略論檔案的整理與鑒定

朱國宏

摘 要：檔案的整理工作，就是根據(jù)一定的原則，把處于零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列和編目，使它系統(tǒng)化。整理工作的主要內(nèi)容是：已分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、立卷、案卷排列和案卷目錄的編制。檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。檔案價值鑒定工作的目的，是通過價值鑒定來精簡檔案，保管有保存價值的檔案，減少不必要的人力、物力、財力的浪費，使有價值的檔案更好地為社會服務。

關鍵詞：檔案；整理；鑒定

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個社會進步發(fā)展的原動力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發(fā)揮檔案這種特殊的知識產(chǎn)品服務經(jīng)濟建設，服務政務建設，服務文化建設，服務社會建設。

1 抓好檔案整理基礎，是提高檔案質量和效率的關鍵

檔案的整理工作，包括機關文件的平時歸卷與調(diào)整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號的編寫、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項工作內(nèi)容。在一般情況下，上述工作主要由機關文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關業(yè)務部門來完成，作為綜臺n生的檔案室只負責對有關具體工作的指導和業(yè)務檢查以及進行局部的加工處理工作，有時檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開展全過程的整理工作。

檔案的整理，是檔案管理工作中的一個相對獨立的工作環(huán)節(jié)。有些檔案來源復雜，形式多樣，往往是零散雜亂，規(guī)格不一，并且常常因材料的增減要進行重新整理。保存檔案的目的就是要充分利用檔案，向社會提供檔案的利用價值。因此，它的整理就要求達到完整系統(tǒng)，編排有序，查找起來方便快捷的這樣一個實際效果。如果檔案不經(jīng)過整理，檔案就顯的雜亂無章，沒有連續(xù)性，缺乏檔案的價值，檔案保管部門無法進行有效的保管，更無法進行有效利用，通過檔案的整理，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，對檔案的收集工作有一定的促進作用，檔案通過系統(tǒng)整理，才能便于檔案管理部門的有效管理和提供社會服務，發(fā)揮檔案服務的功能作用。

2 注重檔案整理的系統(tǒng)性、完整性、是發(fā)揮檔案資源利用的保證

檔案收集工作的質量高低直接影響檔案館和檔案室各項業(yè)務工作的水平。整理檔案的過程也就是鑒選檔案的過程，只有把有保存價值的檔案集中在檔案館和檔案室，就能為開發(fā)利用檔案信息資源奠定一個良好的基礎，檔案質量高，材料收集齊全，才能豐富檔案資源，提高檔案工作的質量，更好地為社會經(jīng)濟提供優(yōu)質服務。在做好檔案整理工作的同時，檔案的正確分類管理是資源利用高低的體現(xiàn)，檔案的分類要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次，實際工作的需要，檔案管理的原基礎等情況進行具體的比較，綜合分析，客觀公正的選擇符合實際情況的最佳分類標準。檔案整理工作的第一個步驟就是區(qū)分全宗，這也是檔案整理工作中的重要內(nèi)容，由于全宗是檔案管理的核心單位，所以區(qū)分全宗就成為檔案整理乃至整個檔案管理工作的首要任務。全宗是檔案的基本組成單位，具有整體性。因此，檔案整理工作人員要學習和掌握判定檔案所屬全宗的知識，研究這方面問題，正確地判定檔案的所屬全宗，解決檔案“歸屬”問題。

如何正確地判定檔案的所屬全宗，根據(jù)我所學習掌握的知識，結合自己平時的工作，一般要掌握三個方面，就能夠基本解決檔案所屬全宗的“歸屬”問題。（1）從文件、發(fā)文和收文等方面著手，查形成者，立檔單位的內(nèi)部文件及發(fā)文的存本和原稿之上均有本單位的名稱，只要明確了這兩種類型文件的作者，就可判定所屬的全宗也就是它們的作者是檔案的形成者。（2）在特殊情況下，如文件上沒有標明作者或其受理者的名稱，則應對原有文件內(nèi)容和形式特征，進行細致的分析和考證。如文件上保留的各種原始標記，包括有關人員的簽字和標準，歸檔章和其日期等，均可作為判定檔案所屬全宗的依據(jù)。（3）由幾個立檔單位共同辦理的文件，判定這類文件的歸屬，主要看其最后的承辦單位，一般應將其歸人最后的承辦機關單位的檔案全宗。總之，在判斷檔案文件的所屬全宗，一定要認真細致，不可粗心。

3 強化業(yè)務學習是檔案鑒定工作的前提

社會的不斷發(fā)展，促進了檔案數(shù)量的增長。一個單位、部門、企業(yè)要進行正常的工作、生產(chǎn)等等活動，這一切都會形成大量的文件檔案。它們的發(fā)展每時每刻都在產(chǎn)生或形成檔案，單位、部門、企業(yè)的擴大，人員的增加、設備的更新?lián)Q代、職能的擴大都在形成大量的檔案，檔案的劇增給檔案鑒定工作提出了新要求，一部分檔案將成永久保管，—部分沒有可存價值的，這就要求檔案工作人員要根據(jù)檔案有關規(guī)定，進行全面地鑒定，檔案鑒定的正確與否，關系至關重要，檔案工作者要不斷強化業(yè)務學習，掌握有關知識政策，不斷提高鑒別能力，使真正有價值的東西成為檔案，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供服務，對于無價值的檔案進行及時銷毀，以便減輕檔案館（室）庫存壓力。

4 逐步實現(xiàn)檔案鑒定理論與實踐的統(tǒng)一，是檔案工作良性循環(huán)的途徑

檔案鑒定是檔案管理的一個關鍵環(huán)節(jié)，它關系到檔案的銷毀館藏的優(yōu)化以及檔案質量與檔案效益的發(fā)揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價值，鑒定檔案的真?zhèn)巍Ｔ跈n案館和檔案室的業(yè)務工作中經(jīng)常進行的鑒定工作屬于檔案的保存價值，也就是對檔案保存價值的大小進行鑒定，來確定檔案的存放時間，一般來說，大部分檔案保存部門都注重檔案的“存”而對于“毀”往往是不為的，這就有一個鑒定檔案的關鍵。檔案保存價值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷毀，這樣長期以來就會形成大部分無用檔長期存在，如果對檔案的價值判斷不準確，輕視檔案的存在，錯誤的銷毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷毀是一個薄弱壞節(jié)，開展這項工作要慎重而認真。

隨著社會的發(fā)展和進步，檔案這一特殊的資源所起的作用越顯重要，檔案質量的高低如何來衡量，這就要求我們對檔案的價值予以定期鑒定，只有通過鑒定工作才能不斷提高檔案的質量。開展檔案鑒定工作必須持認真態(tài)度，盡可能地避免主觀隨意性。在對檔案鑒定工作方面，要正確掌握方法。一是著重分析文件的內(nèi)容，通過分析文件內(nèi)容，判定文件的價值。二是要通過文件的來源，時間和形式等要素判斷其保存價值。三是通過分析全宗和全宗群內(nèi)的完整度將有關文件從大的范圍聯(lián)系起來，看它的保存價值。四是通過分析利用者對檔案需求程度來鑒定檔案保存價值。

總之，檔案的整理及檔案的鑒定工作是檔案管理工作的基本環(huán)節(jié)，是檔案的重要內(nèi)容，也是檔案事業(yè)的基礎來源。

參考文獻

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