試論信息化背景下高校教學檔案管理存在的問題及對策

◆徐長忠 李慧鵬 羅獻習

(石家莊鐵道大學四方學院)

21 世紀，全球已快步進入信息化時代，信息與資源正面臨著新的變革，從某種程度上來講，信息資源的開發以及利用水平，已成為衡量一個國家與地區信息現代化的重要指標之一。作為我國高等教育信息資源的重要載體之一的高校教學檔案，其開發與利用水平不僅關系著高等院校檔案信息與資源的管理水平，更是促進教學水平與資源共享的重要舉措。因而，信息時代，發揮高校教學檔案信息資源優勢，充分運用互聯網與信息技術，創新工作模式，不斷提升高校教學檔案信息管理的水平。一方面，充分滿足高等教育中對教學檔案的多元化需求;另一方面，正確定位高校教學檔案在社會發展及高等教育中的功能與地位，促進我國檔案管理以及高等教育的可持續發展。

一、信息化背景之下高校教學檔案管理的功能定位

1.高校教學檔案管理的功能定位

以住，我們將高校檔案管理的功能主要定位于通過對高校檔案信息的保存及積累來實現教學信息服務的延伸，也就是說檔案的保管與積累，提供檔案信息服務是其主要功能。在互聯網以及信息技術高速發展的今天，顯然傳統的功能定位已無法發揮檔案管理的資源優勢，更無法滿足高校教學工作的多元化需求。因此，除對教學檔案收集與管理、信息存儲、信息服務這些基本功能之外，高校檔案管理還應以互聯網及信息技術為平臺，不斷拓展其功能，為高等教育及社會發揮更大的作用。

2.拓展檔案載體及服務功能

傳統化的高校對教學檔案的收集多以紙質為主，隨著互聯網與信息技術發展，我國各大高校檔案存儲載體逐步趨向多元化，現階段高校檔案的載體除紙質外，還磁盤、光盤、縮微膠片等，實現了紙質檔案與電子檔案的雙套歸檔模式，無疑為高校檔案管理信息化建設提供了有力的支撐。鑒于此，一方面，當前高校應依托于計算機與互聯網不斷拓展服務功能，逐步推進教學檔案信息服務的網絡化建設步伐，為教職工提供更具有個性化、特色化的信息服務;另一方面，以積累的大量的電子文件為切入點，基于文檔一體化管理模式，逐步推進實體與信息并存的方式來擴充教學檔案管理，進而通過網絡等手段滿足不同檔案利用者的需求，充分有效地實現教學檔案信息資源的共享。

二、信息化背景下高校教學檔案管理工作中存在的問題

1.信息化建設力度仍較薄弱

現階段高校對于檔案網絡信息化建設的意識還比較薄弱，網絡信息化建設的理論體系尚未形成，國內學者對于高校檔案網絡信息建設的研究理論空洞，沒有創新意識，缺乏相關的具體實施方案與依據。

2.缺乏人才建設

信息化背景下高校檔案管理者除了檔案必備的檔案管理學知識外，還必須掌握一定的互聯網、信息技術、數據庫等方面的相關理論知識，而當前很顯然，高校在此方面的專業人才十分匱乏，無疑是阻礙高校檔案信息化建設的重要問題。

3.信息服務技術滯后

一方面，互聯網與信息技術成為構建高校教學檔案信息化的重要載體與支撐，互聯網與信息技術可以實現檔案信息與資源不受地域限制，當前我國的互聯網技術發展仍處于初步階段，尤其是網絡安全問題，成為制約檔案館信息服務技術發展的主要瓶頸之一。

另一方面，我國目前尚未制定出檔案網絡化管理的標準，高校在網絡信息化建設中均是邊摸索邊完善，雖然出臺一些關于電子文件標準、多媒體信息、數字檔案標準等，但這些標準不全面、亦未形成規范，對高校檔案網絡化建設存在較大影響。

三、信息化背景下高校教育檔案管理的對策

1.豐富檔案管理內容，開展電子檔案館際互借服務

一方面，應開發制作高校檔案網站主頁以及維護的能力，運用專業的方式及能力，對教學檔案信息以及網絡資源分門別類，然后進一步挖掘其潛在價值，并建立相關的超鏈接在網頁上以供用戶查閱。

另一方面，由于因特網具有無時間限制無地域限制等特點，為高校資源的流通提供了便利條件，高校檔案管理應樹立無限大、超級全面的發展理念，規劃共建共享的未來藍圖，創建區域性信息共享的網絡化平臺，實現成員館之間資源的優勢互補、資源共享。

2.設施設備的投入與建設

高校教學檔案的網絡化信息建設得以普及與推廣的前提是必須有完備的基礎設施與設備。因而，高校應根據網絡信息管理要求，強化相應的基礎硬件設施建設，如計算機網絡設備、相關的軟件設施、服務器、檔案存儲與記錄設備等等;同時構建滿足檔案信息管理所需要的綜合性管理平臺與網絡構架，有效提升高校檔案網絡管理水平，充分滿足各類用戶群的需求。

3.加強相應的人力資源建設

高校檔案的網絡信息化建設是基于高科技的一項服務，因而需要一批即具備檔案管理學知識，又具備信息技術、數據庫、互聯網知識等的綜合性專業人才，因而，高校在推行檔案網絡信息化管理的同時，必須注重相關人才的培養與引進，進而確保檔案管理水平的有效提升。

四、結語

信息技術高速發展的今天，信息資源所發揮的意義不僅是個人發展的需求，教學檔案做為高校教學成果的重要載體，應努力探索聯合化的發展模式，基于橫向與縱向兩個層面擴展其服務功能，形成信息與資源高度共享的局面，進而推動高校教學檔案管理的信息化建設。

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