高校辦公室工作細(xì)節(jié)問(wèn)題芻議

雷 莉

(重慶文理學(xué)院，重慶 402160)

辦公室是學(xué)校及各二級(jí)單位的指揮中心、信息中心和協(xié)調(diào)服務(wù)中心，是承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系八方的樞紐，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的參謀部和信息部，是了解基層、聯(lián)系群眾的橋梁。學(xué)校各項(xiàng)工作能否高效有序的運(yùn)轉(zhuǎn)，領(lǐng)導(dǎo)決策能否得到很好、很快地落實(shí)，各方信息能否及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地得到匯集，辦公室起著關(guān)鍵性作用。

辦公室是一個(gè)政治性、原則性、從屬性很強(qiáng)的綜合機(jī)構(gòu)，也是一個(gè)組織紀(jì)律和機(jī)密程度要求很高的要害部門。在師生眼里，辦公室就是學(xué)校的代表、部門的代表，辦公室工作人員的一言一行，在某種程度上就代表著學(xué)校的形象、部門的形象，甚至是領(lǐng)導(dǎo)者的形象。這樣的工作性質(zhì)和地位，本身就要求我們自重、自省、自警、自勵(lì)，固守清貧，甘于奉獻(xiàn)，受得起委屈，耐得住磨練，真正做到“鞍前不越位，馬后不掉隊(duì)”。

辦公室的工作概括起來(lái)具有“繁、雜、忙”的特點(diǎn)，業(yè)務(wù)雜、頭緒多、事事俱細(xì)。師生的利益無(wú)小事，辦公室服務(wù)工作更是無(wú)小事，如值班、接待、會(huì)議安排、來(lái)信來(lái)訪、文件辦理、信息反饋等等，這些都是常規(guī)性工作，但稍有不慎，就會(huì)出現(xiàn)重大失誤，甚至給學(xué)校工作帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。這要求每位高校辦公室工作人員都要以高度的責(zé)任心一絲不茍地對(duì)待每項(xiàng)工作、每件事務(wù)和每一個(gè)細(xì)節(jié)，不能有半點(diǎn)的草率、疏忽和大意。

一、關(guān)注細(xì)節(jié)，是做好辦公室工作的關(guān)鍵

什么是細(xì)節(jié)?《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》中對(duì)細(xì)節(jié)的解釋是“細(xì)小的環(huán)節(jié)或情節(jié)”。可見細(xì)節(jié)就是事務(wù)的細(xì)微之處、細(xì)小的環(huán)節(jié)。就是將自己所經(jīng)手事情的每一個(gè)環(huán)節(jié)都弄清楚，力爭(zhēng)做細(xì)、做實(shí)、做深、做精。關(guān)于細(xì)節(jié)的重要性，是人類社會(huì)在許多慘痛教訓(xùn)中總結(jié)出來(lái)的。

中國(guó)古代有“千里之堤，潰于蟻穴”“差之毫厘，謬以千里”等的表述，強(qiáng)調(diào)的就是細(xì)節(jié)。古英格蘭有一著名的民謠:“少了一枚鐵釘，掉了一只馬掌，丟了一匹戰(zhàn)馬，敗了一場(chǎng)戰(zhàn)役，丟了一個(gè)國(guó)家。”這是發(fā)生在英國(guó)查理三世的故事，查理準(zhǔn)備與亨利伯爵決一死戰(zhàn)，讓馬夫找一個(gè)鐵匠給自己的戰(zhàn)馬釘馬掌，鐵匠釘?shù)降谒膫€(gè)馬掌時(shí)，差一個(gè)釘子，當(dāng)鐵匠要回去拿釘子時(shí)，馬夫著急沒(méi)有等就把馬牽走了。可就是因?yàn)槿绷藗€(gè)釘子，查理在戰(zhàn)場(chǎng)上和對(duì)方大戰(zhàn)時(shí)，一只馬掌掉了，查理被掀翻在地被抓，王國(guó)隨之易主。可見，百分之一的錯(cuò)誤導(dǎo)致了百分之百的失敗，一釘損一馬，一馬失社稷——細(xì)節(jié)決定興亡!

古代如此，現(xiàn)代猶然。1986年1月28日，美國(guó)“挑戰(zhàn)者”號(hào)航天飛機(jī)在第10次飛行時(shí)，在升空第73秒后，由于右側(cè)助推火箭密封裝置出現(xiàn)問(wèn)題，造成燃料外泄，航天飛機(jī)發(fā)生爆炸，7名航天員當(dāng)場(chǎng)遇難。2003年2月1日哥倫比亞號(hào)航天飛機(jī)爆炸(解體燃燒)，而失事的原因是外部燃料箱脫落的一塊絕熱泡沫碎片擊中左翼前緣，使熱防護(hù)層形成裂孔，航天飛機(jī)重返大氣層時(shí)超高溫氣體進(jìn)入機(jī)體造成爆炸，機(jī)上的7名宇航員全部遇難。正是由于對(duì)助推火箭密封裝置和外部燃料箱表面材料檢驗(yàn)這一細(xì)節(jié)的疏忽，而造成了慘劇的發(fā)生。

同樣，細(xì)節(jié)對(duì)于高校辦公室工作來(lái)說(shuō)也是非常重要的。比如一次會(huì)議，會(huì)場(chǎng)的布置、話筒音響的調(diào)試、座次的擺放、名字和職務(wù)的核對(duì)等等，都是非常細(xì)致的工作，稍不注意就會(huì)犯錯(cuò)，甚至是原則性的錯(cuò)誤。

筆者記得有一次學(xué)校接待一所兄弟高校。對(duì)方參會(huì)人員中有美術(shù)學(xué)院的院長(zhǎng)，學(xué)校也安排了本校美術(shù)學(xué)院的院長(zhǎng)進(jìn)行對(duì)等交流。在準(zhǔn)備座牌的時(shí)候，打印座牌的同志向筆者詢問(wèn)學(xué)校美術(shù)學(xué)院院長(zhǎng)名字中的詠有沒(méi)有口字旁，筆者記得他開會(huì)簽到的時(shí)候都是沒(méi)有用口字旁，所以就肯定的說(shuō)沒(méi)有。結(jié)果他參加交流的時(shí)候就說(shuō)把他的名字打錯(cuò)了，應(yīng)該是有口字旁的。

后來(lái)，筆者吸取了這個(gè)教訓(xùn)，在修改學(xué)校電話號(hào)碼表的時(shí)候，就特意查了美術(shù)學(xué)院的網(wǎng)頁(yè)，再給他本人打電話，確認(rèn)了他的名字，以免再次搞錯(cuò)。筆者還收到一封信封上是寄給學(xué)校校長(zhǎng)的信件，而校長(zhǎng)把信打開，內(nèi)容卻是寄給另外一所高校校長(zhǎng)的，不得不說(shuō)寄信的人太粗心了。

二、養(yǎng)成“三心”，時(shí)刻樹立工作細(xì)節(jié)意識(shí)

筆者認(rèn)為，高校辦公室工作人員只有在日常工作中樹立了責(zé)任心，做到細(xì)心和用心，才能從根本上做好本職工作，使工作“萬(wàn)無(wú)一失”。

一是責(zé)任心。高校辦公室工作人員一定要把責(zé)任放在首位，樹立責(zé)任感，把每一件事當(dāng)成一種使命去完成。做事不能漫步經(jīng)心、拖拖拉拉，要牢記辦公室的職責(zé)和作用，樹立大局意識(shí)。我們應(yīng)該樹立這樣的觀點(diǎn):凡是自己負(fù)責(zé)的工作，一定要讓別人滿意、讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓自己滿意;凡是自己經(jīng)手的事情，一定要體現(xiàn)自己的最好水平。要對(duì)自己所做的工作負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)、對(duì)他人負(fù)責(zé)。還要有政治責(zé)任，一定不能在原則性的問(wèn)題上犯錯(cuò)誤。要意識(shí)到自己的行為會(huì)影響整個(gè)辦公室的形象。

高校辦公室是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，每位成員都具有責(zé)任心非常重要。無(wú)論在什么時(shí)候、在什么地方，每一個(gè)人一定不能有事不關(guān)己、高高掛起的思想。有句俗語(yǔ)叫“互相補(bǔ)臺(tái)、全部上臺(tái)，互相拆臺(tái)、全部垮臺(tái)”，說(shuō)的就是團(tuán)隊(duì)意識(shí)的重要性。

筆者所在辦公室的團(tuán)結(jié)協(xié)作、補(bǔ)臺(tái)意識(shí)是全校公認(rèn)的發(fā)揮得很好的。就拿學(xué)校曾經(jīng)舉辦的一次重要活動(dòng)來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作是由筆者部門牽頭來(lái)做的，開籌備會(huì)的時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了分工，由辦公室一位同志負(fù)責(zé)聯(lián)系其他部門技術(shù)人員調(diào)試設(shè)備和向其他單位借調(diào)設(shè)備。

這項(xiàng)活動(dòng)舉行是在周日晚上，而硬件是最重要的，需要10臺(tái)筆記本電腦和兩套多媒體設(shè)備。該同志在接受任務(wù)的時(shí)候說(shuō)沒(méi)有問(wèn)題，而到了周五的上午，還有6臺(tái)筆記本電腦沒(méi)有落實(shí)，多媒體設(shè)備也只是聯(lián)系好了還沒(méi)有借，如果不在星期五借到，周末再向其他單位借肯定就不方便。知道這個(gè)情況后，筆者和其他同志趕緊分頭進(jìn)行，聯(lián)系其他單位借多媒體設(shè)備和電腦，終于在周五下午借好了所有的設(shè)備。如果大家不管，都覺(jué)得是他個(gè)人的任務(wù)應(yīng)該由他自己來(lái)完成，那么有可能到了周五下午，設(shè)備還沒(méi)有到位，設(shè)備調(diào)試也就完成不了，就會(huì)直接影響到活動(dòng)的進(jìn)行。

二是細(xì)心。辦公室工作無(wú)小事。作為高校辦公室工作人員，任何工作都必須非常細(xì)心。例如，校對(duì)文件要細(xì)心，打接電話也要注意場(chǎng)合。筆者部門領(lǐng)導(dǎo)曾在部門政治學(xué)習(xí)的時(shí)候整頓過(guò)會(huì)議紀(jì)律，批評(píng)在會(huì)場(chǎng)打電話的事，因?yàn)樵跁?huì)場(chǎng)打電話既是不遵守組織紀(jì)律的表現(xiàn)，也是對(duì)會(huì)議主持人員的不尊重。這種事情曾經(jīng)在筆者身上發(fā)生過(guò)，每次學(xué)習(xí)或開會(huì)時(shí)，筆者都習(xí)慣把辦公室的電話呼叫轉(zhuǎn)移到自己手機(jī)上。由于認(rèn)為是辦公室的電話，是公事，開會(huì)經(jīng)常出去接電話多了不太好，因此就直接在會(huì)場(chǎng)接了，有時(shí)接電話的聲音大了點(diǎn)，自己也沒(méi)注意。這雖然是小事，但是違反了會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，影響了整個(gè)會(huì)議就成了大事。

三是用心。用心是做好任何工作的前提。學(xué)校辦公室經(jīng)常面對(duì)的都是看似瑣碎、簡(jiǎn)單的事情，卻最容易忽略細(xì)節(jié)上的問(wèn)題。要做好細(xì)節(jié)，就一定要用心思考、用心觀察、用心工作，才能發(fā)現(xiàn)一些細(xì)小的問(wèn)題，做到不忽視工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，不放過(guò)每一個(gè)工作的“死角”，才能把工作真正做好。比如，在會(huì)議室管理上，筆者一直是小會(huì)提前半個(gè)小時(shí)開會(huì)議室，大會(huì)提前一個(gè)小時(shí)開會(huì)議室。夏天注意提前開空調(diào)。雖然這看似很平凡的事，但是筆者認(rèn)為把平凡的事情做好了就是不平凡，因?yàn)閰⒓訒?huì)議的人可以從這些小事上體會(huì)到管理人員的用心。

三、做好“三辦”，在日常工作中體現(xiàn)細(xì)節(jié)

在辦公室工作中，細(xì)節(jié)主要體現(xiàn)在辦文、辦會(huì)、辦事上。

細(xì)節(jié)首先體現(xiàn)在辦文上。以前學(xué)校的文件印好后經(jīng)常會(huì)有一些小問(wèn)題，比如文號(hào)、成文日期、印發(fā)日期或主送機(jī)關(guān)有錯(cuò)，這是因?yàn)樽鑫挠」ぷ鞯耐居行┐中模鴶M稿單位在校對(duì)文件時(shí)往往只會(huì)校對(duì)正文的內(nèi)容而不會(huì)注意這些小的細(xì)節(jié)，校對(duì)完后就直接給了文印員，中間沒(méi)有人把關(guān)，后來(lái)筆者就多安排了一道程序，在擬稿單位校對(duì)文件后，綜合科的同志再看一遍，特別注意檢查容易出錯(cuò)的幾個(gè)地方，這樣做了以后，文件的出錯(cuò)率就大大下降了。

細(xì)節(jié)還體現(xiàn)在辦會(huì)上。說(shuō)到辦會(huì)，很多細(xì)節(jié)需要我們注意。比如在重要會(huì)議接待時(shí)應(yīng)檢查周圍環(huán)境的衛(wèi)生狀況，提醒保潔人員保持地面干燥，防止開會(huì)人員踩滑摔跤;會(huì)議室里準(zhǔn)備紙巾、茶水、便簽紙、筆等，另外還要注意一些細(xì)微環(huán)節(jié)。

筆者記得有一年學(xué)校在召開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部考核大會(huì)時(shí)，學(xué)校黨委書記既要代表班子匯報(bào)，也要匯報(bào)本人工作，時(shí)間較長(zhǎng)，當(dāng)時(shí)他有些感冒，匯報(bào)一會(huì)就咳嗽，如果報(bào)告席上有茶水，他就可以喝點(diǎn)水潤(rùn)潤(rùn)嗓子，可是卻沒(méi)人準(zhǔn)備，雖然這個(gè)會(huì)場(chǎng)不是由筆者所在學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)的，但是筆者還是覺(jué)得自己也有疏忽，應(yīng)該提醒負(fù)責(zé)的部門。以后再遇到類似的會(huì)議，筆者都會(huì)注意報(bào)告席上有沒(méi)有放杯熱水。

細(xì)節(jié)也體現(xiàn)在辦事上。這主要體現(xiàn)在如下4個(gè)方面:一是“小事要辦好”。小事往往關(guān)乎大局。辦公室工作中，小到接一個(gè)電話，語(yǔ)調(diào)、態(tài)度都代表著學(xué)校的公眾形象;擬一篇文稿，格式、語(yǔ)言都體現(xiàn)著工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平;搞一次接待，衣著、布置都反映著學(xué)校的管理水平。因此，對(duì)任何經(jīng)辦工作，都要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，一絲不茍，絕不能來(lái)半點(diǎn)敷衍，有絲毫大意。

二是“大事要辦細(xì)”。細(xì)節(jié)每每決定成敗。越是處理重大事項(xiàng)，越要更加注重細(xì)節(jié)。如在舉辦重大會(huì)議活動(dòng)、開展重要來(lái)訪接待，起草核心文書材料時(shí)，必須要求嚴(yán)之又嚴(yán)，思考細(xì)之又細(xì)，辦理精之又精，絕不能有任何疏漏，出任何差錯(cuò)。如此，方能圓滿完成學(xué)校的重大任務(wù)，體現(xiàn)學(xué)校綜合管理水平。

三是“急事要辦穩(wěn)”。每遇緊急情況或突發(fā)事件，要嚴(yán)格按照工作流程和應(yīng)急預(yù)案，迅速聯(lián)系相關(guān)職能部門，準(zhǔn)確掌握事態(tài)發(fā)展近況，及時(shí)匯報(bào)相關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，做到反應(yīng)敏捷、考慮周全、協(xié)調(diào)有力，處置得當(dāng)，絕不能慌不擇路，甚至未經(jīng)調(diào)查核實(shí)就向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，不加請(qǐng)示報(bào)告就擅自作出決定。

四是“要事要辦快”。對(duì)于重要事項(xiàng)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的重要工作，要分清輕重緩急，理清先后順序，爭(zhēng)分奪秒，特事特辦，注重效率，操作規(guī)范;要在日常工作中處處留心，養(yǎng)成多視角觀察問(wèn)題、深層次分析問(wèn)題、創(chuàng)新性解決問(wèn)題的良好思維和工作習(xí)慣，務(wù)求達(dá)到最佳的工作效果。

另外，細(xì)節(jié)還體現(xiàn)在穿著上，不同的場(chǎng)合有相應(yīng)的穿著搭配。對(duì)于穿著其實(shí)筆者平時(shí)都很注意，因?yàn)榇碇k公室的形象，所以從不穿很休閑的衣服。記得有一次筆者周末買了件碎花休閑襯衣，配了條白色的腰帶。后來(lái)筆者便穿了它去上班，起初心里感覺(jué)還不錯(cuò)，可到校領(lǐng)導(dǎo)辦公室發(fā)材料時(shí)，卻被很注重細(xì)節(jié)的校長(zhǎng)叫住了。他告訴筆者，那件襯衣配上白色的腰帶看著特別醒目，不是很合適，并建議筆者趕緊換下來(lái)。后來(lái)，筆者就更加注意上班的穿著了。

總之，細(xì)節(jié)無(wú)時(shí)不有，無(wú)處不在。要把細(xì)節(jié)做得更好，還要注意不斷學(xué)習(xí)，進(jìn)行調(diào)研，要時(shí)常反思自己的工作，善于總結(jié)，才有提高。當(dāng)然，注重細(xì)節(jié)、關(guān)注細(xì)節(jié)、做好細(xì)節(jié)，并不是把心思和精力都放到細(xì)枝末節(jié)、瑣碎小事上，而是要把大處著眼與小處著手有機(jī)結(jié)合起來(lái)，樹立嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精、一絲不茍的工作作風(fēng)，確保做好工作，從而真正提升辦公室的服務(wù)水平。

［1］ 李外流，賀小華，肖池平．論高校辦公室細(xì)節(jié)管理［J］．秘書之友，2008(5)．

［2］ 張雅君．試論高校的細(xì)節(jié)管理及其制度化［J］．世紀(jì)橋，2006(9)．

［3］ 羅高利．細(xì)節(jié)無(wú)處不在［J］．秘書工作，2013(7)．

［4］ 蔡建軍．小細(xì)節(jié)，大機(jī)遇［J］．當(dāng)代兵團(tuán)，2013(15)．