基于財務聯絡員服務模式下的高校財務服務新思路的探討

（福州大學計財處 福建福州350108）

隨著高校辦學規模的擴大，高校的資金來源日趨多元化，資金量越來越大，于是一方面出現因財務事項激增，財務人員的工作壓力隨之增大，甚至不堪重負；而另一方面，報賬人員需花費大量的時間和精力去處理報賬業務，主管領導對于頻繁零星的審批簽字也很反感，報賬難的現象日益嚴重，迫切需要探索一種方便高效的財務服務模式，來應對高校財務報賬所面臨的挑戰，適應學校內涵發展、可持續發展的需要，實現社會效益和經濟效益雙贏的目標。在日趨繁雜的經濟業務環境下，如何運用先進的信息系統，探索全新的財務服務新思路——財務聯絡員報賬方式來提高財務服務效率及服務質量，解決“報賬難”的問題，已成為高校亟待解決的問題。

一、目前高校財務服務模式的現狀

目前，高校收入來源呈現多樣化，支出內容日益復雜化，財務部門的工作量成倍增長，但相應的財務審核人員并沒有增加，業務量的激增與人員不足的矛盾越來越突出。財務報賬已成為全國各大高校師生的一大難題。

為了應對日益倍增的財務事項，緩解報賬難的問題，各高校財務部門想盡各種辦法，如用自動排號機、開發網上預約系統等，但因每天財務部門所能處理的業務有限，只能在排隊人數總量上有所限制。財務報銷“一號難求”導致報賬人員辦理報銷業務時和財務人員的矛盾沖突頻發。究其原因：一是一些報賬人員不熟悉財務業務處理流程，容易出現錯誤；報賬排隊等待時間過長，甚至部分報賬人員在長時間等待后仍無法完成報賬，因此，對財務部門意見較大。二是高校財務制度在執行過程中，許多財務事項均需相關部門的領導進行審簽，包括一些設備采購、科研經費、專項經費等支出，部分金額較大的經費支出還需分管校領導審簽。審簽人對這類財務事項進行審簽時，顧及報賬人員的面子，沒有考慮財務部門意見，難免會出現錯誤或者違背意愿的審批情況。為此，許多審簽領導也對財務部門意見較大。三是財務工作量劇增與高校財務人員緊缺的矛盾。高校財務人員，尤其報賬大廳的財務審核人員，均是在報賬人員的注目下緊張地處理業務，工作量大，心里壓力也大，無法對所承接的業務進行仔細、專業的判斷，容易出現疲勞和差錯狀況，長此以往不但嚴重影響高校財務工作人員的工作熱情及工作效率，財務風險也隨之加大。

二、重構財務服務體系——財務聯絡員服務新模式的理論依據

針對以上問題，從重構財務服務體系的角度出發，運用先進的技術手段，本文提出財務聯絡員服務的新模式，以期達到提高服務工作水平及效率的目的。并通過該模式的運行，達到師生滿意、財務工作量降低的雙贏效果。

財務聯絡員新模式從理念上打破了傳統的廣大教職員工到財務部門報賬方式，在該服務模式下，高校財務部門首先要建立財務聯系人制度，每周定期派財務人員定點到學院報賬、答疑解惑；其次，定期培訓學院報賬人員，使其具備一般財務人員的業務知識；再次，利用現代化信息手段，實施網上預約報賬系統、網上薪酬系統等，減少報賬中間環節，減少報銷人等待的時間，切實提高服務工作水平及效率；最后，聯合運用高校賬務系統，將報賬人員初步填制的單據掃描至賬務系統，直接生成有效的財務憑證，從而達到降低財務工作量的效果。

三、財務聯絡員服務新模式的實施流程

（一）運用數據共享手段重構網絡，實現網上報賬的流程

隨著網絡技術的發展，越來越多的信息手段運用到高校財務工作中，高校財務要實現網上自助報賬，首先要解決財務內部網絡信息與校園網財務信息的交互采集數據問題。在保證財務信息與互聯網信息安全的前提下，搭建網上預約報賬及網上薪酬的流程。本研究運用網絡拓撲結構改革高校財務網絡問題，具體如圖1所示。

如圖1所示，財務信息內外網的交互是由2條單向鏈路分別獲取數據，首先將財務內部的財務信息發送至一臺帶有雙網卡前置機，再通過網閘的映射技術，將數據寫入到外網相關的數據庫；同時，外網的數據庫將相關的財務信息發送至外網的前置機，再通過網閘的技術，過濾到內網服務器。通過這樣的閉路鏈接，不但保證了信息的實時交互，同時也保證了財務信息安全。

（二）運用先進的網上預約報賬及網上薪酬系統，推行財務聯絡員新模式

在解決財務信息內外網信息交互問題后，構建網上預約報賬及網上薪酬系統。這兩個系統顧名思義是能夠直接利用互聯網技術實現預約報賬或辦理領款業務的功能。目前，高校所運用的這類系統基本上是由天財、天翼等軟件公司開發的產品。下文將重點闡述如何運用這兩個系統，結合財務聯絡員新制度，推行財務服務新模式，有效達到縮短排隊時間，提高報賬效率，緩解報賬難的問題。

（三）實施網上預約報賬及網上薪酬系統的流程

高校財務在日常報賬過程中，通常由項目負責人安排報賬人員到財務報賬，因此，在報賬過程中，通常有報賬人、項目負責人、相關分管業務的審簽人及財務審核人員等多種角色。如此多的角色，如何統一到網上預約報賬及網上薪酬系統處理不同的業務，成為系統要解決的問題。為此，系統為這些角色設置不同的權限，而這些權限也是由項目負責人來進行設置的。具體如下。

圖1 財務信息交互的網絡拓撲圖

首先設置項目負責人權限。由于項目負責人要對所負責的項目承擔相關的經濟責任，因此，項目負責人應有報賬、領款、查詢等的最高權限，系統會給項目負責人賦予所負責項目的最高權限。其次，在項目負責人擁有最高權限后，項目實施過程中，發生經濟業務需要報賬人進行報賬時，項目負責人就可以將所負責的某項項目授權給報賬人（可為課題組的教師或者研究生），報賬人使用工資編號或者學號登錄到網上預約報銷系統，根據系統的提示填寫相應的報銷單據或者領款信息，并打印帶有二維碼信息的報銷單據，再粘貼原始憑證信息，按照約定的時間遞交給財務聯絡員。財務聯絡員定時到各指定地點進行初步審核，審核無誤的單據帶回計財處直接將相關財務信息掃描進內網賬務，檢查核對后直接通過無現金報賬系統轉賬至相關賬戶，完成報賬流程；若審核有問題的單據，經過溝通聯系后，提出書面退回原因，密封后遞交給學院財務秘書，由學院財務秘書負責退回。具體流程如圖2所示。

如圖2所示，財務聯絡員模式下，項目負責人只需將相關項目授權給相關報賬人員，報賬人員按照辦理業務的性質，按系統提示快速填寫相關財務信息后提交財務聯絡員，經過初審后完成報賬。在該模式下大大縮短了排隊時間，同時也簡化了流程，報賬難的問題可得到有效緩解。

四、推行財務聯絡員服務新模式的成效及積極作用

在財務聯絡員新模式運行下，財務人員每周定期定點到學院服務后，相關學院的師生員工在辦理報賬業務時無需再到財務部門排隊或者定點到網絡上秒殺財務部門的排隊號，節省了大量的排隊時間，報賬人員與財務人員的緊張關系得以緩解。

圖2 財務聯絡員模式下財務報銷流程圖

在財務聯絡員新模式下，報賬人員已經初步對票據按照系統提示進行歸類整理后，通過網絡技術手段，將項目信息與對應的會計科目進行綁定，運用二維碼掃描至賬務信息系統，直接生成憑證，有效減輕了財務人員的錄入工作量；通過對學院財務秘書以及學生助手的培訓工作，減輕財務人員票據審核的工作量，通過調動財務秘書的工作積極性讓其積極承擔起學院所有經費的票據初審工作。

在財務聯絡員新模式下，由于財務人員與學院的師生員工、財務秘書的不斷宣傳、潛移默化的影響，讓學院財務秘書自覺分擔一部分學院的經費報銷工作，協同財務人員為學院當好家、理好財，其間，財務聯絡員還應發揮好學院財務顧問的作用。

五、結語

綜上所述，隨著高校內涵式建設的不斷推進，創建財務聯絡員報銷新模式，結合運用先進的信息手段，實現網上報賬，能夠有效緩解報賬難的問題。在該模式下，首先解決了高校師生員工報賬排隊耗時長的問題，同時也減輕了高校財務人員錄入憑證的工作量，可有效提高高校財務工作效率，達到緩解財務報賬擁擠及減輕勞動強度的雙贏的目的，從而徹底解決財務報賬難的問題。