學校教師業務檔案的作用與管理探討

何曉華

摘 要：教師業務檔案是教師在學術活動以及各類培訓中形成的能體現出教師水平的歷史資料以及對真實的職稱、學歷、科研成果等情況的真實寫照，是作為教學管理工作中的重要補充。本文主要對教師業務檔案的一些作用及管理進行分析，供同行借鑒參考。

關鍵詞：業務檔案;檔案管理

業務檔案的建立有利于學校教育事業的發展，一些科研活動或教師外出實驗教學以及評定教案，這些檔案資料可以反映出教師的教學水平、質量，同時也是教學業務的水平標志的衡量資料。學校的人才戰略需要這些作為參考、支撐，才能得到精益求精之目的。

一、學校教師業務檔案的作用

1.評定職稱，考核、選拔人才的重要依據

教師業務檔案是隨著專業技術人員職務的評聘而興起的產物，它對專業技術人員的過去與現在的業務情況有較為詳細的反映，教師業務檔案中記載有教師的學歷、考核成績、對其業務水平的評價、論文、論著、科研成果等內容，這些材料成為教師評定職稱和晉升的最可靠材料。它與人事檔案共同為歷史地、全面地考核、選拔和合理使用人才提供依據。利用教師業務檔案來考核、選拔人才，從而改變過去那種取決于領導的“印象”，同志間的“人緣”不能客觀地評價的做法;也可以克服過去那種只憑人事檔案中對業務能力幾筆定性評語的弊端。將業務檔案展示出來，讓材料說話，用檔案這把“尺子”去度量，就會更客觀、更公正，減少許多麻煩和人際矛盾。

2. 能為學校管理決策服務

教師業務檔案能反映學校教師隊伍的狀況、業務水平。學校必須根據教師隊伍的狀況，提出學校規劃、專業設置、各級職稱配置、優化師資結構等管理決策。如學校在開設新專業之前必須了解教師所學專業，課程情況，從而確定其是否能勝任某門課程的教學。學校的師資管理部門也可以從教師業務檔案中了解到教師的學歷和業務水平等情況，從而制定出合理的使用教師，有目的培訓教師的計劃和制度。

3. 能反映一所學校的學術水平，關系到一所學校的聲譽

教師業務檔案，尤其是學術論文、專著，對教師本人而言，它忠實地體現出自己在教學、科研中的真實水平和地位，是社會評價其教學、科研工作較為客觀的依據;對一所學校而言，一個教師在某一學科建設的發展取得成果，其實也是該校學術水平的反映。在國際上，都把發表論文、專著的多少作為評估一所學校的重要條件。世界名牌大學都是由于擁有超一流的學術成就而使學校聲譽鵲起。

4. 形成學術氛圍，促進教學質量的提高

教師業務檔案收集了大量高水平的學術論文、專著、教案及科研成果，有較高的學術參考價值。通過了解教師業務檔案，教師之間相互學習，及時交流信息，促進教師之間的業務竟爭，形成良好學術氛圍，進一步促進教學質量的不斷提高，為社會培養更多的合格人才。如從事自然科學研究的教師必然會利用過去科研成果來從事創新研究。

二、教師業務檔案管理

1. 收集

哈佛大學就規定：本校教授在退休或逝世后，本人或其家屬要將其全部文稿移交檔案館保存。教師業務檔案的專業性決定其必須也只能采取專業歸口、部門立卷的制度。由學校師資管理部門負責組織各系、部門收集、加工整理、立卷、歸檔，定期向學校綜合檔案（館）室移交。由于種種原因，這些材料一部分分散在教師個人手中，很多教師認為個人的論著、論文是個人心血的結晶，可以不交。另外，教師認為自己保管更為保險，利用也方便，因此不愿交。這是許多學校沒有開展這項工作的原因之一。要解決這一問題，首先應加強《檔案法》宣傳教育，使每個教師增強檔案意識。其次，學校應制定出相應的制度和獎懲措施以保證收集工作的進行。

2. 整理

教師業務檔案的立卷按一人一卷或一人按不同年代多卷的方法。案卷排列先將院（系）、部、所分開，再按人頭排列的方法。隨著以計算機網絡技術為核心的現代科學技術飛速發展，學校檔案部門必須應用計算機網絡技術管理教師業務檔案，建立數據庫，通過網絡進行信息采集與核對，實現教師業務檔案管理的自動化處理和網上查詢。

3. 利用

為了使教師業務檔案更好地發揮作用，檔案部門要建立嚴格和管理和借閱制度，并采取一些方便教師利用的措施。同時檔案工作者要熟悉《著作權法》、《專利法》等法規條例，凡提供利用要履行有關手續，有的還要征得本人或家屬的許可，任何人不得擅自提供利用。

三、處理好教師業務檔案與其它檔案的關系

1. 教師業務檔案與人事檔案的關系

教師業務檔案側重在對個人學識水平、科研成果、業務活動的記錄，對于業務情況的反映，它比人事檔案更詳細具體。人事檔案是個人經歷和社會實踐的記錄，主要反映生平、經歷、政治態度、工作表現、職稱等，是個人思想品德、業務能力及工作情況的反映。可以說：人事檔案較教師業務檔案全面，而教師業務檔案是人事檔案的具體補充。

2.教師業務檔案與科研檔案的關系

科研檔案主要包括本校教師發表的論文、專著、科研成果等。它與教師業務檔案中的這部分內容發生重復、交叉。為了避免這一問題，減少重復館（室）藏檔案數，教師的這些著作和科研成果應存入科研檔案中。教師業務檔案中的這部分內容可通過建立“索引卡”或“參見卡”來解決。這樣，既可使館（室）檔案不重復，又能形成一個完整的信息資源。

3.教師業務檔案與“名人檔案”的關系

一些重點院校如南京大學檔案館建立了“名人檔案”。 “名人檔案”的對象范圍比教師業務檔案的范圍小，“名人”可以是教授、副教授、校（院）領導、優秀工作者等。“名人檔案”收集內容所涉及的范圍更廣，既涉及名人個人經歷、涉及其所從事的研究領域，也廣泛涉及社會、政治、經濟、文化各個領域。在學校檔案館（室）中，如建立了“名人檔案”的這部分人物，可不再建其教師業務檔案。

四、結語

綜上所述，教師業務檔案作為學校檔案中的重要組成部分，同時也是尊重知識及老師的一種表現，對于教師業務檔案的有效管理，可以說是學校的財富，也是教師的財富。教師可以通過教師業務檔案清楚地看到自己的科研成果及教學質量，激發更大的熱情投入到教育事業中去。因此，教師業務檔案的有效管理及利用，才能體現其珍貴價值。endprint