淺談醫院綜合檔案管理的現狀及對策

陳君

摘 要：近些年來，在全面深化公立醫院綜合改革的大背景下，醫院在管理制度上得到了有效改進，取得一定程度的進步。其中，醫院綜合檔案管理已經作為醫院管理的重要組成部分，在整體改革發展過程中作用突顯，基于醫院綜合檔案的特殊性，更加需要檔案工作者明確當前形勢下的管理現狀，在整體管理過程中對現有管理形式進行分析，強化綜合檔案管理形式，確定合理有效的應對措施，進而達到理想的管理效果。在本次研究中將以醫院綜合檔案的管理現狀為研究點，結合實際情況，對檔案后續管理措施進行詳細的分析。

關鍵詞：醫院綜合檔案；管理現狀；控制措施

醫院綜合檔案是醫院各個職能部門間，職能部門與門診、臨床、醫技各科室間在其職能與業務活動中形成的有歸檔利用價值的載體檔案的總稱。在整體發展過程中，檔案管理人員在收集、審核、整理、分類、歸檔過程中涉及到的內容豐富、文種繁雜、形式較多，基于干預形式的特殊性，檔案工作者更應該結合工作實際需求，確定系統的管理規范，明確各環節的具體要求，進而達到理想的控制要點，發揮檔案應有的作用，不斷提升其利用效率。

1 當前醫院綜合檔案的管理現狀

在醫院整體管理過程中，基于制度形式的特殊性，在后續管理和控制階段，必須明確醫院綜合檔案的管理現狀和形式。以下將對當前醫院綜合檔案的管理現狀進行分析。

1.1 缺乏合理有效的管理制度

我國《檔案法》于1987年頒布實施，1996年對其修正，各省市結合實際情況分別發布了檔案管理條例，醫院綜合檔案管因其特殊性未制定明確的行業標準，目前現行規定是參照文書檔案管理方式，結合檔案工作工作人員實踐情況不斷摸索進行。其次，醫院綜合檔案管理在基礎的收集過程中涉及科室眾多，從臨床專業部門到行政后勤機構，收集內容繁雜，標準無法明確統一，多憑經驗進行收集、分類、整理，因此醫院綜合檔案管理缺少制度形式的依托，如果存在管理失誤的情況，必然會對檔案資料的后續整理、應用造成嚴重的影響，導致醫院綜合檔案管理工作的混亂和滯后，不利于醫院各項工作的順利開展[1]。

1.2 檔案管理手段落后

基于醫院綜合檔案的特殊性，在后續發展過程中必須以技術形式為支撐，滿足現代化發展形式的要求。綜合檔案的整體管理受到多種干擾因素的影響，如果缺乏科學的技術支持，必然會對現有管理機制造成影響。部分醫院由于檔案管理意識淡漠，檔案管理規劃未列入醫院信息化改造日程、重臨床醫療設備投入輕輔助科室設施，在管理過程中資金投入不足，硬件設備難以達到理想的設計效果，同時很多醫院的檔案管理停留在收集和搜索階段，導致信息化發展形式和軟件無法和當前管理形式相一致，進而對檔案的后續管理造成嚴重的影響[2]。

1.3 檔案管理工作人員專業素質低

在醫院整體發展過程中，工作人員的素質對檔案的整體管理有一定的意義，在后續干預過程中需要工作人員明確檔案管理形式，優化管理形式。當前實踐階段許多檔案管理工作人員均是由醫、護專業人員轉崗而來，未進行系統學習，經驗不足、檔案專業素質低；有的年齡大、學歷低，專業知識老化，檔案管理能力差距大，無法對醫院綜合檔案進行有效的管理。此外基于計算機網絡技術的操作性，必須以技術體系為支撐，促進檔案建設形式的有序發展。部分工作人員對計算機管理系統不了解，導致檔案從收集后的分類整理、錄入歸檔到檢索利用存在很多問題，進而對醫院后續管理利用造成嚴重的影響[3]。

1.4 檔案管理的認知度比較差

醫院現代綜合檔案的管理和傳統檔案管理形式存在本質性的差異，在后續干擾過程中涉及到文書檔案、照片檔案、電子檔案及資料檔案等形式，必須提升對檔案管理的認知度，將實際管理程序落實到實踐中。但是當前在具體管理過程中，領導人員對檔案管理缺乏認知度。管理人員非專職或身兼數職在管理階段多是應付了事，僅重視檔案的收集和整理，導致檔案的利用率比較低。

2 醫院綜合檔案的管理措施分析

基于醫院綜合檔案管理形式的特殊性，在后續干預過程中，必須及時對管理形式進行分析，發揮檔案管理的最大化作用。以下將對醫院綜合檔案的管理措施進行分析。

2.1 建立健全管理制度

隨著現有醫療技術的不斷發展，檔案管理手段趨于多樣性，基于管理水平對綜合檔案管理形式的影響，在后續建設過程中必須對管理制度進行完善，從當前實際發展形式入手，建立健全檔案管理制度。在醫院內部管理過程中，設立綜合檔案管理部門，歸口負責，各方面共同參與的檔案工作體制。根據當前發展現狀的要求，對各科室職責進行合理的劃分，統一綜合檔案管理標準，包括檔案的收集、審核、歸檔管理等，不斷強化對原有檔案的管理和補充，進而提升檔案的利用效率[4]。

2.2 提升檔案管理人員的素質

基于檔案管理形式的特殊性和復雜性，在后續發展階段必須不斷提升管理人員的專業素質，強化對綜合檔案室專職、各科室兼職檔案管理人員的專業化培訓。由于綜合檔案的內容比較多，在后續培訓過程中，必須按照科室實際要求，及時對檔案形式和內容進行分析，以實踐管理模式為基礎，開展開放性指導工作。明確檔案管理目的，定期對檔案工作人員進行再學習、再教育，讓檔案工作人員對綜合檔案整體管理形式有一定的了解，在實踐過程中通過專業培訓、進修和學習等方式，實現檔案形式的規范化和科學性管理。

2.3 優化檔案管理技術

原有的檔案管理手段對醫院整體發展有一定的消極影響，為了適應醫院信息化發展形式的整體要求，在檔案管理的各階段都必須融入信息化技術，以提高檔案利用價值為宗旨，為醫院的各項工作出謀劃策。建立檔案管理信息化平臺，應與部門業務系統及公文系統相協同；強化信息檢索，輸入關鍵的檔案內容及關鍵詞，就能在最短的時間內查詢到相關檔案；此外根據實際情況，建立可共享的各種門類專題檔案數據庫、檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫。以提高檔案利用價值為宗旨，為醫院的各項工作出謀劃策。

2.4 強化檔案管理的規范性

檔案管理涉及到的影響因素比較多，檔案部門多是被動的接受信息，任何管理工作都需要獲得領導部門的申請，因此對檔案的后續利用和發展會產生一定的影響。在規范化管理階段，將檔案管理規劃納入醫院發展規劃，與其它規劃同規劃、同部署、同落實，明確分管領導，將綜合檔案室作為獨立授權管理部門，行使獨立的行政權。同時，可以根據實際情況，設立合理有效的獎懲制度，給予表現好的工作人員給予適當的獎勵，與考評晉升掛勾；對表現差的工作人員進行批評教育。各個科室指定專人負責檔案工作的日常收集，進而保證檔案信息的規范化建設。

3 結束語

針對醫院綜合檔案管理形式的特殊性，在后續發展過程中要求工作人員必須根據實際情況，制定合理有效的管理制度和管理程序，發揮技術體系的最大化作用，使其和現有發展體系相結合，體現出檔案管理的重要性。此外在醫院檔案的整體發展階段，會存在很多問題，直接對檔案的管理形成制約性作用，管理人員必須從現有發展形式入手，強化對檔案的利用效率，進而滿足社會發展形式的要求，不斷促進檔案管理的有序發展。

參考文獻

[1]王波，張愛華，蔣愛華，方麗媛.醫院檔案管理存在的問題與對策思考[J].淮海工學院學報（社會科學版），2011，（18）：101-103.

[2]李樹明，林雅彬，杜偉，等.關于做好醫院檔案管理工作的幾點建議[J].中國煤炭工業醫學雜志，2010，12（9）：1111-1115.

[3]董毓貴，張梅穎，李紅艷.醫院綜合檔案管理的現狀及對策[J].江蘇衛生事業管理，2011，12（6）：70-71.

[4]洪霞.醫院綜合檔案管理現狀分析與對策研究[J].才智，2012，09（25）：331-332.