芻議畢業生人事檔案管理工作

徐 斌

（十堰市人才交流中心，湖北 十堰442000）

畢業生人事檔案是大中專生畢業后，在學籍檔案中放入報道證，由學校將檔案移交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構，這時的學籍檔案就正式成為人事檔案,是畢業生個人信息的重要載體，它全面、準確地記載著畢業生的經歷、思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業生綜合素質的最重要依據。因此，管理好畢業生人事檔案，對于人才資源開發乃至經濟發展都是十分重要的。

1 畢業生檔案管理工作存在的問題

畢業生人事檔案雖然重要，但是從目前大多數地方畢業生人事檔案管理工作來看，都存在著一定的問題。

1.1 畢業生對人事檔案不夠重視

隨著社會主義市場經濟體制的建立和人才流動等外部環境的逐步寬松，特別是組織人事政審工作相對減少，一些畢業生就認為人事檔案的作用不大了。卻不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升等均要以檔案材料為依據。

1.2 檔案管理手段相對落后

地方檔案管理仍以傳統的手工操作為主，整檔工序復雜，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量簡單重復的勞動，檔案管理人員沒有時間和精力考慮內在信息。即使利用計算機管理，也僅限于名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，沒從根本上改變手工操作運轉慢、利用率低、效率低下等問題。

1.3 檔案管理工作不規范

管理檔案的部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則和工作制度，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是編號入庫了事，這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂、檔案材料遺失等問題。

2 解決辦法和措施

2.1 提高對畢業生人事檔案管理工作重要性的認識，建立和高校的溝通協調機制和信息聯動機制

加強宣傳力度，要大力宣傳《檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》、《干部人事檔案管理條例》等相關人事檔案法律法規，讓高校畢業生檔案管理機構明確管檔職責、檔案管理原則、檔案整理及轉遞規定等，提高業務水平，增強責任心，并在實際工作中切實規范操作。

2.2 加大人事代理工作力度，徹底解除畢業生的后顧之憂

一是要不斷完善人事代理的內容。要適應存檔個人的多種需求，如辦理轉正定級、確認干部身份、參加各類考試資格審查、專業技術職稱評審、出國政審、社會保險繳納、組織關系管理、戶籍掛靠等一系列社會化的人事人才服務。二是要逐步擴大人事代理的范圍。在繼續做好“個人代理”的基礎上，積極向各高校聯系，宣傳人事代理政策，制定畢業生人事代理的優惠政策，對畢業生實行以學校為單位的“集體代理”。

2.3 加大對畢業生人事檔案托管機構的審查清理力度

要營造畢業生人事檔案托管的良好環境，保障廣大畢業生人事檔案的合法權益。要加強立法，用法律法規凈化檔案托管環境；加強市場監管，嚴格禁止私自保管檔案，嚴肅查處非法保管檔案的行為，堅決取締違法中介機構；定期開展清理整頓工作，,堅決打擊人事檔案管理違規行為，堅決打擊損害存檔人員合法權益的行為，努力營造運行規范、恪守誠信的市場環境。

2.4 加強對畢業生人事檔案的規范化管理，做到人事檔案管理的各個環節科學規范

一要對接收到的畢業生檔案應重新整理，按照《干部檔案管理條例》重新分類、編寫目錄、裝訂成冊。二要加強收集工作，完善檔案內容。創新檔案材料的收集整理機制，注意收集能體現其近期經歷，職業資格、業績能力、誠信記錄、單位考核等材料充實檔案內容，提高檔案的價值。三是實行專門統一管理，建立專門的畢業生人事檔案庫，開發多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學、規范的管理。

2.5 創新人事檔案管理模式，實現現代化管理

要增強創新意識，在檔案整理過程中更新工作手段。要利用各種方式，積極與代理單位和個人取得聯系，督促其補充檔案材料，延續托管關系。加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。要利用計算機方便檔案信息錄入和查找，加強檔案網絡信息化建設，方便廣大代理人員遠程查找、查詢和咨詢，提供網上辦公服務，實現人事檔案保存數字化、管理信息化、服務網絡化。

2.6 加大畢業生人事檔案信息資源的開發與利用，建立人才儲備庫

通過對畢業生人事檔案的整理，選出其中可反映畢業生知識水平、實踐能力等方面的信息，輸入到計算機，并建立以姓名、年齡、學歷、專業等為標題的多種檢索方式，建立專門的畢業生人事檔案信息資源庫，作為政府的人才儲備庫。S

［1］劉淑杰.對加強高校干部人事檔案管理工作的思考[J].決策探索,2007-03-28.

［2］董毓貴.淺談醫院人事檔案代理制度存在的問題及其對策[J].淮海醫藥,2000,08,23(04).