做檔案工作要有超前意識

于金霞

摘 要： 檔案是人類社會活動的記錄，為人類活動提供服務，做好檔案工作必須有超前意識。立卷歸檔、檔案工程建設、檔案用具配備都要用發展的眼光去做，才能做好檔案工作。

關鍵詞： 檔案工作 超前意識 工作建議

檔案是人類社會活動的記錄資料，是經過人們科學的整理、保管為人類提供信息的一種資源，檔案工作對經濟發展、社會事業和居民生活都具有重要的作用。因此，必須認真地做好檔案工作，做好檔案工作必須有超前意識。所謂超前性，就是用發展的眼光謀劃檔案工作，做檔案工作，促進檔案事業的發展。近年來，隨著《檔案法》的深入貫徹執行，人們的檔案意識愈來愈強，檔案工作做得愈來愈好，檔案事業為人民生活社會發展作出了重要的貢獻。但是，目前，一些人做檔案工作缺乏超前性，沒有用發展的眼光看問題，檔案工作缺乏超前性，嚴重影響檔案事業的發展。

一、檔案工作缺乏超前性的表現

（一）立卷歸檔時，沒有按立卷歸檔的要求辦。部分檔案工作人員職業技術不過關，立卷歸檔時，憑個人的好惡辦事，對資料鑒定不準，該收的沒有收集；有些人把檔案資料隨意丟棄，造成檔案資料不全，不能起到查證的作用。有些人認為，過去的事沒人查，檔案收集太多沒地方放。如：某屆醫療類畢業生畢業證丟失后補辦畢業證，由于在校檔案資料缺失，造成不能及時辦理相關證明，錯失了當年執業醫師資格考試報名時間；有些將教師資料收集不齊，致使這些人員到職稱晉升排名打分、福利分房計算工齡的沒有依據，起不到證明作用，這些事例給個人都造成了不該有的損失。

（二）檔案工程建設缺乏超前性，給檔案工作造成損失。一些人在檔案工程建設中，只講完成任務，只講量力而行，有多少錢辦多少事，缺乏超前性，影響檔案事業的發展。建檔案樓時，缺乏應有的發展的眼光，選址不當，灰塵污染嚴重，或遠離城區、交通不便。有些樓雖然建起來，但庫房狹小，沒有用幾年，就沒有地方裝檔案，不得不搬遷，造成資金重復投入。有些檔案樓質量差，密集架等器具不能使用。

（三）器具配備質量差，影響檔案事業的發展。有些單位在購置設備時，不講科學，不重質量，設備難以發揮作用，嚴重影響了檔案事業的發展。

二、增強檔案工作超前性的建議

（一）思想意識要有超前性。檔案工作能否做好，思想意識非常重要，特別是領導干部，有做好檔案工作的超前意識，就有做好檔案工作的基礎。要認真宣傳貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，強化人們做好檔案工作的法律意識；鼓勵檔案工作者積極參加各種業務培訓學習，樹立檔案教育是終身教育的觀念，不斷學習新的技術和先進的管理方法與手段，增強創新意識；充分開發利用檔案資源，培養服務意識，完善服務方法，變被動管理為主動服務。

（二）立卷歸檔要有超前意識。立卷歸檔是檔案工作的基礎工作，也是檔案為社會服務的基礎。立卷是為了查考，為了服務社會、服務人民，但有的人立卷歸檔憑主觀臆斷，不按立卷歸檔的程序辦事，不按立卷歸檔的要求收錄資料，應該收的資料沒有收，查閱檔案很難查到。有些人以為，事情過去后，就沒有用處了，缺乏超前性，歸檔草草了事，該歸的檔案沒有歸。有的要按照立卷歸檔明細表的要求，對歸檔的資料分門別類，特別要把有用的資料都要歸檔。一些人在抄寫檔案的卷面和目錄時，只寫部門或單位簡稱，不寫全名稱，總認為查檔案是有目的性的，寫不寫都無所謂，實則不然，檔案的發展趨勢是在向電子檔案發展，要求要書寫單位的名稱，這既為了查閱的方便，又在檔案電子著錄時，可保持它的原樣，不可以隨意改動，隨意改動檔案是做檔案工作的大忌，也是一個很不嚴肅的事情。檔案在著錄時，也要用上掃描儀等工具，提高工作效率，不斷改動，必然影響工作效率。因此，立卷歸檔時必須寫清單位的名稱，立卷歸檔要有超前性。

（三）建設檔案工程要有超前意識。不同行業的工程有不同的要求，檔案工程既要有防火的設備，又要有防塵的設備，還要有除濕和防盜的設備，檔案工程的要求是比較高的。有些單位由于資金等多種原因，在檔案工程建設中，以有多少錢辦多少事為原則，防火、除濕、通風、防光等多種設備不到位，導致檔案在保管中出現變質霉爛等現象，檔案是不可再生的資源，這些設備不到位產生的損失是難以彌補的。有些單位，檔案樓負重達不到要求，密集架等設備不能用，浪費了資源，也給檔案事業的發展帶來了嚴重的影響。建檔案工程一定要有超前性，要達到行業工程的要求。

（四）購置檔案用具要有超前性。檔案事業已經朝著現代化的方向發展，信息技術的介入，為檔案部門實施檔案管理帶來了新的發展契機。憑借信息技術的強大優勢與功能，實施網絡化檔案管理，不僅是提高檔案工作效率發展檔案事業的有效途徑，更是提高檔案管理效能的重要舉措。這就必然要購置一些電子設備，如電腦、掃描儀、復印機等。有些單位，雖然購置這些設備，但由于設備的質量差，不能正常使用，現代化的設備在使用中，常常出現故障，工作效率差。如有些單位購置的電腦由于配置低，經常出現死機，輸入的檔案信息常常丟失，有些電腦難以運用檔案軟件。有些單位購置的掃描儀由于分辨率低，掃描的內容錯誤很多，不能提高檔案工作的效率。因此，購置檔案用具一定要有超前性，要選擇品牌好、質量高的，這是提高檔案工作效率的需要，也是加快檔案事業發展的需要。

檔案工作要服務社會就要適應時代的需求，要做好檔案工作，就必須有超前意識。這樣才能滿足不斷發展的檔案事業，才能不斷發展檔案事業，更好地為社會發展服務。