淺析中學檔案的開發利用

摘 要：中學檔案是一所中學辦學歷史的真實記錄。但是中學檔案除了具有記錄學校辦學過程的作用，還能對中學的教學、校園文化和學校形象的建設起到積極作用。論文通過對中學檔案的利用價值、中學檔案資源開發利用中存在的問題進行探討，為如何更好地開發利用中學檔案資源提出若干建議。

關鍵詞：中學檔案；開發利用；校園文化；信息

中學檔案是中學在從事招生、教學、科研、黨政管理及其他各項活動中直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的原始記錄。中學檔案既是一種重要的無形資產，又是一種不可再生的信息資源。然而，我們都知道，只有通過利用，檔案才能發揮其最大的價值，中學檔案同樣如此。

1 中學檔案的具體利用價值：

1.1 中學檔案及檔案日常利用

中學檔案的日常利用以內部利用為主，所利用的檔案則以人事檔案、學籍檔案及財務檔案為主。人事檔案的使用非常頻繁，涉及職稱申報、工資調整等；在遇到工資福利糾紛時，人事檔案中相關的一些制度、憑證等都起到佐證作用。財務檔案的日常利用主要是提供工作參考，及對學校的各項工作起到輔助證明作用。學籍檔案除了內部工作參考利用，也時常提供對外服務，比如已畢業多年的學生在丟失畢業證后，會回校查詢其畢業證號，或要求學校根據相關學籍檔案為其提供學籍證明。

1.2 中學檔案及辦學水平評估

現如今中學檔案的利用除了日常利用外，最主要的利用價值就在于對于辦學水平評估的證明作用。中學檔案涉及行政管理、教學科研管理、基建管理、儀器設備管理等各方面工作。因此，在對中學辦學水平的評估中，檔案的完整性及管理情況也成了檢查的一部分。除此，各種中學辦學水平評估和檢查也因此都要求提供大量相關的紙質檔案及電子檔案。而這些評估及檢查也包括了中學的每一個職能部門，比如：各類教學水平督導檢查、退休教師工作檢查、財務審計、檔案室工作檢查、圖書館工作檢查、衛生室工作檢查等。由此，我們會發現，如今中學檔案的憑證作用已經遠大于其他日常利用。

1.3 中學檔案及校園文化建設

最早提出“校園文化”這一概念的是美國著名學者華勒（W. Waller），在其1932年出版的著作《教育社會學》（The Sociology of Teaching）中，他將校園文化定義為：“學校中形成的特別的文化。”[1]中學校園文化是一所中學在發展過程中，長期積累形成的，被認可的并被自覺遵守的中學校園精神環境和文化氛圍。好的中學校園文化可以促進中學學生的全面發展，同時也有助于提高中學教職工的素質。

中學檔案是中學各種教學、科研、管理活動的真實記錄，它內容豐富，且與全校師生的工作、學習、生活等密切相關。此外，隨著科技的發展，中學檔案的形式越來越豐富，包括紙質檔案和各種內容生動形象的照片檔案、音像檔案、實物檔案。這些都使得中學檔案具有更強的說服力和感染力，可以成為建設中學校園文化的珍貴資源。只要積極、正確地利用中學檔案，那么就可以使這些記載了中學辦學思想、辦學理念、校訓、校風等的中學檔案在潛移默化中為師生樹立正確的人生觀、價值觀和世界觀，同時也能促使中學校園文化的建立。

1.4 中學檔案及學校形象建設

學校形象是學校師生、社會公眾對學校的一種評價及基本認定。一所中學的良好形象有助于增加師生的凝聚力及榮譽感、自豪感，同時也能幫助學校擁有更大的競爭力、獲取更多的資源。現如今，我國的學校越來越重視對于自己學校的辦學理念、辦學成果、辦學實力等各方面的宣傳，以期提升學校的形象。通過現代通訊技術，各學校也確實能夠更有效率地向公眾展示自己的各個閃光點，比如制作學校官網、通過報紙、電視等媒體、注冊學校微信公眾號等。然而，無論運用哪種方式，都離不開通過中學檔案提供相關的資料和素材。中學檔案是學校辦學過程中形成的具有保存價值的原始記錄，具有真實性，因此以此作為中學形象建設的材料，不僅內容豐富，也更具有說服力。

中學檔案是一所中學辦學歷史的真實記錄，可以反映出中學發展、建設等各項工作的真實情況。然而，在檔案工作中，我們發現中學檔案的開發利用仍然存在著諸多問題。

2 中學檔案資源開發利用存在的問題：

2.1 檔案利用范圍狹窄

現今許多學校已經認識到檔案的重要性，在檔案的收集、整理方面越來越規范，要求也越來越嚴格，但是在利用范圍上卻仍然比較局限。除了部分大學不僅重視檔案的日常利用，同時也積極通過各種宣傳方式，利用檔案建設校園文化、學校形象等。大多數的中小學的檔案利用仍然局限于一般的日常利用及辦學水平評估，檔案利用工作仍然比較被動，仍然是“管好檔案，人求我供，不求不供。”[2]

“檔案管理是基礎，利用是目的。檔案的價值只有在被充分利用時才能得到體現。”[3]因此檔案利用工作不能滿足于被動地提供，而是應當積極地開發檔案資源、擴大自己的利用范圍，尋找更多的途徑來表現出檔案的價值。一旦中學檔案的利用范圍得到了擴大，那么對于學校的發展，對于中學檔案的管理都具有積極作用。

2.2 信息化帶來的沖突

信息化對于檔案管理來說既是一種機遇，同時也是一個挑戰。信息化使得檔案管理更為完整、便捷、快速，比如檔案管理系統的研發、檔案全文縮微技術等。除此以外，中學還可以建設檔案信息資源共享平臺，OA辦公系統、教師發展網等達到增加檔案利用的目的。

然而，信息化也為中學檔案管理、利用帶來了許多問題，除了保密問題，校園網、OA系統等信息資源共享平臺的檔案信息過于分散，并不利于收集、整理、利用。當然，可以通過專業的檔案管理系統、專業的檔案數據庫來管理這些電子檔案，但是大多數的中學卻并不具備成熟的軟、硬件措施。

信息化使得某些中學不再重視部分傳統紙質檔案，轉而單純通過教師發展網等收集、發布相關電子檔案。但是這些上傳的信息卻是非常分散、零碎且只有有限的利用權限。檔案的資源開發利用不僅要注重集中、完整地收集檔案，同時也要能夠便捷地提供全方位的多元化利用服務。

面對種種的沖突和矛盾，為了中學發展，為了中學檔案的管理，我們應該如何更好地利用中學檔案，發揮其更多的價值？

3 如何更好地開發利用中學檔案資源：

3.1 重視收集零散檔案

中學檔案不像很多企業檔案，可以有頭有尾按照項目分類。在中學除了歸檔范圍內的檔案，還有很多圖表、文字、聲像材料分散在各職能部門或個人手中。這些材料很多不是正式形成的或者看似并沒有什么利用價值。然而，這些文件材料同樣是學校發展過程中所形成的原始記錄，它們的價值在若干年后也許就會體現出來。以學校學生優秀試卷分析為例，這種分析匯編包括學生的優秀試卷、學生的學習心得等。它在當下無疑是有價值的，但是卻似乎并不具有保存價值，畢竟考試形勢是變化發展的。但是如果我們換一個角度就會發現，這份優秀試卷匯編可以體現學校的辦學理念、教學方法，可以作為宣傳資料；或者它在若干年后也許會成為校友資源。中學的零散檔案很多分散在授課教師、學生手中，為了未來能夠更好地開發利用中學檔案資源，首先我們就要重視收集零散檔案，形成一個龐大的中學檔案資料庫。

3.2 擴大檔案服務范圍

中學檔案管理人員首先要擴大服務理念，有些中學檔案不僅可以服務于在校師生，同時也可以向社會提供開放。如中學校史檔案不僅可以起到宣傳作用，同時也可以讓有意愿入學的家長、學生對該校有系統、客觀的了解。此外，中學檔案管理人員也要擺脫過去傳統的檔案價值觀念，現今的中學檔案已不僅僅被用于教學、管理等日常工作，而是具有更多的用途。中學檔案管理人員應從這些用途出發，深入挖掘利用中學檔案資源。

3.3 結合傳統編研及新型編研

“檔案編研是有計劃有步驟地對檔案原件進行二次加工報道或三次加工，按照不同專題對檔案信息進行篩選綜合、歸納和提煉，編輯成冊的過程。”[4]檔案編輯是檔案利用的重要手段之一，是一種主動服務。

中學檔案的傳統編研是中學檔案人員挖掘收藏的檔案資源，形成編研成果。而新型編研立足于用戶的實際需求，力求編研成果能對中學的工作、領導決策等起到參考作用。中學檔案管理人員可以結合傳統編研及新型編研，立足于學校師生的需求，聯合學校各個職能部門，發揮自身的編研能力，開發利用中學檔案資源。

3.4 增加檔案開發利用途徑

過去中學檔案利用被動一方面源于傳統服務意識更注重檔案保密，另一方面則是因為信息技術比較落后，無法做到信息的共享，除了編研難以提供其他主動服務。而隨著信息化的到來，中學檔案管理人員應充分利用先進的信息技術，增加檔案開發利用途徑。除了借助媒體宣傳、展覽、出版、教育活動等，也可以通過學校的官網、微信公眾號等充分開發利用中學檔案信息資源。

4 總結

中學檔案的開發利用是中學檔案管理中重要的一個環節，是中學檔案管理的最終目的。中學檔案管理人員應當抓住信息化發展的機遇，化被動為主動，努力開發利用中學檔案信息資源，為中學發展及中學檔案管理建設提供幫助。

參考文獻

[1]陸懿琦. 新時期高校檔案利用服務工作初步研究. [J]. 上海交通大學. 2010

[2]陳康明. 完善中學檔案管理 促進校園文化建設. [J]. 成功（教育）. 2008年10期

[3]韓秋黎. 學校檔案管理理論與實務. [M]. 上海交通大學出版社. 2010

[4]韓秋黎. 學校檔案管理理論與實務. [M]. 上海交通大學出版社. 2010

作者簡介

徐菁（1987-）女，上海，上海市真北中學，助理館員。