加強監(jiān)督檔案管理措施淺析

聶紅俊

（新疆水利水電工程質量監(jiān)督中心站 新疆 烏魯木齊 830000）

水利工程質量監(jiān)督檔案是水利工程質量監(jiān)督全過程活動的真實紀錄資料，包括從工程開始辦理質量監(jiān)督手續(xù)對工程參建單位的資料審查到工程竣工驗收的監(jiān)督資料。水利工程質量監(jiān)督資料是伴隨工程質量監(jiān)督過程逐步產(chǎn)生的，全面、系統(tǒng)記錄了質量監(jiān)督的各環(huán)節(jié)，對工程竣工后的建設管理、日常維護及可能的改建、擴建等，具有指導作用。因此，科學管理水利工程質量監(jiān)督資料已成為質量監(jiān)督工作的重要組成部分。水利工程質量監(jiān)督資料形式豐富，種類繁多，包括各種證書、證件、文件報告、記錄表格、圖片影音等，這些資料的收集整理形成的檔案，及對檔案的科學管理，將對工程建設產(chǎn)生深遠影響。

新疆水利水電工程質量監(jiān)督站的工程質量監(jiān)督檔案管理工作正在一步步走向規(guī)范化、標準化，為質量監(jiān)督工作做好服務，提升質量監(jiān)督的水平。我們的工程質量監(jiān)督檔案工作從無到有，從小到大，制度逐步形成，業(yè)務漸趨成熟，成效日益凸顯，充分發(fā)揮了為水利建設的服務職能，為推進新疆水利水電工程質量監(jiān)督工作發(fā)揮了重要作用。

1 檔案整理工作意義

隨著《檔案法》、《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》的發(fā)布，我們把監(jiān)督檔案管理列為重要工作內容，不斷學習、不斷改進、不斷完善，逐步將其納入制度化、規(guī)范化、科學化、超標準化管理軌道，確保了質量監(jiān)督站各項工作的順利達標。我站監(jiān)督檔案的的整理工作經(jīng)歷了由過去的手工記錄到現(xiàn)在的計算機錄入的發(fā)展過程，為新疆水利水電建設、管理做出了應有的貢獻。

領導重視、健全機構，檔案管理水平穩(wěn)步提高。水利工程質量監(jiān)督檔案管理是整個工程質量監(jiān)督工作的重要組成部分。在水利工程監(jiān)督工作實踐中我們深深體會到，做好監(jiān)督業(yè)務資料的收集，強化對監(jiān)督檔案的管理，不僅能保證質量監(jiān)督工作按照正常程序進行，使每一個監(jiān)督環(huán)節(jié)都能有較全面、詳細的記載，起到檢查質監(jiān)人員工作業(yè)績、預控質量、防止事故發(fā)生的作用，而且通過檢查監(jiān)督檔案內容是否齊全、用語是否準確等，還可全面了解質量監(jiān)督人員抽查工程質量的頻次，工作的廣度、深度，尤其是掌握國家有關法律法規(guī)以及強制性標準處理問題的能力。同時，對工程中出現(xiàn)的問題可以及時反饋，以便分析查找問題癥結，為保證工程質量安全提供監(jiān)督依據(jù)。另外，監(jiān)督檔案的內容既能反映科室和質量監(jiān)督人員在監(jiān)督活動中產(chǎn)生文字記錄、圖片以及簽字認可的過程，也能夠客觀地反映出監(jiān)督工作的內容、方法、效果。因此，做好監(jiān)督檔案管理工作具有十分重要的意義。監(jiān)督資料是工作監(jiān)督過程的真實記錄，也是監(jiān)督人員工作質量的綜合反映。為了適應質量監(jiān)督事業(yè)發(fā)展的需要，確保檔案管理工作不斷邁上新臺階，我站配備了檔案管理人員，直接負責檔案的管理工作。

2 檔案監(jiān)督管理

2.1 三原則

根據(jù)《建設工程質量管理條例》、《水利工程質量管理規(guī)定》及《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》，我站結合本站工作，提出了“三原則”（即質量監(jiān)督內容規(guī)范與監(jiān)督行為規(guī)范化的一般性原則，監(jiān)督機構遵守法律法規(guī)要求的原則，政府監(jiān)督原則），把檔案管理與質量監(jiān)督工作緊緊融為一體，作為閉合管理的一部分來要求，檔案管理與實際工作之間形成既有緊密聯(lián)系又有相互監(jiān)督的工作關系，從而使業(yè)務資料的檢查實現(xiàn)了專業(yè)化、經(jīng)常化、具體化，有效地堵塞了管理工作中的漏洞。為了確保監(jiān)督檔案的質量，促進監(jiān)督管理水平的提高，我站根據(jù)項目的實際情況和項目管理特點，制定了質量監(jiān)督機構質量監(jiān)督檔案管理要求、項目質量監(jiān)督組負責整理歸檔的文件資料主要內容等，以此指導檔案的各項管理工作，使檔案管理制度化貫穿整個檔案管理過程，包括質量監(jiān)督項目組的建立、質量監(jiān)督計劃、資質及資格復查、質量體系檢查、工程項目劃分、質量監(jiān)督檢查、質量問題、施工質量評定、工程驗收、質量監(jiān)督報告等。工程驗收與檔案驗收同步進行，除此之外，還應針對各階段、各環(huán)節(jié)的檔案整理工作對照制度檢查執(zhí)行、落實情況，對重點檔案進行必要的核查，使水利工程建設項目的檔案管理工作規(guī)范化、科學化。

2.2 質量監(jiān)督檔案

工程質量監(jiān)督檔案是在水利工程的建設過程中產(chǎn)生的，由于水利工程具有周期長、時間跨度大等特點，且其地質、水文等條件具有的不確定性，大量的工程建設信息隨著水利工程的施工不斷變化。因此，水利工程質量監(jiān)督檔案的及時性、真實性顯得尤為重要。

為了及時全面收集工程信息，需要嚴格執(zhí)行相關程序及措施，主要有以下幾方面：一是在辦理質量監(jiān)督手續(xù)時，明確質量監(jiān)督檔案管理責任，將工程質量監(jiān)督檔案管理納入項目管理進度計劃之中，將工程質量監(jiān)督檔案的整理工作，包括資料的產(chǎn)生、建檔、保存等要求寫入工程質量監(jiān)督計劃中;二是在施工階段對監(jiān)督資料形成過程進行定期檢查，按照施工進度對相應的施工數(shù)據(jù)、需要形成監(jiān)督檔案的技術資料及時進行專項檢查，保障檔案形成的及時性、合理性;三是在竣工及投入使用階段，采取相應措施對工程檔案進行核查，落實好水利工程質量監(jiān)督檔案管理歸納工作，將資料按不同保存要求進行歸類、整理，保障各類信息的完整性和真實性。

由主管領導負責對監(jiān)督人員所報的檔案資料進行量化考核，并將考核結果進行匯總，作為監(jiān)督人員年底評先評優(yōu)的條件之一。這樣將監(jiān)督檔案資料管理融入獎懲機制，將會引起質量監(jiān)督人員的高度重視，明顯提高質量監(jiān)督檔案資料的質量。

2.3 檔案管理范疇新內容

為了改變工作作風，提高辦事效率，根據(jù)監(jiān)督管理工作需要，我們將把有關責任單位報審的工程情況，各參建單位的資質及人員資格證件、合同文件等資料的審核工作納入檔案管理范疇，這些資料往往一個工程有幾個標段，甚至十幾個標段，資料繁多。為此，檔案員的工作中增加了接收、初審、轉發(fā)、退還建設、施工單位報送的建設工程資料，并辦理有關登記簽字手續(xù)；監(jiān)督員自接到送審資料之日起3日內，必須將審核后的資料返還檔案室，否則視為積壓資料。這樣檔案工作將會有以下成效：一是提高辦事效率，理順工程報審資料的相互交接程序，避免因資料積壓而影響辦事時效；二是方便建設、施工單位，避免報送資料時因監(jiān)督人員在進行外業(yè)工作而導致資料無人接收的現(xiàn)象發(fā)生；三是統(tǒng)一對報送資料進行初審，發(fā)現(xiàn)重要資料缺項及時一次性告知有關單位，同時為辦事人員解答相關業(yè)務咨詢，減少監(jiān)督人員的工作量，優(yōu)化質量監(jiān)督服務；四是對質量監(jiān)督檔案的完整性、時效性、準確性起到了一定的控制和監(jiān)督作用。

2.4 網(wǎng)上辦公自動化

為了提高工作效率，按照辦公自動化的要求，我站實現(xiàn)了在站局域網(wǎng)上的信息傳輸，編制水利工程的竣工工程檔案目錄和工程傳遞單，質量監(jiān)督人員之間通過網(wǎng)絡進行傳遞，不僅提高了工作效率，而且減少了手工操作易出現(xiàn)的紕漏，從而保證了工作質量，同時也便于站領導和質量監(jiān)督人員在計算機上隨時查找有關資料，掌握質量監(jiān)督動態(tài)。目前，我們正在積極籌備，以進一步推動檔案管理向電子化管理方向發(fā)展。

2.5 提高管理人員的管理技能

掌握先進的信息技術和管理方法，不斷提高檔案管理質量和管理效率，是每位管理人員必須具備的管理技能。檔案管理部門應當針對不同的檔案管理系統(tǒng)定期對管理人員進行技術培訓。培訓內容應涵蓋工程管理的基本理論、計算機信息系統(tǒng)的操作技巧、檔案管理系統(tǒng)的升級維護等相關知識，擴寬管理人員的知識面并完善知識結構，不斷提高其技術能力。

3 結語

通過上述工作，檔案管理將從過去單一的檔案保管、查閱模式，發(fā)展成為現(xiàn)在融入到質量監(jiān)督業(yè)務工作的模式，充分體現(xiàn)檔案工作為質量監(jiān)督業(yè)務服務的總體要求。※