“全宗卷”及其規(guī)范管理探析

摘 要：檔案館在管理某一全宗的過程也叫“全宗卷”管理，“全宗卷”是一個案卷，能夠反映全宗歷史情況。“全宗卷”是一個管理全宗的檔案，在檔案歷程中利用檔案全宗的檢索工具，主要用于信息開發(fā)和情報交流，規(guī)范“全宗卷”管理，堅持“全宗卷”編制規(guī)則，注重“全宗卷”內(nèi)的文件形成方式和積累途徑，加強“全宗卷”的管理方法和檢索能力。本文主對“全宗卷”的作用進(jìn)行分析，探索當(dāng)前“全宗卷”管理存在的問題，對“全宗卷”規(guī)范管理的方法進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：“全宗卷”；作用；規(guī)范管理

“全宗卷”是檔案館對全宗檔案進(jìn)行管理的過程中逐步形成的，利用各種文件以及各種材料對“全宗卷”的各種內(nèi)容進(jìn)行反映。“全宗卷”的建立，主要是不斷的積累全宗有關(guān)的材料，完善全宗有關(guān)的管理方式。一個高質(zhì)量的“全宗卷”有利于對“全宗卷”檔案進(jìn)行連續(xù)的管理，使“全宗卷”檔案管理能夠發(fā)揮實際的效用。

1 “全宗卷”的具體作用

“全宗卷”的內(nèi)容十分的豐富，包括了全宗指南、有關(guān)檔案收集、整理、統(tǒng)計、歸檔、保管、查閱以及建立檔案單位的一些大事情等現(xiàn)代化檔案管理方面的重要材料，在全宗管理中有著非常重要的作用。

1.1“全宗卷”內(nèi)的文件能充當(dāng)原始憑證

全宗管理不是靜止不變的，單位的檔案需要進(jìn)行接收、整理、調(diào)查、銷毀，甚至對檔案室的布置進(jìn)行調(diào)整，這些情況形成的一系列材料都屬于“全宗卷”。同時“全宗卷”也是考察全宗檔案管理情況的唯一憑證。例如：當(dāng)前一任檔案管理人員因為某些原因離職后，要對檔案管理工作進(jìn)行交接，在交接的過程中需要了解檔案的交接的數(shù)據(jù)以及移交目錄的實際情況，主要包括，檔案歸檔時的具體數(shù)目，主要是那些檔案，對檔案進(jìn)行查找時需要哪些檢索內(nèi)容、工具，需要找哪些人簽字準(zhǔn)許檔案查閱，并且還要將檔案銷毀的具體日期，銷毀的檔案名，銷毀的批準(zhǔn)請示等。這些全部為歸入“全宗卷”的全宗情況提供原始憑證[1]。

1.2“全宗卷”內(nèi)的文件具有很高的參考價值

“全宗卷”作為一種檔案的形式在檔案管理中，和普通的檔案一樣也具有被查閱的功能，那么“全宗卷”內(nèi)的文件也是具有一定的參考價值的。例如：單位的職員個人職權(quán)上發(fā)生糾紛，導(dǎo)致單位上發(fā)生崗位重疊和崗位空缺現(xiàn)象，嚴(yán)總影響單位的工作效率和工作質(zhì)量，為了正確的解決這種糾紛，可以采取查閱“全宗卷”，參考以往的單位職權(quán)分配方法，如職員的具體權(quán)能，工作注意事項[2]。檔案室的大事記等資料是檔案管理人員了解“全宗卷”最方便的途徑，并且能夠?qū)ⅰ叭诰怼睓n案進(jìn)行有效的利用。對“全宗卷”的管理必須要規(guī)范，按照國家有關(guān)條例對“全宗卷”進(jìn)行整理、歸類，這樣一來在進(jìn)行查找的時候就會方便很多，可以直接按照“全宗卷”年份、月份、卷號進(jìn)行查找，這樣跟更顯示全宗指南的作用。方面簡潔的查找方式，更能體現(xiàn)“全宗卷”的參考借鑒作用。

2 “全宗卷”管理中存在的問題

在實際檔案管理工作中，由于對建立“全宗卷”的重視程度不夠，導(dǎo)致在“全宗卷”管理上出現(xiàn)很多問題。

2.1“全宗卷”得不到重視

在平時的檔案管理工作中，對“全宗卷”的建立不怎么重視，忽視對各種文件材料的收集、整理。當(dāng)單位開展檔案管理工作考評的時候，對“全宗卷”的編制進(jìn)行突然“襲擊”式的檢查，那么就會發(fā)現(xiàn)在“全宗卷”中有很多遺漏、除此之外就是的檔案管理人員回憶式的編制“全宗卷”，例如：單位大事記、檔案管理方案、各部門管理方案等，這樣一來使“全宗卷”產(chǎn)生非常大的不確定性，不能真實的反應(yīng)單位“全宗卷”的發(fā)展史，不能為單位提供真實的參考價值

2.2“全宗卷”內(nèi)容不齊全

由于檔案部門的工作人員請示缺少對“全宗卷”內(nèi)的文件材料進(jìn)行收集整理，導(dǎo)致“全宗卷”的內(nèi)容不齊全，常常缺少一些連貫性的材料，使“全宗卷”的內(nèi)容看起來非常的單一、孤立。例如：在檔案部門的人員因為某些原因離職的時候，需要對其檔案進(jìn)行交接，在交接的過程中由于一些移交檔案沒有交接數(shù)據(jù)，缺少“全宗卷”的內(nèi)容清單，重要的文件沒有參與到交接儀式里面。交接結(jié)束后就會發(fā)現(xiàn)，很多檔案缺失或者是不知是何年何月建立的[3]。對于銷毀的檔案沒有標(biāo)明銷毀檔案的名稱以及銷毀日期，缺少銷毀清冊。有的檔案在編制全宗指南的時候才會發(fā)現(xiàn)很多的檔案文件不完整，導(dǎo)致“全宗卷”內(nèi)容不齊全。

2.3“全宗卷”管理不規(guī)范

隨著國家制定的一系列條例，“全宗卷”的管理加強，各大單位越來越注重對“全宗卷”的編制與管理，但是建立檔案的單位管理制度不完善，雖然意識到了“全宗卷”的重要性，卻很少在會議上說明，是檔案管理部門的人員對檔案的收集、整理、歸類、等工作不能征程進(jìn)行，導(dǎo)致全卷宗在記錄的過程中出現(xiàn)紕漏。

3“全宗卷”規(guī)范管理的方法

3.1 建立“全宗卷”管理制度

依據(jù)國家制定的《“全宗卷”規(guī)范管理》，建立“全宗卷”管理制度。“全宗卷”是單位非常重要的管理工具和管理手段，因此在各個單位的管理部門要設(shè)有一項專門的、嚴(yán)密的“全宗卷”管理制度，并且要符合單位發(fā)展的大事記。單位檔案室應(yīng)將“全宗卷”管理作為一項基本的工作，在工作的過程中要明確“全宗卷”的編制原則，要求內(nèi)容完整、整體規(guī)范、歸類明確。在實際的工作中更要積極的收集文件資料，并依據(jù)國家相關(guān)的法律制定詳細(xì)的“全宗卷”管理方法以及管理的具體流程，使單位能夠更加規(guī)范的對“全宗卷”進(jìn)行管理。

3.2 注重“全宗卷”的文件材料

“全宗卷”內(nèi)文件依據(jù)單位的發(fā)展而持續(xù)增加，因此在進(jìn)行“全宗卷”管理的過程中，注重對檔案管理各個業(yè)務(wù)活動的資料進(jìn)行收集、整理，注意形成文字記錄，對文件及時的收集積累。從文件的接受、歸檔開始，對單位的每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)留下的文字記錄，并記錄到“全宗卷”中，完成“全宗卷”的整理和編制，保證“全宗卷”內(nèi)容的齊全。

3.3 加強“全宗卷”的數(shù)字化管理

在信息技術(shù)發(fā)展的今天，信息科技為逐漸融入人們的生活和工作中，在信息科技的影響下，檔案信息也正在被廣泛的使用，各個單位的檔案工作都將紙質(zhì)檔案逐漸信息化，以電子檔案的形式呈現(xiàn)在人們的眼前。“全宗卷”作為一項重要的檔案也行該納入信息管理工作中，“全宗卷”作為檔案中的檔案，更加應(yīng)該引起單位管理部門的高度重視，對“全宗卷”這樣重要的文件，其本身的存在就是一種價值，因此在對“全宗卷”檔案進(jìn)行信息化的同時也不能忽視其本身存在的價值。

4 結(jié)語

“全宗卷”作為單位里檔案中的檔案，可想而知“全宗卷”是非常重要的，本文主要對建立“全宗卷”的管理制度、注重“全宗卷”的文件材料、加強“全宗卷”的數(shù)字化管理三個方面對“全宗卷”的管理方法進(jìn)行研究，加強“全宗卷”管理，提高我國的“全宗卷”管理力度。

參考文獻(xiàn)

[1]王蕾，規(guī)范“全宗卷”管見[J].赤峰學(xué)院學(xué)報，2012，28（06）：134—135.

[2]龔秀華，淺談“全宗卷”的整理[J].檔案與建設(shè)，2013，03（10）：128—129.

[3]孫麗凡，淺析“全宗卷”及其規(guī)范管理[J].蘭臺世界，2013，08（11）：159—160.

作者簡介

郝春媛，湖北清江水電開發(fā)有限責(zé)任公司，大專。