試述檔案工作標準化

張 珊

（河南大學出版社，河南 開封475001）

所謂檔案工作標準化，是指在檔案工作領域內，由檔案事業主管機關，或會同標準化主管機關以及各有關部門共同協商對檔案工作的管理、原則、方法、質量、概念、設施等，制訂出科學的、統一的規則和技術規范，并予以貫徹執行，進而修訂的全部活動過程。總括地講，就是科學地制訂、貫徹、修訂各項標淮，使檔案工作逐步走向規范化、統一化的工作。

1 檔案工作標準化的意義

1）標準化是實現檔案工作現代化的基礎。檔案工作現代化是建立在先進技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上，要求各檔案局、館、室之間和局、館、室內部各部門之間，各業務工作環節之間，既有嚴密分工，又有密切合作。檔案事業這樣一個復雜的系統，單靠行政手段去安排是不夠的，必須在技術上使工作活動保持高度的統一和協調一致。

標淮化是通過制訂和貫徹各種標準，使分工合作有了統一的科學的準則和依據，是不可缺少的技術紐帶。從技術上把各部門、各業務環節有機地聯系起來，形成一個統一的有機整體，保證各項工作有條不紊地進行。假若沒有統一的標誰作為共同的依據，各局、館、室，各自為政，各行其事，其結果必然會出現互不統一、互不協調、互不銜接、互不配套的混亂狀況。

2）標準化是實現檔案工作科學管理的重要組成部分。所謂科學管理，就是根據檔案的形成規律和特點，運用先進的技術和方法，依據各種科學管理制度對檔案進行管理，開展各項工作。它要求做到：檔案管理機構的高效化，管理方法科學化，管理工作計劃化，管理技術現代化，建立起符合檔案工作規律和特點的檔案管理、技術管理、設備管理、勞動管理、質量管理、安全管理等科學管理制度，制訂一系列標準，實現檔案管理工作的標準化和科學化，使檔案工作的各項業務環節都按標準的要求來進行。所以，各種科學管理制度的形成，都是以標準化為基礎。

3）標準化是提高檔案工作質量和效率，節約人力物力的技術保證。通過制訂、發布和實施標準，使檔案工作領域內需要協調統一的重復性事物和概念達到協調統一，以求獲得最佳的效益和良好的工作秩序。

標準化能提高工作效率，是克亂求治的有力武器。它以統一的、合理的、科學的狀況，代替那種混亂的、不合理的、不科學的狀況，能夠減少返工和各種無效勞動，提高工作效率。

4）標準化是推動檔案學發展的重要條件。檔案學是一門屬于社會科學和自然科學之間的邊緣科學，是一門綜合性的科學，具有強烈的實踐性。它的對象和任務就是研究和揭示檔案的產生、形成、發展和全部檔案工作實踐諸環節的關系及其歷史發展的特定規律，探求檔案學的基本理論和基本方法，用以指導檔案工作的實踐，建設我國的檔案事業，為實現社會主義現代化服務。

2 檔案工作標準化的主要內容

檔案工作標準化是我國檔案工作現代化的一項基礎性工作，也是檔案學中一個比較新的研究領域。目前對它所研究的內容、范圍還沒有統一的認識，究竟應該制訂一些什么標準，如何實現標準化，也處在探索之中，這里僅提出個人的粗淺認識。

1）檔案工作專業名詞術語標準。 任何一門專業，為了闡明它的內容，都使用特定的名詞術語，并賦予每個概念以明確的含義，作為彼此交流的共同語言，以便研究和討論問題。名詞術語是正確表達事物的手段，每個名詞都有特定的內涵，不能根據個人的認識，隨意加以解釋。目前，檔案學還處在幼稚階段，許多名詞術語的概念尚在繼續研討之中。

2）代號代碼標準。代號代碼又稱標記符號。它是利用文字符、數字符、頗色、圖來表示一個具體概念。檔案工作中的許多著錄項目都采用統一的代號代碼或縮寫形式來加以準確的表示。代號代碼的使用，對于檔案工作有著重要的意義。

3）檔案著錄標準。檔案著錄是在編制檔案目錄時，對文件或案卷的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。制訂檔案著錄標準，是為了建立健全我國統一的檔案檢索體系，開展檔案的報道與交流，充分發揮檔案在我國社會主義建設事業中的作用。檔案著錄標準的內容，包括目的、適用范圍、名詞術語、著錄項目、著錄項目標識符和著錄內容識別符、著錄格式、著錄詳簡級次、著錄用文字、著錄根據、著錄項目細則等。

4）標引語言標準。標引語言標準是指檔案的標引和檢索語言標準。檢索語言按其結構原理，可分為分類語言和描述語言。標引語言標淮主要包括檔案分類表、檔案主題詞表、檔案分類標引規范、檔案主題標引規范的制訂。上述分類法與主題法兩種體系的標準，檔案界使用分類法有一定的基礎，對主題法比較生疏。

5）檔案收集、整理、鑒定標準。收集、整理和鑒定是基礎性工作，對于豐富館、室藏量，加強業務建設，提高檔案工作質量、效率和水平，都有極為重要的作用。

6）檔案統計、提供利用標誰。實行統計和提供利用工作標準化，也是為了提高檔案工作的質量和服務工作效率。檔案統計工作標準，可包括機構、人員，檔案館、檔案室基本情況的統計，檔案工作情況的統計，在統計時間、周期、項目、格式以及經費開支等方面實行標誰化。檔案提供利用的標準，包括利用范圍、手續、保密、閱覽、展覽、外借等方面的規定。

7）檔案編纂及出版格式標淮。檔案編纂及出版格式的標誰化，對于情報交流、資源共享以及文獻的科學管理都具有重要的意義。它涉及的面很廣，不僅檔案工作，還與印刷工作、出版工作有關。制訂這方面的標準，從長遠看，是建立數據庫的必備條件。例如出版物的封面、版權頁應有統一格式，編輯加工的要求，均應有明確標誰。在制訂時可參考GB3468-83《檢索期刊編輯總則》、GB3179-82《科學技術期刊編排規則》以及出版物方面的標準。

8）作現代化建設的標誰。這是一個涉及范圍較廣的標準化領域，包括計算機、縮微設備及有關設施的一系列標誰。例如，計算機程序語言標準，計算機接口標準，磁帶交換格式標準，縮微復制和技術規格標準，檔案保護技術設備標誰(包括防火、防蟲、除濕、通風等設備的質量、性能、規格等方面)。

9）檔案制成材料的標淮。檔案制成材料質量的優劣，是決定檔案能否長期保存的一個重要因素。檔案的制成材料不論是紙張、膠片、磁帶以及各種字跡圖線材料都是物質的東西，都是經常起變化的，要想最大限度延長檔案的壽命，需要制訂檔案制成材料的標準，解決耐久性的問題。制訂紙張、墨水、圓珠筆、復寫紙、膠片、磁帶等各種類型的記錄材料的質量標準，這對于檔案的保管和保護工作有著極為重要的意義。

近年來，隨著全國文獻標準化技術委員會的成立以及檔案工作標準化的發展，我們做了一點宜傳工作，但還遠遠不夠，檔案工作標準化的重要性還沒有被人們理解。今后要結合日常工作進行廣泛、深入、多種形式的宜傳，宣傳檔案工作標準比的經濟效益和在實現檔案工作現代化、提高檔案工作水平中的作用等內容。同時還應在高等學校的檔案專業，開設標準化課程，使學生掌握標準化的基本知識。只有廣泛深入宣傳，進一步提高檔案干部對標準化重要性的認識，才能為開展檔案工作標準化打好思想基礎。S