高校人事檔案信息化管理之探索

劉承剛?趙育鳳

摘 要：本文僅從高校人事檔案信息化管理的基本要求著手，就高校人事檔案的信息化管理以及發展進行初步的研究和探索。

關鍵詞：人事檔案;信息化管理;要求;探索

在高校的整體管理環節中，人事檔案管理工作是非常重要的一項工作，它負責整個高校教職員工的晉升、晉級、職稱評定與考核評定的檔案管理;這些繁雜的甄別、整理工作目前仍然由人工進行操作。隨著高校的快速發展及規模的擴大，高校人事檔案管理的工作量也大大加重;隨著計算機應用的發展，高校人事檔案管理工作者迫切希望能夠將大部分煩瑣的工作交給計算機去處理，實現信息化，以減輕人工操作的壓力并提高工作效率 。高校人事檔案管理的主要任務是為實現高校的整體戰略目標提供合適可用的人才，為學院的發展選拔賢能創造一個良好的工作環境，使教職員工人盡其才、用其所長;也使教職員工無后顧之憂，充分發揮自己的潛能，提高工作激情，積極地、創造性地開展工作。

一、高校人事檔案信息化管理的含義

高校人事檔案的信息化管理就是在人事檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務。人事檔案信息化建設的目標是通過對人事檔案信息化建設所需的計算機、網絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，達到人事檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，實現人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享，促進人事檔案管理事業持續健康快速發展。

信息社會人才流動越來越頻繁，人事檔案管理工作也變得越來越復雜，因此，人事檔案信息資源管理就更顯得尤為重要。如果能夠實現人事檔案管理的信息化，無疑將會給高校檔案管理部門帶來很大的便利。這就需要把教職員工的人事信息實行統一、集中、規范的收集管理，建立分類編號管理、電腦存儲查詢等現代化、專業化的管理系統。高校人事信息管理為高校人事檔案管理和個人提供信息輸入、信息修改、信息查詢、工資調整、依據信息出具個人的基本檔案等服務;為學院和個人提供檔案信息的收集、整理、保管服務。

二、高校人事檔案信息化管理的基礎及要求

高校人事檔案源于高校一切人事管理活動。追溯自有官吏選拔制度實施開始，人事檔案就已經同步開始發展，經過日積月累，其數量和種類逐步擴展，同時，高校人事檔案也在參照公務員檔案管理的基礎上，在領導的重視下，高校人事檔案管理也得到了較快的發展。

針對目前高校人事檔案數量大、內容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠等一系列新情況新問題，進一步加速高校人事檔案管理工作向信息化、數字化方向轉變，利用計算機網絡存儲容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點，實現高校人事檔案管理工作的新跨越，是當前信息化社會的必然選擇。

1.人事檔案管理信息化

目前，伴隨著計算機以及網絡技術的迅猛發展，過去傳統的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，加速高校人事檔案管理信息化進程已經成為共識。在高校人事檔案信息化管理中正確輸入教職員工人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分;將原有的紙質型檔案實現電子型檔案的轉化，把人事檔案更多相關信息輸入到計算機中，依托電子手段構建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數據庫，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的相互協同配合，從而解決當前人事檔案中存在的現實難題。

2.人事檔案管理信息網絡化

整合人才信息資源是人事檔案社會化管理的目標之一，人事檔案信息化整合的手段在于依托系統軟件支持，快捷方便地實現查詢、篩選和統計功能，以達到共享整合信息資源的目的。

人事檔案網絡化是指人事檔案電子化的基礎上，在遵循檔案保密規定的前提下，更好地利用網絡的優勢，全面實施人事檔案信息資源的異地共享。要有側重地加強專業人員的培訓，使其成為既精通檔案業務，又能熟練運用相應軟件的優秀人才，進一步樹立創新觀念，不斷開拓創新，加速數字檔案的建立進程，加強技術處理，確保檔案保密，依托現代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。

三、加強高校人事檔案信息化管理的對策

高校人事檔案信息化管理是組織系統信息化工作的重要組成部分，應按照統籌規劃、資源共享、安全高效、分步實施、重點突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統，更好地為高校人事檔案管理工作服務。

1.完善平臺，實現資源共享

應將高校人事檔案信息管理與干部選拔任用工作緊密結合，充分發揮現代信息技術在人事檔案管理方面的優勢。加強網絡建設，充分發揮網絡優勢，構建信息平臺。以信息中心為樞紐，實現網絡化管理;對領導和相關處室進行授權開放、資源共享，實現信息服務的良性循環。充分利用現有資源推進人事管理信息化、網絡化的進程。注重完善硬件設施，在信息收集和利用等方面加大投入，將信息技術應用到干部選拔任用管理的全過程，以人事檔案信息化促進干部工作的民主化、科學化和規范化。

2.安全固本，加強人事檔案信息化建設

高校人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，做到檔案內部局域網不連外網，以保證安全;要制定信息錄入、信息維護、設備管理、網絡維護等系列管理辦法和規定，確保系統的安全性、可靠性和可控性，以科學、規范、嚴密的制度來保證系統的可靠運行。

3.注重系統維護與管理，提升價值。

在日常管理維護中，本著方便、快捷、有效、實用的原則，充分發揮信息系統自動生成干部任免、調動審批表、干部名冊等功能，及時將教職員工的基本情況、人事變動、工作調動、獎懲情況、年度考核和到齡退休等引起的數據更新在軟件中進行改動，確保信息庫的“鮮活度”，實現人事信息日常管理的動態化和科學化，達到檔案信息數據新、資料全的工作標準。同時為學院領導了解教師隊伍現狀、師資隊伍發展規劃和日常管理提供優質高效的服務，提高工作的質量和效率。

綜上所述，高校人事檔案的信息化管理工作應以創新為核心，深化認識，開拓創新，進一步提高高校人事檔案信息化工作質量和服務水平，使高校人事檔案信息化管理工作提升到一個全新的高度。我們應該清楚地意識到，要真正實現人事檔案信息化管理的新發展，還必須從理論和實際方面做很多工作，新時期高校人事檔案信息化管理發展與建設需要廣大高校人事檔案工作者共同的探索與努力。