論預算管理信息系統(tǒng)在全面預算管控中的作用

張軍

摘 要：本文主要論述了預算管理信息系統(tǒng)在全面預算管理中的管控方式及應用效果。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；控制

全面預算管理已經(jīng)成為現(xiàn)代化企業(yè)不可或缺的重要管理模式，但從多數(shù)企業(yè)實施的效果來看，預算真正能夠?qū)?jīng)營目標進行有效控制的并不多見，這里固然與部分企業(yè)管理基礎薄弱，高層領導重視不夠，預算方案不符合企業(yè)實際等因素有關(guān)，但另外一個重要原因就是預算管控的手段較落后，已難以適應現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。借助計算機技術(shù)，依賴網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，搭建一個集財務與業(yè)務為一體的預算管理信息系統(tǒng)是推行全面預算管控的重要手段。

一、預算管理信息系統(tǒng)建設的必要性

作者公司（以下簡稱大屯公司）地處華東地區(qū)，主業(yè)為煤炭生產(chǎn)，由于近年來煤價持續(xù)下跌，嚴重影響公司的創(chuàng)效能力和發(fā)展，面對嚴峻的形勢，成本管控工作顯得尤為重要。

目前公司采用“專項預算”的形式作為成本管控的主要手段，全部流程均以手工的方式在電子表格中進行，這種手工管理方式主要存在以下問題：（1）電子表格的預算編制模板已經(jīng)不能適應公司預算精細化管理需求；（2）手工匯總數(shù)據(jù)量大，準確性差；（3）無法對預算進行全流程管控；（4）歷史數(shù)據(jù)、實際數(shù)據(jù)沒有集成，取數(shù)困難；（5）預算的執(zhí)行、控制、分析沒有形成體系，對差異沒有閉環(huán)分析；（6）預算管理與財務核算系統(tǒng)沒有統(tǒng)一集成，手工操作的業(yè)務及重復性工作較多，影響工作效率。

基于上述問題，大屯公司經(jīng)過幾年的探索與實踐，針對企業(yè)自身行業(yè)特點，實施了全面預算管理信息系統(tǒng)項目建設。

二、預算管理信息系統(tǒng)建設目標

預算管理信息系統(tǒng)將建設成為一個在線式，分級控制，數(shù)據(jù)實時交互，與ORACLE ERP及其他信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，集預算編制、預算跟蹤、預算分析、預算考核為一體，實現(xiàn)事前計劃、事中控制、事后追溯、以流程為驅(qū)動的全面預算管控信息系統(tǒng)，旨在提升全面預算管控水平。

三、預算管理信息系統(tǒng)流程及關(guān)鍵控制點

預算管理信息系統(tǒng)流程設計是將現(xiàn)有的手工式專項預算管理納入信息系統(tǒng)平臺，將公司預算管理系統(tǒng)架構(gòu)、年度預算編制與核定、日常預算實施控制通過信息系統(tǒng)有機地結(jié)合起來，實現(xiàn)企業(yè)信息資源共享，提升企業(yè)管理效率和水平。

預算管理信息系統(tǒng)以“年度預算”為預算控制基準，納入管控的“預算項目”，基于“一工程一預算”的要求，按照“預算項目”的格式存在。“預算項目”定義的范圍較寬泛，可以是具體“采掘工程、安裝、巷修”，也可是具體的明細物資，還可以是某一部門的限額，具體關(guān)鍵控制點如下：

1.對物資ORACLE ERP相關(guān)預算項目的控制

通過建立預算項目的具體明細映射關(guān)系，然后將預算項目推送至物資ERP系統(tǒng)，在物資ERP系統(tǒng)中的成本中心（實施部門）下，選擇已經(jīng)立項的項目。控制原則：有預算且預算項目額度未超，可以正常實現(xiàn)領用；有預算，但所領預算項目額度超支，提示警示并要求更改；沒有立項或未建立對應映射關(guān)系，不允許領用。由此實現(xiàn)預算的事前控制。

2.對總賬ORACLE ERP相關(guān)預算項目的控制

總賬ERP系統(tǒng)中控制的預算項目，在預算系統(tǒng)里實現(xiàn)控制，在總賬ERP系統(tǒng)中進行校驗。控制原則：有預算且預算項目額度未超，可以打印“預算項目費用聯(lián)簽單”，再進行線下聯(lián)簽，報財務入賬；有預算，但所領預算項目額度超支，提示警示并要求修改至符合控制要求時，才能打印“預算項目費用聯(lián)簽單”，進行線下聯(lián)簽、入賬；沒有預算立項的系統(tǒng)將不能打印“預算項目費用聯(lián)簽單”，由此實現(xiàn)總賬中預算項目的事前控制。

在總賬ERP系統(tǒng)中，通過會計科目映射關(guān)系，預算系統(tǒng)每天自動抓取總賬ERP系統(tǒng)實際入賬數(shù)據(jù)并進行校驗，對已經(jīng)在預算系統(tǒng)中實施，而未在總賬ERP入賬的項目進行校驗提醒。

四、預算管理信息系統(tǒng)項目建設的特色及應用效果

1.統(tǒng)籌兼顧、系統(tǒng)互驗、實時預警的管控特色

（1）預算管理信息系統(tǒng)設計思路是以專項預算管理工作為重點；材料成本專項預算管理項目化，非材料專項預算管理部門化，專項預算歸口管理的管理模式。

（2）在不改變現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)（ORACLE ERP物資系統(tǒng)）使用流程和用戶操作習慣的情況下，對業(yè)務系統(tǒng)做局部改造，通過系統(tǒng)接口，在物資領用申請審批時與預算系統(tǒng)發(fā)生核準校驗，達到實時控制的目的。

（3）完善總賬管控的線下“費用聯(lián)簽”控制方式，在費用申報請求時觸發(fā)相應預算項可用額度，采用“剛?cè)岵钡念A算控制規(guī)則，生成“費用聯(lián)簽審批單”并走線下的聯(lián)簽審批流程。最后通過預算系統(tǒng)實時抓取財務ORACLE ERP系統(tǒng)中的實際發(fā)生數(shù)據(jù)進行對比分析，達到預算實時控制、調(diào)整糾偏的目的。

2.提高了公司全面預算管控水平

預算管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了在線式的預算編制和嚴格的全流程控制；通過定義標準化的表格模版和取數(shù)公式，統(tǒng)一了數(shù)據(jù)口徑，提高了數(shù)據(jù)準確性；通過與ERP物資系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)了材料預算的實時控制；通過總賬管控功能，滿足了非材料專項預算的管控目的。

通過實施預算管理信息系統(tǒng)，使大屯公司全面預算管理制度和體系得以落地，進一步提高了全面預算管控水平；預算管理信息系統(tǒng)擴展了傳統(tǒng)財務預算的功能，促進了財務管理的創(chuàng)新和發(fā)展，為企業(yè)提升管理水平創(chuàng)造了條件和基礎。

通過預算管理信息系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)的有效集成，變事后控制為事前控制，既提高了工作效率，又實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享；公司能實時地掌握和監(jiān)控各下屬單位的預算執(zhí)行情況，預算執(zhí)行過程中的一些問題和差異能夠被及時發(fā)現(xiàn)，形成閉環(huán)分析，并找出原因及時采取相應措施，確保公司成本費用始終處在可控范圍內(nèi)。