高職院校數字迎新系統的設計和開發

劉彬

（天津輕工職業技術學院，中國 天津300350）

0 引言

數字迎新系統是高校數字化校園的重要組成部分，也是展示學校組織管理水平和管理效率的一個重要平臺。但是相對本科院校，高職院校的招生錄取和報到有自己的特點，如錄取批次晚、報到率低，由此帶來的一系列問題，不僅降低了新生報到現場的效率，也為后期的管理帶來了諸多麻煩和不便，主要表現在：

1）工作滯后。錄取批次晚，使學校沒有充足的時間提前制作銀行卡，大部分新生排隊現場繳費，嚴重影響報到效率；報到率低，使學校無法提前制作諸如一卡通、借閱證等證件，報到后再制作證件，影響了學生的及時使用。

2）流程復雜。家長與新生常常跑冤枉路，漏辦、錯辦等現象時有出現，新生需要花費相當多的時間和精力才能辦妥所有手續，而且出錯率高，工作效率低。

3）信息分散。各部門采集的新生信息相對獨立，彼此信息溝通不暢，數據不能共享、不對應，不能追蹤每個新生報到辦理進度及匯總整體數據，影響了學校的整體決策和后續工作的安排。

4）資源浪費。學校已有的財務、圖書借閱、教學管理等管理系統相對獨立，后期各部門制作各種證件、進行學籍注冊、費用管理等工作重復采集信息，造成大量的人力、物力的浪費。

因此，筆者整合所在學院現有資源，開發一套基于PHP+MySQL技術的數字迎新系統，充分考慮學校現有條件和實際需求，將新生的信息高度統一和集中，建立方便的數據接口和導入、導出方式，有效的與各部門現有的各管理系統對接，節約成本，提高效率，提升整體管理服務水平。

1 系統的設計

1.1 系統開發技術

本系統采用PHP+MySQL技術實現客戶端和服務器端的動態交互和具體功能的實現。PHP+MySQL是目前最為成熟、穩定、安全的企業級WEB開發技術，其成熟的架構、穩定的性能、嵌入式開發方式、簡潔的語法、較高的安全性，使得系統能迅速開發、穩定應用。

1.2 系統整體構思

系統的整體構思是以新生報到的時間順序為主線，主要分為前期準備子系統、現場報到子系統、數據統計和維護子系統三個部分，賦予登錄用戶不同的權限，為新生/家長、各部門、各管理層等提供不同的應用功能。系統要兼顧各管理部門需求的學生數據，與各部門現在使用的管理系統實現較好的數據共享和對接。

2 系統主要功能模塊

2.1 前期準備子系統

前期準備工作主要是對全國高招錄取信息進行處理轉換，將相應字段代碼轉換為對應的文字解釋，添加需要的字段值，如所在院系等。財務部門設定收費標準，把部分通過銀行卡繳費后代扣成功的信息導入相應的字段中，建立錄取新生的基礎數據表，并導入數據庫后臺。

2.2 現場報到子系統

現場報到時主要采用條形碼數字識別技術，來獲取、采集新生對應的標識號，有效的防止誤操作，節省現場報到時人工查找時間，提高工作效率。按照現場報到的流程，各模塊的主要功能為：

1）招生部門信息采集：通過掃描錄取通知書上的條形碼（考生號），查找到新生并讓后臺自動添加報到信息，輸出帶唯一識別條形碼的“報到信息表”，新生帶此表轉入下一流程。

2）財務部門數據采集：需現場繳費的新生辦理繳費后，財務部門掃描“報到信息表”條形碼自動添加該生的繳費信息；已經通過銀行卡代扣的直接轉入下一流程。

3）后勤部門數據采集：掃描“報到信息表”條形碼找到新生信息，添加“一卡通”（帶唯一標示條形碼）信息到該生的相應字段，新生可以即時領取“一卡通”用于用餐、借閱圖書、出入門禁等，一卡多用，有效解決了以前新生報到后不能及時借閱圖書，重復填寫信息制作證件等問題，提高效率，節約人力物力。

4）系部數據采集：主要是核對新生信息、分班。根據專業人數、報到人數、省份、性別等信息提前設置分班原則，采集新生信息后，進行隨機性自動分班，也可實現人工調整。

5）宿舍分配：分配宿舍以班級為單位，對住宿學生信息表進行散列排序，自動分配宿舍號，也可以按照實際需求進行人工調整。此模塊也能實現后期的日常管理，能直觀體現各樓層、宿舍的住宿情況，并與門禁系統對接，實時顯示出入、住宿情況。

2.3 數據統計與維護子系統

1）新生報到情況統計：能實時統計已經報到新生的人數，可以分省份、分專業分類匯總；能實時跟蹤每個新生的報到狀態，是否完成全部流程，未完成哪些流程等信息，便于學校掌握最新情況。

2）學籍信息核對：此平臺的新生數據，可面向學生通過網絡核對個人信息，便于學籍管理部門直接導出數據，對接上級教委部門學籍注冊平臺。

3）數據維護和導出：可導出相關學生數據，與圖書館、后勤、財務、教務等相關部門的局域網或單機版的管理系統對接，直接使用相關字段，實現相應功能。

系統后臺管理還實現了用戶（管理員、輔導員、學生）信息管理和權限設置、班級管理、學生數據批量上傳、批量設置和下載、生成報表等功能。

3 關鍵技術的實現

3.1 數據批量上傳

新生的初始數據一般是MSExcel表，需要定期完成Excel表數據批量導入MySQL數據庫的操作。本系統使用PHP-ExcelReader解決此問題，同時考慮了Excel編碼用的是gb2312，要把它轉換成utf-8編碼，并注意防止輸入的中文數據出現亂碼，實現的關鍵語句分別為：$data_temp[$j]=iconv('gb2312','utf-8',$data-＞sheets[0]['cells'][$i][$j]);和$query="insert into stuinfo(id,name,ksh)values ('$data_temp[1]','$data_temp[2]','$data_temp[3]')";mysql_query("set names utf8")。

3.2 新生相片的顯示方式

新生個人相片的初始數據是招生部門提供的新生報考時提交的.jpg或.gif格式圖片文件，名稱是學生的考生號。應用時直接將所有照片文件夾上傳后臺指定路徑，系統直接讀取考生號，獲取相應路徑下＜考生號＞.jpg或.gif的方式來獲取，比較簡單方便。在新生報到時，也可以現場照片，借用新生數據庫中的相應考生號字段存為電子圖片，上傳指定路徑，也解決部分考生沒有照片的問題。

4 成效

該系統在實踐應用中，應用了條形碼采集技術，硬件投入很少，但大大提高了新生現場報到的效率，新生報到的數據能通過網絡準確、快速的記錄到統一的數據庫中，實時顯示全校新生的報到進度和各項統計數據，為學校的決策和工作安排提供了科學的依據。通過此系統也就能最大發揮學生手中“一卡通”的功能，實現了用餐、借閱、出入等日常活動的一卡多用效果，節約費用，提升效率。同時，新生報到后的數據可以對接到各部門的管理系統中，避免了重復工作和數據的錯誤，發揮了積極作用。 S

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