論高職院校圖書館檔案管理的四大難題和四大策略——以湖南水利水電職業技術學院圖書館為例

劉詠梅

（湖南水利水電職業技術學院圖書館，湖南 長沙 410131）

1 高職院校圖書館檔案管理的工作現狀

1.1 檔案意識淡薄，檔案素質太差。

高職院校圖書館檔案意識淡薄跟蹤服務脫節，檔案素質太差，這是擺在高職院校圖書館館員面前迫在眉睫需要解決的一道難題。據調查，湖南高職院校領導很不重視圖書館的檔案管理工作，未把檔案管理納入圖書館基礎工作之中。當前大多數高職院校圖書館沒有專職檔案員和專業檔案室，圖書館檔案凌亂不堪、殘缺不全、散落各處，檔案管理無法保持系統性、連續性和完整性。高職院校領導必須轉變觀念，認識到檔案工作是高職院校圖書館綜合工作的一個重要組成部分，是校園文化建設的一個不可缺少的資源信息點。高職院校領導必須充分認到檔案工作是高校校園文化建設不可多得、非常寶貴、作用獨特的信息資源，必須加大力度把檔案信息資源優勢最大限度地發揮到高職院校校園文化建設中去。

高職院校圖書館的老師和學生都必須牢記10月8日這個關于中央檔案館開館的隆重日子。10月8日中央檔案館開館這一天正是清世宗愛新覺羅·胤禛逝世這一天。愛新覺羅·胤禛這位清朝皇帝的檔案必須進入高職院校圖書館的檔案系統。記住愛新覺羅·胤禛的出生日期12月13日相當于記住南京大屠殺12月13日。《環球時報》在12月13日版面會自動變成黑色版面。這是高職老師和學生必須掌握的政治常識。1959年10月8日中央檔案館舉行隆重的開館典禮。黨和國家領導人朱德，“中共五老”林伯渠、董必武、吳玉章、徐特立、謝覺哉，中央辦公廳主任楊尚昆、中央黨校校長楊獻珍前來祝賀。來賓參觀了中央檔案館舉辦的小型黨史陳列展，中央首長在一號樓前接見全館工作人員并合影留念。開館之前，董老、朱德、習仲勛、鄧穎超分別題詩、題詞祝賀。工作人員把周總理的題字“中央檔案館”制成牌匾掛在中央檔案館的大門上面。我個人認為，湖南水電職院圖書館一樓墻壁上周總理的名言“為中華之崛起而讀書”這九個漢字必須讓高職學生醒腦醒心。

1.2 檔案制度混亂，檔案職責不明

調查發現，80%的高職院校圖書館沒有制定完善的圖書館檔案管理制度，圖書館檔案管理缺乏統一的管理標準和規范的操作流程。很多應該歸檔保存的，卻未做收集；很多部門收集的檔案不知該呈交給誰保管。沒有系統、科學的圖書館檔案分類體系，不同類型檔案交錯混雜；檔案借閱、入藏等制度無法有效落實。各部門相關工作人員檔案管理職責分工不明，相互推諉現象時有出現。

1.3 檔案資源閑置，檔案文獻浪費

湖南高職院校圖書館檔案管理常采用封閉或半封閉管理模式，除圖書館檔案管理人員外，其他人一般很難利用到檔案資源，導致大量檔案資源被閑置，導致大量檔案文獻被浪費。單一的紙質檔案文件和落后的檔案管理模式，嚴重阻礙了圖書館檔案的進一步開發利用。

1.4 檔案設備老化，檔案檢索落后

湖南高職院校圖書館檔案設備老化，檔案檢索落后是不爭的事實。湖南高職院校的檔案檢索手段目前還停留在手工檢索系統。如何讓手工檢索向機械檢索過渡，兩種檢索手段相輔相成，應當成為檔案檢索手段勢在必行的更新趨勢。

2 高職院校圖書館檔案管理的四大難題

2.1 教師論文檔案管理混亂，學生論文檔案管理混亂

教師論文檔案管理是教師評聘職稱的學術成果證明材料，不能遺失。學生論文檔案管理是學生畢業選擇工作的學術成果證明材料，不能遺失。

2.2 優秀報紙檔案管理混亂，優秀期刊檔案管理混亂

湖南水電職院的優秀報紙和優秀期刊需要有經驗有文化懂操作懂黨性的檔案管理員進行整理。湖南水電職院要求裝訂成冊存為檔案的五份權威報紙是：《人民日報》、《光明日報》、《湖南日報》、《中國教育報》、《中國水利報》。這五份報紙裝訂成檔案時，缺一張不可。《人民日報》如果缺失一張，必須去傳達室部門或者郵局想法索回。其他優秀報紙，譬如《文匯報》、《文萃報》、《參考消息》、《環球時報》、《中國剪報》、《南方周末》、《體壇周報》、《法制日報》、《長沙晚報》、《人民長江報》、《中國體育報》要求按照年月日逐張整理好。湖南水電職院要求裝訂成冊的優秀期刊太多，期刊的下架整理和上架排序，都必須嚴格按照期刊裝訂制度歸檔。

2.3 湖湘文化檔案管理混亂，梅山文化檔案管理混亂

大部分高職院校圖書館的湖湘文化檔案和梅山文化檔案工作根本沒有得到相關領導的重視。高職院校的可持續發展離不開校園濃厚的湖湘文化氛圍，湖湘文化和梅山文化的檔案管理混亂已經嚴重影響到了校園文化的蓬勃發展。高職院校圖書館檔案管理部門不僅要收集、規劃好湖湘文化檔案資料，更重要的是做好湖湘文化和梅山文化檔案的應用開發型研究工作，有目的、有計劃地進行整理挖掘，為高職院校校園文化建設提供有利用價值的信息資源。

值得一提的是，2015年是毛澤東誕辰122周年。2015年是楊開慧誕辰114周年。2015年是陳毅誕辰114周年。2015年是賀龍誕辰119周年。2015年是南京大屠殺78周年。2015年是反法西斯戰爭勝利70周年。2015年是二戰第一顆原子彈“小男孩Little boy”在日本廣島爆炸70周年。2015年是二戰第二顆原子彈“胖子Fat boy”在日本長崎爆炸70周年。這些文化檔案必須引起高職院校圖書館領導的高度重視。屈原的《離騷》、《九歌》和《湘夫人》詩歌藝術檔案，賈誼的故居文物檔案，馬王堆辛追女尸的歷史文物檔案，王夫之的船山書院檔案，都可以引入湖南水電職院圖書館的檔案系統。在湖南水電職院圖書館電子閱覽室和報刊閱覽室工作的五年時間里，我搜集了魏源、譚嗣同、曾國藩、左宗棠、黃興、蔡鍔、毛澤東、蔡和森、劉少奇、彭德懷、羅榮桓、賀龍、雷鋒等這些湖湘文化代表人物的檔案素材，并且把這些檔案整理得井井有條。

有必要給湖南高職院校師生提醒的是，在近代出現的三次中西文化融合的過程中，湖南出現了三次人才群起局面。一是以魏源、曾國藩、左宗棠為代表的洋務運動時期，在全國出現了“無湖南人不成衙門、無湖南人不成軍隊”的局面；二是以譚嗣同、黃興、蔡鍔、宋教仁為代表的戊戌維新和辛亥革命時期，“以守舊聞天下”的湖南成了最有生氣的省份；三是以毛澤東、蔡和森、劉少奇、彭德懷、賀龍為代表的新文化運動和新民主主義革命時期，湖南籍的政治、軍事、文化等方面的杰出人才燦若群星。湖湘精神可用四首名篇淋漓盡致的概括：一是屈原的《離騷》“路漫漫其修遠 ，吾將上下而求索”。二是范仲淹的《岳陽樓記》“先天下之憂，后天下之樂而樂”。三是毛澤東的《沁園春·長沙》“問蒼茫大地，誰主沉浮”。四是岳麓書院的詩文門聯“惟楚有材，于斯為盛”。

2.4 中國戰爭檔案管理混亂，世界戰爭檔案管理混亂

2015年元月1日上海陳毅廣場發生踩踏事件，這一新聞事件的政治因素應當引導全國高職院校的師生進行思考。為什么上海踩踏事件恰巧發生在2015年第一天？為什么上海踩踏事件恰巧發生在陳毅廣場？為什么上海踩踏事件中有人叫嚷“退回去”？陳毅在孟良崮戰役中與粟裕怎么配合打仗的？陳毅在孟良崮戰役中寫過一首什么詩？陳毅是怎么評價張靈甫的？蔣介石與張靈甫的關系如何？毛澤東與陳毅的關系如何？毛澤東是怎么評價孟良崮戰役的？掌握這些軍事情報有利于提高高職院校教師和學生的軍情解碼檔案意識。由此可見，中國戰爭檔案和世界戰爭檔案的搜集與整理工作勢在必行，不能再推遲研究。

3 高職院校圖書館檔案管理的四大策略

3.1 建立教師論文檔案，建立學生論文檔案

教師論文的紙質檔案和電子檔案的建立尚未引起高職院校圖書館領導的重視。建立高職院校教師論文檔案數據庫，需要投入大量的人力和物力，需要一支懂檔案管理的高素質的科研隊伍。建立高職院校教師論文檔案數據庫，需要給論文檔案進行大致分類，一是專業研究論文，二是黨政研究論文，三是圖書管理論文，四是學生管理論文。建立高職院校教師論文數據庫，需要高職院校領導的重視，需要學院財政撥款，需要檔案管理經費。建立高職院校教師論文數據庫，需要進行檔案管理專業培訓，需要提高檔案管理員的專業素質和情報意識。

3.2 建立優秀報紙檔案，建立優秀期刊檔案

湖南水電職院圖書館的優秀報紙有哪些？《文匯報》的創刊日期是哪一天？全國高職院校的院級領導、正副教授和在校學生對此事漠不關心。有必要敲響一記警鐘的是這則報道，《文匯報》2015年1月1日第1版，《外灘陳毅廣場發生群眾擁擠踐踏事故》，致35人死亡42人受傷，事故發生后，上海市連夜成立工作組，韓正楊雄標全力做好傷員搶救和善后處置等工作。有必要敲響一記警鐘的是這則報道，《文匯報》2015年1月8日第1版，《竭盡全力維護整座城市安全》，韓正：外灘擁擠踐踏整個教訓十分慘痛，我們深感痛心內疚，將依法依規嚴肅問責。上海踩踏事件的慘痛教訓必須讓全國高職院校的教授和學生牢牢記住：十大元帥中唯一屬龍的上海市市長陳毅的生日是1月6日這一天，《文匯報》的創刊日期是1938年1月25日這一天，《文匯報》的創刊地點是上海這座城市。

3.3 建立湖湘文化檔案，建立梅山文化檔案

湖南高職院校的湖湘文化檔案和梅山文化檔案幾乎是一片空白，必須從零開始著手建立。湖湘文化名人檔案，如何搜集，如何整理，是一大難題。

湖湘文化的精髓是什么？湖湘文化的基本精神概括為哪四個方面？什么叫梅山文化？湖南高職院校的老師和學生基本是一頭霧水。“心憂天下、敢為人先、百折不撓、兼收并蓄”這十六個漢字代表湖南湘文化的精髓，理應銘刻在每一位湖南高職院校師生的骨髓深處。“淳樸重義、勇敢尚武、經世致用、自強不息”，這十六個漢字代表湖湘文化的基本精神，理應雕刻進每一位湖南高職院校師生的靈魂深處。似巫似道、尚武崇文、雜猱漁獵、雜猱農耕的古老文化形態的“梅山文化”，也應當引起高職院校師生的關注。梅山文化的中心發源地帶——湘中，尤其是新化、安化、冷水江、隆回一帶。1988年5月在武漢舉行的“中國長江文化研究會”上，來自湖南冷水江市的童叢和新化縣的周少堯二位學者首次提出了湘中地方自古以來存在的一種神秘古樸的民間原始文明文化形態，稱之為“梅山文化”，這個概念當即得到大會的認可，此后逐步得到了學術界的承認。2006年第四屆“梅山文化研討會”在梅山文化的原生地湖南婁底市新化縣召開，將梅山文化的研究推進到更高的實質性的成熟研究階段。

湖湘文化是中華文明獨具特色的文化奇葩。湖湘文化代表人物檔案有哪些？筆者認為，主張“睜眼看世界”、“師夷長技以制夷”、“技可進乎道”的魏源檔案，首當其沖必須知道。因為魏源的生日4月23日這一天正是世界讀書日4月23日這一天，2015年是湖南邵陽隆回的思想家魏源誕辰221周年。全國所有的高職院校圖書館在魏源誕辰221周年舉辦過哪些有意義的檔案管理活動？這理應是全國所有的高職院校領導應當考慮的一道難題。

湖湘文化名人和梅山文化名人，我經過搜集整理，排列了幾組很有特色的人物代表檔案。這些名人的出生日期和逝世日期，恰巧就發生在同一天。

（1）周恩來，宋美齡，并為3月5日組。周恩來的“為中華崛起而讀書”和宋美齡的中國式旗袍，可以合成一個課題進行研究。

（2）譚嗣同，本拉登，并為3月10日組。譚嗣同寫的《獄中題壁》“望門投止思張儉，忍死須臾待杜根。我自橫刀向天笑，去留肝膽兩昆侖”這首詩和本拉登制造的美國“911爆炸襲擊案”，可以合成一個課題進行研究。

（3）毛澤東，列夫·尼古拉耶維奇·托爾斯泰，并為9月9日組。列夫 托爾斯泰出生于1828年9月9日，他的《戰爭與和平》、《安娜卡列尼娜》奠定了他在世界文壇的地位。毛澤東的《卜算子·詠梅》一詞，跟托爾斯泰的《戰爭與和平》合成一個課題進行研究，能更深入理解中國文學和蘇聯文學的不同特色。

（4）魯迅，乾隆帝愛新覺羅·弘歷，并為9月25日組。魯迅的《三味書屋》、《友邦驚詫論》、《孔乙己》奠定了魯迅在中國現代文學史第一名的地位。乾隆帝愛新覺羅·弘歷的“文字獄”跟魯迅的《孔乙己》可以合成一個課題進行研究。

（5）蔣介石，黃興，并為10月31日組。蔣介石的原配毛福梅是怎么被日本飛機炸死的？蔣介石的正妻宋美齡為什么沒能生下一兒半女？蔣介石與陳潔如和姚冶誠這兩位女人的奇情怪戀？黃興安葬于長沙哪里？蔣介石的黃埔軍校與黃克強領導的黃花崗起義可以合成一個課題研究。

3.4 建立中國戰爭檔案，建立世界戰爭檔案

湖南高職院校圖書館缺少中國戰爭和世界戰爭的軍事檔案，高職院校的老師和學生普遍缺少軍事常識。中國解放戰爭的三大戰役，包括遼沈戰役、平津戰役、淮海戰役，這三大戰役的發生時間、指揮官、雙方軍力比較、雙方傷亡情況需要弄懂。世界戰爭檔案，包括第一次世界大戰、第二次世界大戰、中國解放戰爭三大戰役的檔案。第二次世界大戰中，一些重要的經典戰役，需要牢記。波蘭閃擊戰、法蘭西會戰、偷襲珍珠港、不列顛空戰、莫斯科保衛戰、中途島海戰、斯大林格勒會戰、瓜島爭奪戰、基輔戰役、諾曼底登陸、柏林戰役，這些戰役的發生時間、指揮官、雙方軍力比較、雙方傷亡情況需要弄懂。百家講壇主講馬駿博士所講述的二戰風云人物：羅斯福、丘吉爾、斯大林、朱可夫、希特勒、墨索里尼、裕仁天皇、蔣介石、毛澤東、麥克阿瑟、戴高樂、巴頓、艾森豪威爾、蒙哥馬利、隆美爾，這些都可以引進高職院校圖書館的檔案系統。羅斯福，雙腿殘疾的美國總統為什么發表“爐邊講話”？希特勒，血統混亂的德國元首為什么臨終“開槍自殺”？隆美爾，忠心耿耿的沙漠之狐為什么被希特勒列定為刺殺嫌疑犯服下氰化鉀？艾森豪威爾，僅僅一個作戰參謀，為什么能臨危受命指揮幾百萬的盟軍“諾曼底登陸”？石涼主持的BTV檔案 《中國人的原子彈夢》、《羅斯福的原子彈夢》、《希特勒被擊碎的原子彈夢》，這些原始檔案值得保存。高職院校圖書館的檔案管理員，很有必要懂得整理這些原始的音像資料、電子文檔、DVD碟。

總之，建立一系列與學院檔案管理相配套的檔案整理歸檔、檔案查閱、檔案利用開發等管理制度，建立檔案工作人員培訓制度，建立檔案管理的日常督導制度，建立檔案管理的年度考核制度，建立一個資源充足、材料完備的教師論文數據庫，建立一支生機勃勃的圖書檔案管理科研隊伍，是高職院校圖書館檔案管理工作的當務之急。

［1］梅龍.高職院校圖書館檔案管理工作現狀及建議[J].湖北水利水電職業技術學院學報,2014,5(10):2.

［2］朱濤,高職高專院校圖書館檔案管理工作存在的問題及改進措施[J].課程教育研究,2014，5(下旬刊).