芻議新形勢下的基層檔案管理與快速發展

黃紅霞

摘 要：檔案管理是檔案工作的基礎，優秀的檔案管理能簡化相關數據處理的工作，能幫助機構后續工作的開展，幫助機構日常事務的順利開展，并節省更多地勞力物力。優秀的檔案管理工作能在公路工作管理及數據查詢中起到不可估量的作用。網絡是這個時代的新興寵兒，網絡的普及造福社會，在檔案管理工作上也意義非常。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；公路工作

網絡時代的到來，意味著基層檔案管理工作面臨著新的挑戰和機遇，工作步驟能夠得到較大程度的簡化和體系化以后，節省更多的工作時間，但同時也對檔案工作者提出了新的要求。如何盡快學習相關的檔案管理工作的網絡知識和基礎操作，以實現工作程序的簡化和工作成果的優化。

1 檔案管理工作簡介

檔案是指機關、單位等組織或個人在日常工作或業務處理中產生并進行記錄的資料或文件。而檔案管理工作，則是指檔案工作室對在日常工作中記錄的相關文件或資料進行統一化管理和編輯，并以此給以后的工作提供借鑒等相關信息服務的工作。[1]檔案的工作包括檔案個體綜合收集、檔案文件分類整理、檔案價值發掘鑒定、檔案資料的有效保存、檔案編目、檔案檢索系統編入、檔案數據歸納統計、檔案內容研究及分類編輯和檔案資料履行信息服務職能。總體上看，我們可以將檔案管理工作分為兩大類，即檔案的入編工作和檔案信息服務工作。

2 公路段機構檔案管理現狀

2.1 對檔案管理工作未持有足夠重視

從上級領導至普通職工，檔案管理工作在工作人員的眼中是一種重復簡單勞動的工作，是單位里可有可無的工作。且基層單位一般重實效，對于檔案管理工作缺少一個客觀正面的認識，很多人認為檔案管理工作并不能給單位帶來實際效益，且毫無作用。正是這種不成熟的想法導致許多基層單位的檔案管理工作人員均是身兼數職，對檔案管理工作既沒有過硬的專業素養，也沒有較高的工作熱忱。正是由于這種在基層單位中存在的普遍認識上的誤區，導致許多檔案管理工作無法正常及時的開展。公路段的日常檔案記錄工作較為繁雜，事多人少，導致工作人員在一定程度上對檔案管理工作的忽略。

2.2 檔案管理工作硬件設施的落后

如前文所提到的工作人員對檔案管理工作不夠重視，因此在檔案管理工作的硬件設施上也是較為落后。由于工作經費的有限，單位總是優先更新一些其他辦公設施，而檔案管理工作的辦公用品則容易被忽視。[2]檔案管理工作也由于設施上的不足變的更加繁雜。公路段機構的日常事務本就相對而言較為繁雜，因此對檔案管理工作更加不重視。這會形成一個惡性循環，導致對檔案管理工作人員對崗位要求的忽視和應付情緒。

2.3 檔案管理工作人員的專業素養偏低

由于基層單位經費有限，事多人少，公路段機構少有聘請專門負責檔案管理的專業人才，即使有部分機構較為重視檔案管理工作的單位，也要求工作人員身兼數職，在管理檔案工作的同時還要肩負其他工作的處理。故一般從事檔案管理工作的工作人員并沒有接受專業的檔案管理工作的相關知識和基礎技能培訓，在檔案管理工作上的素養不高，日常的檔案收集工作不到位，到檔案驗收時才臨時趕制使檔案資料不全。

3 當前檔案管理工作的大環境

由于網絡的普及及辦公軟件的日益更新，檔案工作的電子化是檔案管理工作和信息服務的時代所趨，是不可阻擋的大趨勢。如何利用網絡及電子工具使檔案管理工作更加高效，使信息服務職能更加完全，是新時代下檔案管理工作者的挑戰和機遇。目前，我國的檔案管理工作仍然存在以下問題。

3.1 基層檔案工作缺乏規范管理

檔案管理這一工作，雖歷史悠久，但人們對其印象仍舊停留在簡單的謄抄和歸類整理上，而對其提供信息服務的職能沒有足夠的認識。歷史因素導致了檔案管理工作至今沒有明確的完全的規范行為準則。[3]管理階層在對工作成果進行驗收時，應當著重查閱資料收集情況，確保檔案記錄真實有效。

3.2 檔案工作軟件缺乏統一運用

現今，隨著辦公用品及設施的不斷電子化、科技化，檔案管理工作所需的軟件不斷被開發，電子行業競爭異常激烈，電子產品更是日新月異，檔案管理工作軟件尚未實現統一，有的軟件企業由于惡性競爭，使不同的工作軟件不能實現兼容，因此當檔案管理工作上層機構進行在資料匯總等工作時，工作難度加大，工作量增加。

3.3 檔案管理相關技術水平有限

由于我國近幾年才開始發展檔案管理方面的技術，目前技術水平有限，許多辦公軟件的實用性和操作性都不是很強，一定程度上也增加了檔案管理工作人員的工作負擔。因此，政府應當對企業間的競爭有一定的約束，并鼓勵企業創新出新的軟件。而檔案管理工作人員，應該妥善的選擇實用性較強的操作軟件，同時，系統內的檔案管理及輸入，可以人為地采用相同的、能兼容的軟件，保證工作的順利開展。

4 針對檔案管理工作存在的問題提出建議

4.1 提高機構工作人員對檔案管理工作的重視程度

相關的檔案管理工作人員應當幫助其他的工作人員及領導建立正面客觀的對檔案管理工作的認識態度。對于檔案管理工作在信息服務和其他工作中起到的重要作用，相關工作人員也應該有一個正確的認識。加強檔案管理工作作用的宣傳力度，讓檔案工作的發展環境健康而自由。[4]

4.2 硬件設施的及時更新

機構工作人員對檔案管理工作有了一個正確認識后才能進一步得到資金的支持，從而有利于檔案管理工作硬件設施上的更新換代，以便于檔案管理工作人員工作程序的簡化及勞動力支出的節省。

4.3 檔案管理工作人員整體專業素養的提升

學習是進步的階梯。檔案工作人員應當注意充實自己，豐富自己的專業素養，及時接收國外先進的檔案管理理念，并用之于實踐。理論在實踐中操作才能更加適用于其實際情況；實踐中總結理論才能得出規律。檔案工作人員在積極學習其他先進思想的同時，也應當在日常的檔案管理工作中，歸納總結出適合自己工作環境的新理念。

4.4 管理規范化

所謂“上梁不正下梁歪”，只有檔案管理的管理部門制定出恰當的檔案管理工作的工作規范，基層的工作人員才能對比規范找出自己在工作中不足的地方，并加以修正。“沒有規矩，不成方圓”，合適的、準確的檔案管理工作行為規范和操作要求，是幫助基層人員或專業素養不過關的工作人員建立起規范工作的戒尺。

5 檔案管理工作的未來走向

生活在信息社會的我們，每天要接收無數的信息，信息爆炸的時代意味著人們逐漸會越來越依賴更多的信息來影響自己的判斷。那么，信息的準確性就顯得尤其重要，檔案管理工作是信息流入網絡的第一步，做好檔案管理工作是時代對我們的要求。未來的中國，人們會越來越注重檔案管理工作，也會越來越嚴格要求檔案的真實性，除此之外還包括其準確性、及時性和可靠性。那么，檔案管理工作的細化將是未來檔案管理工作的走向。

檔案管理工作無論是在公路段機構還是企業、乃至國家，都是至關重要的。加強檔案管理工作隊伍的作風建設及學習風氣是為了即將到來的挑戰做好準備。良好的團隊、過硬的專業素養、積極向上的作風，是檔案管理工作在新形勢下屹立不倒、健康發展的必要條件。

參考文獻

[1]林小艷..新形勢下的檔案管理與發展[J].才智.2015.03.15

[2]楊寶樂.廣西高校留學生檔案管理實證[J].廣西民族大學.2014.06.01

[3]孫紅秀.商業銀行檔案管理現狀研究[J].山東大學.2014.05.10

[4]常秀云.芻議事業單位檔案管理的創新[J].黑龍江史志.2013.09.08