試論如何有效推進(jìn)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)

久其軟件

一、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)遇到的問題

隨著財(cái)政部《關(guān)于全面推進(jìn)管理會計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》的出臺，各個單位的財(cái)務(wù)人員又將面臨新的挑戰(zhàn)，如何能夠做好管理會計(jì)的體系建設(shè)，《意見》中也給出了部分建議，其中，推進(jìn)面向管理會計(jì)的信息系統(tǒng)建設(shè) 是一項(xiàng)具體的要求。目前，有眾多行政事業(yè)單位開始建設(shè)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢，結(jié)合管理需要、會計(jì)要求，靈活運(yùn)用管理會計(jì)工具方法，加快會計(jì)職能從重核算向重管理決策的拓展。但在建設(shè)過程中，有部分單位遇到了一些問題，系統(tǒng)建設(shè)遇到瓶頸，影響了管理會計(jì)體系的進(jìn)一步深化，大體上出現(xiàn)了以下幾方面的問題。

1.管理流程不到位

很多單位在進(jìn)行信息化建設(shè)時，過于依賴成熟的軟件規(guī)范現(xiàn)有管理流程，殊不知任何的管理系統(tǒng)都是建立在一套固定的管理制度之上，沒有明確的管理制度，信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)就是空中樓閣，無法落地。報(bào)銷人員在使用系統(tǒng)時，并不十分清楚系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則，操作困難。待系統(tǒng)運(yùn)行一段時期后，必將積累出大量的修改意見，信息化建設(shè)就陷入了修改、完善、再修改、再完善的循環(huán)之中，系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)展緩慢。這是典型的信息化建設(shè)失敗模式之一。

2.單據(jù)設(shè)計(jì)不合理

單位在將紙質(zhì)單據(jù)轉(zhuǎn)化為電子單據(jù)的信息化建設(shè)過程時，往往忽略了報(bào)銷單據(jù)的設(shè)計(jì)，僅僅是將傳統(tǒng)的報(bào)銷單據(jù)上所包含的信息在系統(tǒng)中進(jìn)行展現(xiàn)。這種設(shè)計(jì)模式經(jīng)常會導(dǎo)致紙質(zhì)單據(jù)中可隨意備注的信息，在系統(tǒng)中無處錄入，例如支出類別、支出方式、預(yù)算代碼等等，系統(tǒng)中將會丟失眾多有效的數(shù)據(jù)，而財(cái)務(wù)人員還需要單獨(dú)在系統(tǒng)外進(jìn)行信息的記錄，不但增加了工作量，還容易出現(xiàn)錯誤。

3.操作設(shè)計(jì)不簡潔

這類問題可以看一項(xiàng)具體的案例。某單位要上一套網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，一個普通人員在進(jìn)行報(bào)銷時遇到的問題如下：

上系統(tǒng)前：小張要報(bào)銷一筆費(fèi)用，他就會找到對應(yīng)的單據(jù)，按照樣例填寫完成后，交給領(lǐng)導(dǎo)簽字，根據(jù)管理要求，逐級進(jìn)行簽字，之后到財(cái)務(wù)報(bào)銷，完成報(bào)銷工作。

上系統(tǒng)后：小張需要登錄系統(tǒng)，填寫用戶名、密碼，點(diǎn)擊報(bào)銷管理，找到相應(yīng)單據(jù)，由于不熟悉，可能需要點(diǎn)開各個單據(jù)來選擇合適的報(bào)銷單據(jù)，在填寫報(bào)銷單據(jù)時，需要鍵入報(bào)銷事項(xiàng)、報(bào)銷人員、所屬部門、所屬預(yù)算信息等，如果不小心忘記點(diǎn)擊保存，則所有工作還需要重新進(jìn)行一遍，即使點(diǎn)擊保存，也會遇到提示某某填寫有誤，有可能忘記點(diǎn)擊 提交 按鈕，則該單據(jù)無法進(jìn)入到流程中，更別提提高工作效率了。

系統(tǒng)的建設(shè)不僅沒有提高報(bào)銷效率，還大大的增加了使用人員的填寫時間，這樣的項(xiàng)目必將失敗。

4.外延擴(kuò)展不全面

建設(shè)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)人員僅僅是完成了流程化管理，然而，各個業(yè)務(wù)部門仍然不知道預(yù)算的執(zhí)行情況，仍然需要大量的現(xiàn)金進(jìn)行支付，錄入的憑證信息往往與業(yè)務(wù)端數(shù)據(jù)不符，領(lǐng)導(dǎo)需要資金使用情況的報(bào)表時，財(cái)務(wù)人員也無法進(jìn)行快速的反饋。

二、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)

在久其公司實(shí)施的眾多網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)項(xiàng)目中，就有較好的解決了這些問題。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)是基于北京久其軟件股份有限公司自有知識產(chǎn)權(quán)的信息化開發(fā)平臺，融合單位的財(cái)務(wù)管理制度要求，以方便快捷有效為建設(shè)目標(biāo)，以資金管理為主線，利用互聯(lián)網(wǎng)和銀企互聯(lián)技術(shù)拓展的一項(xiàng)新的報(bào)銷模式，主要實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷人員無需在財(cái)務(wù)處現(xiàn)場等候，即可完成報(bào)銷單據(jù)的填寫、領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)確認(rèn)等工作。

系統(tǒng)實(shí)施后，報(bào)銷人員只需將整理好的票據(jù)和填寫完整的報(bào)銷匯總單交給審核人員，辦理交接手續(xù)后即可離開。財(cái)務(wù)審核人員將在工作日內(nèi)完成報(bào)銷業(yè)務(wù)的處理工作，報(bào)銷款項(xiàng)將直接劃入商家或個人賬戶。

1.信息化制度與信息系統(tǒng)緊密結(jié)合

信息化系統(tǒng)與管理制度二者密不可分，管理制度先行，信息化系統(tǒng)是將管理制度更好的實(shí)施，并促進(jìn)管理制度的落實(shí)。因此，單位的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行信息化建設(shè)之前，確定詳細(xì)的報(bào)銷制度，包括業(yè)務(wù)種類、單據(jù)種類、填寫要求、審批流程、審批權(quán)限等，并且確保所有使用人員了解報(bào)銷管理體系。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，將管理制度真正的融入到系統(tǒng)中，讓系統(tǒng)成為單位財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度最好的體現(xiàn)，所有的系統(tǒng)控制點(diǎn)均符合單位財(cái)務(wù)管理制度的要求，流程設(shè)置也能夠按照管理制度進(jìn)行規(guī)劃。充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行審批的控制及流程的流轉(zhuǎn)，并通過待辦事項(xiàng)等方式，提醒相關(guān)人員，提高整體的辦公效率。

在建設(shè)過程中，管理流程也出現(xiàn)了一定的變化，由于選擇了平臺化開發(fā)的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)可以快速的響應(yīng)管理要求的變化，對于單據(jù)樣式、流轉(zhuǎn)信息等進(jìn)行快速調(diào)整，使系統(tǒng)適應(yīng)新的管理要求，為使用者提供一個更加方便、靈活的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)。

2.全面完善報(bào)銷單據(jù)所含信息

在進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)時，久其公司通過對歷史單據(jù)的梳理，發(fā)現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員常用的五項(xiàng)信息，并且在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時，按照字段的含義及業(yè)務(wù)要求，將其分布在單據(jù)的相應(yīng)位置，財(cái)務(wù)人員在接到電子報(bào)銷單據(jù)時，將相關(guān)信息錄入到對應(yīng)的單據(jù)字段中，確保信息的完整，提高了數(shù)據(jù)的使用效率。

3.根據(jù)操作習(xí)慣對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化

系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時，充分考慮使用人員的操作習(xí)慣，梳理每個字段的含義及取數(shù)規(guī)則，確保系統(tǒng)能夠自動賦值的字段，就絕不需要選擇；能夠選擇錄入的，也絕不用手工填寫。對單據(jù)中的各個字段項(xiàng)都有有明確的提示，填寫什么，如何填寫，是否必填等；退出填寫時會自動提醒是否保存或者是否要提交等信息。經(jīng)過久其公司多年來的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，一般情況下，一張報(bào)銷單據(jù)只需要選擇一個報(bào)銷事項(xiàng)，填寫一個金額就完成單據(jù)的填寫任務(wù)，其他字段信息都基本能夠由系統(tǒng)完成，這樣大大的提高辦公效率，為使用者帶來了便利。

4.豐富的系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)可以與財(cái)務(wù)軟件、預(yù)算管理、銀企直連等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無縫對接，并且提供貼心地操作服務(wù)。 與預(yù)算管理結(jié)合，從中提取預(yù)算指標(biāo)數(shù)據(jù)，在進(jìn)行報(bào)銷時，可實(shí)時控制預(yù)算的使用情況； 通過銀企直聯(lián)的接口，可以將報(bào)銷的金額直接通過銀行轉(zhuǎn)入到報(bào)銷人員的卡中； 報(bào)銷結(jié)果直接生成財(cái)務(wù)憑證信息，大大的簡化了財(cái)務(wù)人員的工作，并且提高了憑證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度； 分析預(yù)算執(zhí)行情況、資金使用情況，有效提高資金使用效率，并且為下一年的預(yù)算編制提供支持。

系統(tǒng)的成功實(shí)施，起到了改善工作環(huán)境、提升服務(wù)質(zhì)量、提高工作效率的作用。信息平臺上業(yè)務(wù)流程規(guī)范清晰，一看就懂；辦理說明細(xì)致，一填就行；辦理過程快捷方便，一辦就好，獲得了使用人員的一致好評。