如何加強工程建設項目檔案管理工作

孫文靖

摘 要： 本文就當前檔案作用日益突出的工程項目檔案管理存在的問題進行認真分析，并提出做好工程建設項目檔案管理工作的相關建議及解決對策。

關鍵詞： 工程建設項目檔案 存在問題 解決對策

工程建設項目檔案是指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。隨著各地新一輪城市建設的大發展，工程項目建設檔案的管理問題日益引起社會的廣泛關注。完整、準確、齊全、系統的工程項目檔案不僅能滿足項目本身管理維護的需要，而且能為城市建設及改造提供準確的依據和憑證，減少不必要的人力、財力和時間的浪費。因此，如何加強工程項目檔案管理工作可以說是刻不容緩的。本文在分析目前工程建設項目檔案管理工作存在的問題的基礎上，提出一些建議及對策。

一、存在的主要問題

1.缺乏有效的檔案管理組織，對工程項目檔案工作重視不夠。

目前，在很多項目中，還沒有建立固定專職性的檔案管理組織。主要表現為：檔案工作人員不固定，一般不設專職檔案工作人員，兼職的也不固定，造成職責不清，兼而不顧，工作不到位，甚至存在無人管理的現象。另外，一些單位的領導往往只重視抓經濟效益和工程質量，同時由于項目部不是固定常設的編制單位，不少施工項目部從項目經理到部門領導檔案意識薄弱，片面認為只要把工程搞好就行了，忽視工程檔案管理工作。

2.管理規章制度不健全，檔案整理人員素質偏低。

某些工程單位沒有建立健全檔案管理制度，沒有實行工程中的檔案質量否決制。他們對工程工程進度和質量有嚴格的制度要求，對檔案資料的形成、收集、積累、整理和交接沒有制定相關管理制度加以保障，導致歸檔材料不完整、不齊全。有些工程建設單位、施工單位臨時抽人整理立卷。這些人沒有參加過檔案專業知識培訓，不能做到科學分類和整理立卷，使得移交檔案館的重點工程竣工檔案質量低。有的檔案進館后，還要重新拆卷返工，浪費了人力、物力、財力。

3.在工程項目建設過程中沒有指定一個主要責任單位按照“四同步”原則，負責檢查指導各階段和各部門文件材料收集、積累情況。

大部分工程建設項目都具有建設工期長、專業涉及多、建設隊伍流動性強等特點。如果沒有指定責任單位不定期檢查和指導檔案工作，每個施工單位只負責自己那部分工程的施工檔案；當工程竣工時，基礎工程已完工了幾個月甚至一、兩年，其施工資料殘、缺、臟、亂，甚至杳無蹤影的不為少見；若出現資金、質量等問題，則會延長工期，由此造成檔案的不完整、不齊全。

4.沒有及時將工程項目建設過程中的檔案管理責任納入相關合同中，使得部分合作單位缺乏必要的法律約束，導致檔案管理意識淡薄，材料收集不全。甚至有些工程的竣工驗收根本都沒有把檔案的專項驗收列入其中。

二、加強工程建設項目檔案管理工作的建議及對策

1.強化全員重視工程項目檔案工作的思想意識。工程項目檔案是工程人員花費大量心血完成的，不僅是工程項目建設的歷史記錄，更是工程項目建設經驗和技術的結晶，直接反映工程項目建設的成果。從這個意義上說，建設單位應把工程項目檔案工作作為一項重要的基礎工作抓，提高全員對工程檔案管理的認識。同時把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內容，與工程管理的其他內容同計劃、同要求、同考核。

2.建立健全檔案管理組織網絡，明確專兼職檔案人員職責，工程項目負責人為項目檔案主要責任人，牽頭成立建設、設計、施工、監理四方面組成的檔案資料小組，要求各施工、設計、監理等單位，配備固定的專職或兼職檔案人員，負責工程建設期間資料的收集、整理和歸檔工作。

3.把檔案管理責任納入相關合同中，增強合作方的檔案管理意識，自覺按照合同約定收集、積累、整理和移交完整、準確、齊全的檔案資料。

4.組織項目專兼職檔案資料管理人員參加相關工程項目檔案專業知識培訓，提高業務技能，及時掌握國家、省市檔案行政管理部門制定的案卷整理規則，提高案卷整理質量。

5.加強檔案人員與工程項目技術人員密切配合。工程技術人員參與工程項目建設全過程，他們熟悉工程文件材料的內容和形成過程，同時了解工程進展情況。可以由工程技術人員協助檔案人員審核各項施工記錄數據是否真實可靠，竣工圖是否真實準確地反映工程竣工的實際情況等，這樣有利于工程項目檔案質量的控制。

6.加強工程項目驗收過程中檔案的驗收、總結。檔案部門參加竣工驗收，同時審查工程檔案資料是竣工驗收的法定內容，也是保證工程檔案資料質量的一種手段。在工程竣工驗收時，檔案驗收要同時進行，對工程項目檔案進行初驗收，檢查各項合同項目檔案是否符合規范，對存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗收前檢查整改結果，提出驗收意見。竣工檔案的驗收移交應納入工程交接驗收程序，沒有完整、準確、系統的竣工檔案，工程不能交接驗收。

7.增強建設單位的依法治檔意識。建設工程檔案是依附于建設工程的，是工程保質保量的一個重要憑證，因而工程檔案與建設單位及全社會有密切的利益關系。國務院頒布的《建設工程質量管理條例》十七條明確規定：“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各個環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。”建設單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，做好收集整理、建檔、移交三個環節，保證工程檔案的成套性和科學性。

工程建設項目檔案不同于一般的檔案，工程項目建設的特點決定了工程建設項目檔案的系統性、專業性。而且，工程建設項目檔案形成于工程項目建設的全過程。這就要求在工程建設項目檔案管理工作中，從工程項目立項起開始，采取行之有效的運作機制，加強對工程建設項目檔案的過程管理，確保竣工檔案材料完整、準確、系統。