WORD 中“項目符號和編號”的應(yīng)用小技巧

文／中鐵第四勘察設(shè)計院集團有限公司　徐梅

WORD 中“項目符號和編號”的應(yīng)用小技巧

文／中鐵第四勘察設(shè)計院集團有限公司徐梅

“項目符號和編號”深受喜愛用Word編輯文章的朋友歡迎，它們的恰當(dāng)使用，既可使文檔條理清楚、重點突出，又能提高文檔編輯速度，還可以達到美化版面的效果。本文結(jié)合個人工作實踐，總結(jié)了一些有關(guān)“項目符號和編號”應(yīng)用的小技巧，在此與大家共同學(xué)習(xí)探討。

編號；符號；編輯

一、項目符號和編號的自動創(chuàng)建

（一）設(shè)置自動功能。Word軟件中的“項目符號和編號”通常默認(rèn)設(shè)置為自動功能開啟模式，大家可通過[工具]→[自動更正選項]，打開“鍵入時自動套用格式”對話框，檢查是否已經(jīng)開啟自動編號功能。如下圖1所示，如果“鍵入時自動應(yīng)用”區(qū)域的“自動項目符號列表”和“自動編號列表”前面被勾選，則說明“項目符號和編號”的自動創(chuàng)建功能已開啟；如果未勾選，則可單擊它們前面方框勾選，然后單擊確定，從而開啟自動功能。

圖1

（二）項目符號的自動創(chuàng)建。按上述步驟開啟項目符號自動創(chuàng)建功能后（即“自動項目符號列表”前為勾選狀態(tài)），在需插入項目符號段落的開頭先輸入一個項目符號（項目符號可通過“插入”下拉菜單的“符號”對話框選取，Word軟件為大家提供了豐富的項目符號，如圖2所示的“Wingdings”字體就有眾多項目符號可供選擇），然后輸入文本，回車后在新生成的段落中將會自動添加和上一段落類型相同的項目符號。

要想知道某段落的項目符號是否為自動創(chuàng)建，可將光標(biāo)放在該段落任意位置，查看“格式”工具欄上的“項目符號”按鈕是否為凹陷狀態(tài)，若為凹陷則此段落的項目符號是自動生成。

（三）編號的自動創(chuàng)建。類似于項目符號的自動創(chuàng)建，開啟“編號”自動創(chuàng)建功能后（即“自動編號列表”前為勾選狀態(tài)），在需創(chuàng)建編號的Word文檔中，按需輸入一個數(shù)字（也可以是字母或漢字編號）加標(biāo)點符號（如“1.”、“a.”、“一、”等），接著輸入正文內(nèi)容，段落文字結(jié)束后按“回車”鍵，新生成的段落將會續(xù)接上一段落自動生成同類型編號。

圖2

也可通過以下方法快捷地查看文檔既有編號是否為自動創(chuàng)建：將光標(biāo)放在帶有編號段落的任意位置，如果“格式”工具欄上的“編號”按鈕為凹陷狀態(tài)，則表示此段是“自動編號”。

（四）項目符號和編號的停止。在文字輸入過程中，如果想停止使用項目符號和編號，可直接按兩次回車鍵或者在不需要項目符號和編號的位置，連按若干次退格鍵（←Backspace）使光標(biāo)退回到左邊界，還可以將光標(biāo)放在想停止使用項目符號和編號的段落，用鼠標(biāo)點擊“格式”工具欄上的“項目符號”或“編號”按鈕，使它們處于凸出的狀態(tài)。

二、項目符號和編號的添加

除了可以在輸入文本時自動創(chuàng)建項目符號和編號，Word軟件還可以對已經(jīng)輸入的文本進行項目符號和編號的添加。

（一）項目符號的添加。如果想為已經(jīng)輸入的文本添加項目符號，可將光標(biāo)放在需添加項目符號的段落，通過“格式”下拉菜單的“項目符號和編號”，打開“項目符號”對話框（如圖3），按需選擇項目符號樣式，單擊“確定”按鈕，便可為該段落添加自己想要的項目符號。也可同時選擇多個段落，一次性為所選段落添加項目符號。

（二）編號的添加。類似于項目符號的添加，同樣可以對已經(jīng)輸入的文本添加編號，將光標(biāo)放在需添加編號的一個或多個段落，通過“格式”下拉菜單的“項目符號和編號”打開“編號”對話框，按需選擇編號樣式，單擊“確定”即可。

圖3

三、項目符號和編號的取消

有時電腦自動添加的項目符號和編號，效果并不令人滿意時可以通過點擊[格式]→[項目符號和編號]，選擇“無”來取消它，但如果每次都這樣來取消也挺麻煩，對于需要永久取消自動功能的使用者來說很不方便。如果需要永久取消項目符號和編號的自動創(chuàng)建功能，可通過如下步驟操作完成：

1.打開Word文檔，從格式菜單欄，依次單擊[自動套用格式]→[選項]→[自動套用格式]”，去掉“自動項目符號列表(U)”前的勾選符號。

2.打開“鍵入時自動套用格式”對話框，取消勾選“自動項目符號列表”和“自動編號列表”，單擊“確定”。

進行了上述操作之后，便可永久取消項目符號和編號的自動創(chuàng)建，如需再次啟用項目符號和編號的自動創(chuàng)建功能，則可按前文“1．設(shè)置自動功能”所述的方法再次啟用設(shè)置。

四、項目符號和編號應(yīng)用中的常見問題及解決方法

（一）項目符號和編號與正文的間距控制。在項目符號和編號的應(yīng)用過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)項目符號或編號與正文之間距離過大（或過?。╇y以滿足用戶需求的情況，如何才能讓這“麻煩的間距”乖乖聽話呢？找到問題的根源至關(guān)重要，大家可打開“工具”下拉菜單中“選項”下的“視圖”對話框，勾選“格式標(biāo)記”下的“制表符”選項后確定退出，然后將光標(biāo)放在文檔中有自動生成項目符號或編號的段落，仔細(xì)觀察工作窗口的“水平標(biāo)尺”和編號后的“控制符號”，可以看到在左縮進標(biāo)記附近會出現(xiàn)一個制表符（編號后也有），這是因為在Word中應(yīng)用自動編號時，軟件會自動在編號與段落的第一個字符間插入一個不可編輯字符（默認(rèn)為“制表符”），并用制表位對齊正文，麻煩的間距就是由制表符引起的。

要想讓項目符號和編號與正文之間的距離聽話，對癥下藥即可。同時可以將光標(biāo)放在需改變間距的段落，按住Alt鍵，通過向左或向右拖動標(biāo)尺上的制表位來調(diào)整距離到自己滿意為止。除此方法，還可利用多插入“多級符號”來解決問題，即依次單擊[格式]→[項目符號和編號]，打開“多級符號”對話框，選取合適的樣式，單擊“自定義”，通過“自定義多級符號列表”中的“高級”選項，將“編號之后”的選項設(shè)置為“不特別標(biāo)注”，依次確定關(guān)閉所有設(shè)置對話框，項目符號或編號與正文之間將不再出現(xiàn)制表符了；如果想通過數(shù)值來控制“間距”，則可在“編號之后”選擇“空格”選項，根據(jù)空格的大小來調(diào)整項目符號或編號與正方之間的距離。雖然是多級符號，但作為一級編號來用也是很方便的。

（二）豐富充實項目符號和編號的格式、樣式。Word軟件提供的項目符號和編號格式、樣式都很有限，往往不能滿足用戶需求。在實際應(yīng)用中，可以“自定義”出各種各樣滿足自身需求的項目符號和編號。如果想設(shè)置更多的項目符號，可從“格式”下拉菜單打開“項目符號和編號”中的“項目符號”對話框，任選一種項目符號，通過“自定義”按鈕，打開“自定義項目符號列表”，根據(jù)個人需求分別對項目符號字符的“字體”“字符”和“圖片”等進行重新設(shè)置，設(shè)置效果可在“預(yù)覽”欄內(nèi)清晰顯示，滿意后單擊“確定”按鈕。

類似于增加項目符號樣式，可以能過“編號”對話窗口的“自定義”按鈕，打開“自定義編號列表”對話框，通過對“編號樣式”、“編號格式”進行編輯，從而設(shè)置出各種各樣的編號樣式。比如：先在“編號樣式”下中選取“1，2，3，……”，然后在“編號格式”欄的數(shù)字前后分別輸入“第”和“章”兩個字，就可創(chuàng)建出自動編號“第1章、第2章、第3章……”，還可打開“字體”對話框，對“第”和“章”的字體、字形、字號、顏色、字符間距及陰影等效果進行設(shè)置。

（三）將自動生成的項目符號和編號轉(zhuǎn)換成文本。自動生成“項目符號和編號”功能在文本輸入時相當(dāng)有用，但在進行文檔編輯排版時經(jīng)常會因它們的“自動”功能而產(chǎn)生很多的麻煩，為了保證自動生成的項目符號和編號在編輯排版時不隨意發(fā)生“自動變化”，不妨將它們轉(zhuǎn)換成可編輯的文本。具體做法如下：選中需轉(zhuǎn)換的段落文字，“復(fù)制”（快捷鍵為“Ctrl+C”）或剪切（快捷鍵為“Ctrl+ V”）段落文本，通過“編輯”下拉菜單的“選擇性粘貼”對話框，選擇“無格式文本”（如圖4），單擊“確定”，將段落文本粘貼到所需位置，然后就可隨心所欲的對項目符號或編號進行編輯排版甚至修改了。

圖4

（四）“多級符號”的編排。在進行試卷排版等工作中，“多級符號”將會非常實用。比如，在進行試卷錄入之初，選擇一種“多級符號”（也可“自定義”出自己想要的多級符號，方法類似與上述的“豐富充實項目符號和編號的格式、樣式”），單擊確定退出設(shè)置。開始文檔錄入，輸入一種編號（如“一、二、三、……”）加正文內(nèi)容，“回車”后自動進入下一個編號，按下“Tab”鍵將進入下一級編號（如“（一）（二）（三）……”）；如想返回到上一級繼續(xù)編號，按下“Shift+Tab”快捷鍵即可。在進行“多級符號”編排時，交替、靈活地運用“Tab”和“Shift+Tab”這兩個快捷鍵，將會讓您的工作事半功倍。

五、結(jié)語

“項目符號和編號”功能在日常辦公中應(yīng)用廣泛，要想全權(quán)掌控這些項目符號和編號，讓它們真正做到為我所用，還需要大家在實際操作中多加琢磨，不斷地探索和總結(jié)。