基于Excel函數在高職院校學生成績管理的應用

張茜

摘 要： Excel是一個電子圖表數據處理類軟件，主要用于數據的統計和復雜的數據計算。Excel在高職院校教學管理工作中的作用非常重要，學生成績管理工作中的數據錄入、分析統計、計算等很多工作，可以通過應用Excel的函數公式實現。

關鍵詞： Excel高職院校 成績管理 分析統計

目前國家大力發展高職教育，高職院校學生的數量較以前已增加了很多，因此教學管理工作量遠遠大于從前，如果不能有效地使用現代技術，那么教學管理工作的開展就會變得十分困難。學生成績管理是教學管理工作的重點，也是教師經常要進行的工作，如果手工計算，則不但效率低，工作量還大，由于每學期每門課程都要重復做這項工作，因此容易造成統計錯誤。

Excel強大的數據處理能力完全可以勝任成績分析統計工作，且其豐富的圖表功能還能使統計數據更加直觀[1]。借助Excel的模板保護功能，可以使設計好的成績統計功能重復應用于每門課程，這不僅大大減少了教師工作量，而且避免了錯誤統計數據的產生。下面就如何使用Excel制作成績分析統計模板[2]進行介紹。

1.輸入學生成績構建工作簿

在工作簿中設計兩個工作表，第一個工作表命名為“高職某班XX課成績表”，包含該班111名學生的姓名、學號、平時成績、考試成績、實踐和總評成績幾項內容，其中總評成績=平時成績+40%考試成績+10%實踐。

此項錄入成績工作量較大，為了減少數據錄入的人為錯誤，還須對成績錄入區數據有效性進行設置，當錄入錯誤及時提示[3]。基本結構如圖1所示，后續分析統計時可以利用函數直接調用工作表名稱，且該工作表的A至F列也是在數據修改的區域。

第二個工作表命名為“高職某班XX課成績分析統計”，統計班級總人數、缺考、及格人數、及格率、最高成績、最低成績和平均成績的情況，還會生成數據圖表。該工作表是模板保護的區域。

2.成績分析統計

2.1總評成績計算

根據總評成績的構成，可在總評成績單元格中輸入公式直接計算，如譚詩姚的總評成績可在圖1中F2單元格中輸入函數公式“=IF（D2="*"，"缺考"，ROUND（（C2+0.4*D2+0.1*E2），0））”后回車。鼠標定位到F2單元格右下角，待光標呈實心黑十字時，按鼠標左鍵向下拖動填充其他需總評成績計算單元格即可。

為了突出顯示不及格的總評成績，需將不及格的總評成績顯示為紅色，具體步驟是：（1）選中“高職某班XX課成績表”工作表F列；（2）單擊菜單欄上的“開始”，找到“條件格式”快捷圖標單擊；（3）在下拉菜單中選中“突出顯示單元格規則小于”圖標，然后在出現對話框輸入60并設置“文本紅色”，單擊“確認”按鈕。

2.2班級總人數、缺考、及格人數、最高（低）成績和平均成績

計算班級總人數時，在圖2中B2單元格輸入“=COUNT（高職2013級某班XX課成績表！F：F）”；而缺考人數在對應的單元格輸入“=COUNTIF（高職2013級某班XX課成績表！F：F，"缺考"）”；同樣的計算及格人數時在單元格輸入“=COUNTIF（高職2013級某班XX課成績表！F：F，">=60"）”即可。

計算最高成績時，在單元格中輸入公式：=MAX（高職2013級某班XX課成績表！F：F）&"分"；最低成績將MAX改為MIN。平均成績的計算需要使用AVERAGE函數，在圖2中B6單元格輸入“=ROUND（AVERAGE（高職2013級某班XX課成績表！F：F），1）&"分"”，其中ROUND函數作用是對數值四舍五入保留有效位數。

2.3各分數段人數及比例確定

根據學生的總評成績劃分為5個分數段，“90分以上”、“80～89分”、“70～79分”、“60～69分”和“60分以下”，分別對應的分段點是99、89、79、69和59，使用FREQUENCY函數[1]進行分數段人數確定。在圖2中選定E2：E6單元格，輸入公式“=FREQUENCY（高職2013級某班XX課成績表！F：F，G2：G6）”，然后按Ctrl+Shift+Enter，填充E2：E6單元格區域，所得結果即為各分數段人數。

各分數段人數比例的計算，使用剛得到各分數段人數與總人數進行比較，如“90分以上”的人數比例值在F2單元格中輸入“=ROUND（E2/$B$1，3）”后回車。再將鼠標定位到F2單元格右下角，待光標呈實心黑十字時，按鼠標左鍵向下拖動填充其他需人數比例計算單元格即可。最后選定單元格F2：F6，將其設置為百分比顯示。

2.4生成成績分析三維餅圖和柱狀圖

計算完各分數段占總人數的比例后，可以通過插入圖表的方式，繪制出成績分布的三維餅圖（如圖3）和柱狀圖（如圖4），使成績的分布更直觀地顯示出來，便于授課老師分析學生的知識掌握情況。

3.成績分析模板的保護和使用

為了讓成績分析統計的數據只能自動生成，不能因人為而改動，就必須將“高職某班XX課成績分析統計”工作表保護起來，具體步驟：（1）選中“高職某班XX課成績分析統計”工作表；（2）單擊菜單欄上的“審閱”，找到“保護工作表”快捷圖標；（3）在出現的對話窗口中選中要保護的選項，然后輸入保護密碼，單擊“確認”按鈕。通過這些設置，只有知道保護密碼才能對這些單元格進行修改，從而確保統計數據的安全和準確性。

需要使用成績分析模板時，只需修改第一個工作表“高職某班XX課成績表”中A到F列的數據即可，Excel就會自動生成出“高職某班XX課成績分析統計”表中的成績分析統計數據、三維餅圖和柱狀圖。

4.結語

該成績分析統計模板已經在很多教師中進行了推廣，完成了大量課程成績統計工作，取得了較好效果。熟練掌握Excel模板，不僅提高了教師成績分析統計工作的效率，減少了統計數據的錯誤，而且圖形顯示使統計的結果更加直觀，從而實現了使用專業軟件管理和數據處理，增強了應對現代技術高速發展的能力。

參考文獻：

[1]謝啟祥.中文版Excel 2007電子表格實用教程[M].北京：清華大學出版社，2010.

[2]ExcelHome.Excel實戰技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2007.

[3]張艷.Excel在成績統計中的應用[J].科技資訊，2010（5）232-233.