。

4 結語

結合上述可知，我們這里所說的科學化管理，不僅僅是依靠計算機信息技術，在科學化的管理之中計算機信息技術是一種手段，并不是應用計算機信息技術能夠解決一切事物，我們提倡是一種有完善的制度體系，有規范秩序的科學化管理。隨著社會時代的發展，檔案管理工作對于信息化與科學化的管理水平需求越來越大，我們應該清醒地認識到不能完全依賴信息技術進行管理，而是在應用信息技術的同時從檔案中挖掘有用信息，充分發揮其價值。

參考文獻

[1]楊建明. 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J]. 經營管理者，2015，16：255.

[2]張莉莉. 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J]. 黑龍江史志，2014，17：231.

[3]梁艷. 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇分析[J]. 黑龍江史志，2014，01：77.