高校IT外包的風險與對策研究

【摘 要】介紹IT外包的概念和內容，分析高校進行IT外包的動因，歸納梳理高校IT外包的一般過程，識別出其中的各種風險因素，針對性地提出規避和控制高校IT外包風險的對策措施。

【關鍵詞】高校 IT外包 風險 規避

【中圖分類號】 G 【文獻標識碼】 A

【文章編號】0450-9889（2015）07C-0077-03

國內高校信息化建設經過多年發展，已經取得了長足發展：基礎設施建設相對完善，網絡帶寬不斷提升，信息化應用持續深化，信息化應用系統已覆蓋教學、科研、管理等各個業務領域。高校對網絡、信息系統的依賴程度越來越高，而信息系統規模大、開發技術要求高、技術人員缺乏、運維成本高等問題也逐漸顯現出來，大部分高校難以完全倚靠自身的力量順利完成好信息化建設、應用和IT 運維等任務。在這樣的背景下，采取IT外包模式，從而確保建設質量，降低運行成本，提高工作效率，同時使學校能夠專注于教學、科研以及社會服務等核心能力的發展，成為高校信息化建設一條行之有效的新途徑。

一、IT外包的概念和內容

外包，是指某個組織充分整合利用其外部的專業化資源，來完成原本由組織內部完成的工作，從而達到降低成本、提高效率、充分發揮自身核心競爭力、增強組織對環境的迅速應變能力的一種管理模式。高校信息化建設中的IT外包，是指高校將部分或全部的IT業務以合同的方式委托給專業IT服務商完成。高校對IT外包的應用范圍和程度各不相同，常見的外包業務范圍主要包括軟件定制開發、信息系統的運行與維護、系統集成、IT設備采購、安全服務、IT咨詢與培訓等。從外包的程度來說，可分為部分外包和完全外包。

二、高校進行IT外包的動因

高校信息化建設中采用IT外包，可以帶來諸多好處：

（一）有利于提高核心能力。教學、科研和社會服務是高校工作的重心，信息化建設并非其主要業務，更不是核心能力。如果高校在非核心業務中投入過多的資源和精力，將會喧賓奪主，混淆主次，影響學校的發展。在信息化建設中采用IT外包方式，能夠促使高校將有限的資源和能力集中于主要業務上，提高核心能力。

（二）降低成本。IT外包服務商因其專業化優勢，在其專業領域擁有更有效的資源和組織，并且通過在多個客戶之間共享軟硬件和人力資源獲得規模經濟優勢，因而能夠提供高質、高效、低價的產品和服務。高校無需在信息系統運維的管理流程、管理工具方面進行大量投資，也無需擴大自身人力規模，只需提供少量的人力資源和硬件設備來配合完成相關工作即可。同時，高校還可避免因為人員流失而造成的IT運維事件信息、技術技能不能保存的風險。

（三）優化人力資源，精簡機構業務。高校信息系統規模大、涉及面廣、類型多樣。如果要完全依靠自身力量進行信息化建設，需要設置大而全的建設機構，配備大量不同專長、不同層次的技術人員。此外，由于高校的人事制度對聘用人員的學歷要求較高，易造成高學歷人員的工作與技術層次不相匹配，體現不出應有的價值，出現人才難留的現象。通過外包，高校能夠充分利用外部資源，來克服自身技術人員不足的問題，避免機構過度膨脹，讓高校自身的技術人員能夠更加關注于核心業務的研究。

三、IT外包的風險分析

IT外包是一把雙刃劍，高校在獲得各種益處的同時，也要承擔一定的風險。硬件采購、基礎設施建設等項目通常需求明確、時間跨度小，對服務人員也沒有太高的要求，因此風險較小；信息系統的開發和運維項目需求不確定性大、涉及的人員范圍廣、合同金額高、時間跨度大，因此風險也較大。本文主要分析信息系統的開發和運維項目的風險。

高校IT外包項目通常按照以下流程進行：業務部門有新的IT外包需求時，首先進行可行性分析，制訂外包方案，并向財務處、設備管理處等相關主管部門提交申請報告；主管部門對申請報告進行審核，審核通過后即可立項；業務部門組織校內外專家，采用公開招標、詢價采購、競爭性談判等方式選擇合適的服務商；確定服務商后，簽訂合同以固定雙方的合作關系；成立項目團隊，按照合同進行項目實施；試運行項目以檢驗是否滿足要求，如有問題則提請服務商及時改進和完善；成立驗收小組進行項目驗收，檢查合同規定的各項工作和活動是否均已完成，應當交付的軟硬件成果是否滿足功能和性能要求；驗收完成后，業務部門正式使用項目成果，服務商在保修期內根據合同約定提供維護、修改和升級等服務。

本文將IT外包需求申請、審批立項、招標選擇外包服務商作為項目準備階段；簽訂合同、形成項目團隊作為項目立項階段；項目實施、試運行、驗收、應用與維護四個過程作為項目執行階段。下面根據高校IT外包的一般過程識別和分析各階段的風險因素。

（一）項目準備階段。此階段主要研究外包項目的必要性和可行性、評估成本、制訂方案，是后續所有工作的基礎。如果沒有做詳細而科學的籌劃，將會對后續工作產生不利影響，甚至會使項目因先天不足而失敗。

（二）項目立項階段。包括以下兩個方面：

1.外包服務商選擇風險。一般來說，高校難以完全掌握服務商的情況，只能通過投標書、業內口碑、相關項目實施情況調研等來評估服務商的實力。但服務商出于保護自身的目的，可能會故意隱瞞一些于己不利的信息，或提供虛假信息。這種信息不對稱會使得高校做出錯誤決策，選擇不合適的服務商。

2.合同簽訂風險。科學完備的合同能夠有效管理外包雙方的合作關系，明確雙方的權利和義務，切實保證外包項目的實施質量和效率。但在制定合同時，雙方不可能完全預料到未來的實施過程中可能發生的所有狀況，如果合同中對于服務范圍，雙方的責任、義務和懲罰條例的界定不夠完備，或對于技術改革、人員和業務變動的情況沒有應對措施，在雙方出現爭議時，就難以及時有效地解決矛盾。

（三）項目執行階段。包括以下四個方面：

1.需求分析風險。需求分析的影響貫穿整個項目的生命周期，其質量好壞關系著項目成敗。需求分析的風險主要來源于以下幾方面：需求受人員、工期、成本等諸多客觀因素影響，且主觀性強，往往難以明確描述；在項目的整個生命周期中需求是都可能發生變化的，而需求一旦發生變化，后續的工作都要隨之變化，大大阻礙了項目的正常進度；IT項目建設本身具有一定的創新性，許多需求是對現有業務流程的改進，只有在項目建設的后期甚至項目的實際使用過程中才能得出；服務商對于高校的業務和流程不夠熟悉，對用戶的需求理解出現偏差等。

2.過度依賴風險。高校如果對外包服務商過度依賴，忽視了自身技術水平、項目管理能力、業務創新能力的提升，就容易受制于服務商，失去外包活動中的主控權。并且，如果高校內部人員將責任完全交給服務商，自己不積極參與項目建設，就難以掌握項目的架構、內容、技術方法，在后續的驗收、維護、更新升級等環節中處于不利地位。

3.缺乏有效監督管理的風險。如果未能建立起有效的外包服務監督管理機制，服務商在追求自身利益最大化的動機驅使下，容易采取投機行為，放松質量、進度、成本、信息安全等方面的控制，最終損害校方的利益。

4.來自內部員工的風險。對于高校內部的相關員工而言，外包會帶來職責調整、利益分配、工作環境變化、崗位調整、個人職業發展等方面的變革，由此導致一些員工的既得利益受損，從而產生抵觸情緒和各種猜疑。這些情緒和猜疑，會直接或間接地影響員工的工作質量。另外，若忽視了內部員工的作用，還會挫傷他們的工作積極性，削弱歸屬感，進而影響工作績效。

四、IT 外包風險控制

基于IT外包各環節的風險分析，本文針對各個風險來源，提出以下控制風險的策略和建議。

（一）重視前期規劃，嚴格審核外包項目的必要性和可行性。在項目的前期準備階段，要從實際出發，全面系統地分析學校的發展戰略、業務流程、組織架構、現有IT情況等各方面因素，明確以下問題：項目的開展是否有充分的必要性，有無其他替代方法；政策是否支持，與學校的發展戰略有無沖突；是否能切實降低成本，提高效益；學校現有資源能否支持項目進行；外包方案是否合理，有無改進的必要。

（二）規范招投標制度。為避免可能出現的權力尋租現象，應引入競爭機制，采用公開招標等方式擇優挑選服務商。招標過程遵循公平、公開、公正的原則，建立穩定暢通的招標信息發布渠道，對招標項目進行宣傳，以吸引更多有實力的外包服務商加入競爭；將投標文件審批、檢查權限進行分解，避免權力過于集中；建立嚴格的回避制度和監督處罰制度，防范相關人員在招標過程中出現權錢交易、營私舞弊行為。

（三）建立服務商選擇機制。一個合適的服務商是外包項目成功的重要保證，如果在項目實施的過程中發現所選的服務商不符合要求，進行更換將會浪費大量時間、財力和人力，給雙方都造成損失。因此，學校應重視服務商選擇工作，成立專門的服務商評估團隊。團隊由業務部門、IT部門、紀委、財務處、設備管理處等負責審計、監督的職能部門抽調的人員，加上校內外的業內技術專家組成。設置公司規模、技術實力、資質、業績、經營管理狀況、從業經驗、實施案例及信譽等多方面的指標，并且根據實際需求為各個指標設置不同的權重，對候選服務商進行綜合評定。

（四）完善外包合同。高校在與服務商簽訂合同時，要全面涵蓋項目需求、價格、實施計劃、安全保密、升級包修、糾紛處理等內容，以充分保證高校方的權利，規避實施過程的風險。此外，還需要特別注意以下幾點：

1.合同的靈活性。外包項目的不確定性決定了合同要具有靈活性，尤其在項目的實施周期較長的情況下，應在合同中制定一些彈性條款，如變更的允許范圍、價格調整辦法、爭議解決機制、額外服務的工作量計算等，以應對需求變更、技術變革、業務調整等多方面的變化。對于規模較大，不確定因素較多的需求范圍，可以將該項目按照實施進度劃分成幾個工期，按工期簽訂合同。

2.安全保密性。在合同中要寫明安全保密的范圍、行為規范、泄密后的解決方法、處罰條款等，防止服務商有意或無意泄漏校方重要信息。

3.合理的激勵與處罰。合同應明確規定服務商因自身問題沒有完成合同約定的服務內容時的處罰措施。為了提高對服務商的激勵，可采取階段性付款方式，當某一階段工作完成，并得到校方認可后，服務商才能拿到相應款項。同時，留一筆尾款在項目驗收并穩定運行后才付清，以避免服務商服務降低服務質量甚至中斷服務的風險。

4.建立規范的項目管理機制。規范的項目監控管理往往能夠快速識別和控制項目的風險。在項目的實施過程中，在給與外包服務商一定的活動空間和權限的同時，必須抓好監控管（下轉第83頁）（上接第78頁）理工作。為此，應組建專門的項目管理小組，將總目標分解成階段目標，制訂里程碑計劃，明確各階段的項目目標、內容和具體要求，密切跟蹤項目進程，監督服務商的工作質量。建立例會、周報等定期報告制度，保證及時有效的信息交流和反饋。建立校方主導的投訴機制，設立投訴電話、投訴郵箱，對投訴的問題進行核查與追溯，厘清責任，及時反饋投訴者，并對相關責任人進行追責處理。如果校內缺乏相應的審計、監察能力，可引入第三方監理機構幫助校方進行協調和監管。

5.加強信息化隊伍建設。IT項目外包并不意味著責任外包，進行外包后，高校仍然要注意培養自身的信息化人才隊伍，這是高校在IT外包活動中獲得主導地位，提高信息化建設水平的前提和保證。信息化隊伍既包括IT專業人員，也包括業務部門的相關人員。在外包項目的需求調研、系統設計、具體實施各環節，內部IT人員都要積極參與，以掌握項目的總體架構、主要功能、數據庫設計、中間件設計、模塊接口等關鍵要素，實現知識共享和轉移。在日常工作中，高校內部的IT人員除了要努力提高專業技術能力，還要加強溝通合作能力和項目管理能力的培養，以更好地保障項目實施成效。業務部門也要重視信息素養的提高，以便在需求分析、項目監控和應用中發揮應有的作用。

6.注重與內部員工之間的溝通和協調。在外包項目開始前，向內部員工進行宣傳和說明，讓員工清楚認識外包的目的和意義；對于可能因外包使既得利益受損的員工，要充分做好他們的思想工作，進行合理的調整安排；鼓勵員工參與到外包工作中，積極地聽取員工的意見，讓員工體會到他們在外包中所承擔的責任以及自己工作的價值，從而增強員工的主人翁意識和歸屬感。

風險是項目固有的特征，而IT外包項目具有涉及方多、項目需求漸進明細、變更較為頻繁、信息不對稱等特點，因此風險控制和管理更加復雜。高校在進行IT外包活動時，應縝密制定外包決策，科學評估服務商，注重合同的完備性，規范實施過程中的監管，加強信息化人才培養，力爭將外包的風險降到最小程度。

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【作者簡介】陳玉蕓（1980- ），女，廣西隆安人，工程師，廣西機電職業技術學院信息網絡管理中心講師。

（責編 黎 原）