高等院校檔案管理模式探究

任家英

摘 要：高等院校的檔案管理工作對(duì)于高校文化體系的建設(shè)來(lái)說(shuō)具有非常重要的意義，要做好高等院校的管理工作，制定優(yōu)秀的檔案管理模式是基礎(chǔ)。本文結(jié)合當(dāng)前高等院校檔案管理現(xiàn)狀，分析了其檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的檔案管理創(chuàng)新模式，希望能夠?yàn)楦咝n案管理工作的有效實(shí)施提供參考。

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理；管理模式

隨著高等院校管理者對(duì)學(xué)院基礎(chǔ)建設(shè)工作認(rèn)知程度的日益加深，學(xué)院對(duì)檔案管理也逐漸開始重視。高校檔案記錄院校發(fā)展經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的載體，做好其管理工作既可以為高等院校今后的教學(xué)及科研活動(dòng)提供理論基礎(chǔ)，還可以真實(shí)的將院校的發(fā)展歷史進(jìn)行再現(xiàn)，為推動(dòng)院校的更好發(fā)展提供力量。

1 高等院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠

雖然當(dāng)前大多數(shù)院校逐步開始重視學(xué)院的檔案管理工作，但在對(duì)其重要性的認(rèn)知定義還不夠準(zhǔn)確，對(duì)檔案管理的重視程度還尚未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求[1]。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)高等院校工作的開展上僅僅只是圍繞著教研工作和科研工作來(lái)進(jìn)行，對(duì)檔案管理工作的投入力度不夠，致使檔案管理工作資金的缺乏，工作所需的相關(guān)硬件和軟件設(shè)備不健全，院校檔案管理工作缺乏基礎(chǔ)的物資保障，因而其工作水平難以得到提升。此外，檔案工作管理人員在日常工作中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和責(zé)任意識(shí)，致使高校檔案管理工作風(fēng)氣渙散，工作內(nèi)容混亂，檔案資源的流失問(wèn)題較為嚴(yán)重。

1.2 檔案管理工作技術(shù)手段相對(duì)較落后

目前，大多數(shù)高校在對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入時(shí)都是采用人工收錄的方法，對(duì)錄入檔案資料的整理匯編也都是通過(guò)手工整理，這種方式不僅延長(zhǎng)了管理人員的工作時(shí)間，還加大了工作量、增加了工作難度。另外，這種管理方式也為后續(xù)資料的查找?guī)?lái)了不便，降低了檢索效率的同時(shí)，還有可能會(huì)導(dǎo)致院校文件檔案的磨損。

1.3 高等院校檔案管理缺乏專業(yè)管理人員

部分高等院校在對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的認(rèn)識(shí)上存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為其工作無(wú)非就是對(duì)學(xué)院的資料進(jìn)行搜集和整理，并不需要較高專業(yè)水平的人員來(lái)進(jìn)行管理，所以對(duì)學(xué)院的檔案管理工作也并非要采取專業(yè)化的管理模式。受這種認(rèn)知誤區(qū)的影響，大部分院校在對(duì)檔案管理人員的聘請(qǐng)上并不會(huì)設(shè)置有相關(guān)的專業(yè)要求和制度，管理人員對(duì)學(xué)院檔案管理工作的不重視，這是造成高等院校檔案管理工作效率不高的根本原因。

2 高校高校檔案管理模式創(chuàng)新的具體措施

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度及投放力度

檔案管理工作雖說(shuō)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但卻可以在一定程度上作為衡量學(xué)院辦學(xué)質(zhì)量及管理水平的標(biāo)桿，高等院校領(lǐng)導(dǎo)要正視檔案工作的重要作用，加大對(duì)學(xué)院檔案管理的投放力度。在對(duì)學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃中，必須將檔案管理工作納入發(fā)展戰(zhàn)略中，在對(duì)檔案管理工作機(jī)制的建立、人員的培養(yǎng)、設(shè)備的裝配以及管理經(jīng)費(fèi)等方面加大保障措施。只有學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，才能進(jìn)一步激發(fā)檔案管理工作人員的緊迫意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，讓管理工作者認(rèn)知到自己工作內(nèi)容對(duì)于學(xué)院未來(lái)全面發(fā)展的重要性，從而能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的開展好學(xué)院的檔案管理工作，有效推動(dòng)高等院校檔案管理工作向著科學(xué)化、規(guī)范化的道路邁進(jìn)。

2.2 規(guī)范高校檔案的內(nèi)容及分類體系

高等院校的檔案具有分散性、廣泛性、復(fù)雜性以及周期性等特點(diǎn)，要做好對(duì)其內(nèi)容的管理工作，在必須要遵循科學(xué)的分類方法[2]。依照時(shí)間的先后順序并結(jié)合其特點(diǎn)進(jìn)行分類管理。一是對(duì)各類材料檔案除紙質(zhì)保存外，還必須做到電子檔同步保存；二是將學(xué)籍、花名冊(cè)等具有明顯周期性特點(diǎn)的文件，按照學(xué)期或其它時(shí)間為單位進(jìn)行整理歸檔；三是在對(duì)一些特殊、重要的文件進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照教育行政部門的規(guī)定進(jìn)行歸檔；最后是建立檔案標(biāo)簽，便于日后對(duì)檔案資源的利用和查找。

2.3 加快高校檔案管理的信息化建設(shè)

隨著對(duì)媒體技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，高等院校在對(duì)學(xué)院檔案的管理上也應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)信息化。高等院校應(yīng)對(duì)學(xué)院的檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)學(xué)院檔案管理工作的信息化建設(shè)。通過(guò)采用信息化的管理技術(shù)，在高等院校自身的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上建立專屬的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，有資格進(jìn)入管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中用戶，可以不受時(shí)間、地域以及空間的限制，及時(shí)查找自己所需的資料信息；另外，還可以利用網(wǎng)絡(luò)中的管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源的共享，不僅可以有效的提高學(xué)院的檔案管理質(zhì)量，還可以為高等院校的可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力。

2.4 增強(qiáng)高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

高等院校在對(duì)學(xué)院檔案工作的管理上要設(shè)置專門的部門崗位，明確在崗人員的崗位職責(zé)和崗位責(zé)任，全面提升高校檔案管理人員整體水平素質(zhì)。其一是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，注重管理人員責(zé)任感和政治危機(jī)意識(shí)的培養(yǎng)，讓其在工作中能夠堅(jiān)守崗位，做到工作上認(rèn)真仔細(xì)、盡職盡責(zé)。然后是要注重檔案管理人員專業(yè)水平的不斷進(jìn)步，定期或不定期的開展檔管人員專業(yè)管理知識(shí)的培養(yǎng)，高等院校檔案工作的管理必須隨著時(shí)代的發(fā)展不斷更新，進(jìn)而確保其檔案管理工作的高效性和高質(zhì)性。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高等院校的檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)院更好發(fā)展所必不可少的重要組成，是學(xué)院整體管理運(yùn)行體系中的重要環(huán)節(jié)。它不僅可以在一定程度上體現(xiàn)高等院校的教學(xué)管理水平，還可以有效的推動(dòng)高等院校各項(xiàng)教學(xué)和教育工作的更好發(fā)展。高等院校需要明確學(xué)院檔案管理工作的價(jià)值及作用，加強(qiáng)學(xué)院檔案管理體系的建設(shè)，為高等院校的科學(xué)、合理發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]李銀亭.新時(shí)期如何創(chuàng)新高職檔案管理工作[J].科技與企業(yè)，2015，（12）：13.

[2]李瑞卿.高校二級(jí)學(xué)院檔案管理模式的相關(guān)探討[J].科技資訊，2015，（08）：126-127.