淺談農業科技檔案規范管理和開發利用

郭承尚 唐開蓉

摘 要：農業科技檔案不僅是歷史的真實紀錄，更是現代農業科技信息的承載體。科學規范的管理好農業科技檔案，開發利用科技檔案信息資源，使其盡快轉化為現實生產力，是農業科技檔案發揮經濟和社會效益的重要途徑。該文分析了十堰市農業科學院在農業科技檔案規范管理、開發利用中存在的一些問題，并提出相應的對策建議。主要包括：科學規范管理檔案，加強檔案信息開發利用等。

關鍵詞：農業科技檔案；規范管理；開發利用；十堰市農科院

中圖分類號 G27 文獻標識碼 A 文章編號 1007-7731（2015）14-161-02

農業科技檔案是在農業科研和推廣工作中形成的，具有保存、查考和利用價值，并經過系統整理，科學保管的農業科技文件材料。它是農業科研和推廣單位科學技術活動的真實紀錄，是農業科技工作者勞動和智慧的結晶，是農業科技信息的一種儲備形式。因此，農業科技檔案不僅是歷史的真實紀錄，更是現代農業科技信息的承載體。科學規范的管理好農業科技檔案，開發利用科技檔案信息資源，使其盡快轉化為現實生產力，是農業科技檔案發揮經濟和社會效益的重要途徑，也是我們廣大農業科技檔案工作者所應追求的目標。筆者作為1名基層農業科研單位的檔案管理人員，現就所在十堰市農科院農業科技檔案的規范管理和開發利用淡一點粗淺的看法。

1 農業科技檔案管理存在的現實問題

一是設施落后。從檔案保護角度看，紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像，且各種介質的檔案均存放在傳統的鐵皮柜中保管，缺乏必要的檔案保護設施，不利于長期保存，檔案現代化管理水平低。二是檔案數字化管理滯后。由于條件有限，檔案室只是簡單地把歸檔材料立卷歸檔，把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上方法原始，缺乏技術支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。三是科技人員歸檔意識淡薄。部分科技人員歸檔意識不強，存在著歸檔不及時或把檔案材料視為私有拒絕歸檔的現象，不能夠積極主動配合檔案管理工作，影響了檔案的齊全完整。四是檔案管理者專業技能不足。現有檔案人員均是“半路出家”，由農業技術崗位調整，經簡單培訓、自學上崗，缺乏專業技術知識，影響了農業科技檔案的管理質量。

2 強化我院農業科技檔案管理的對策及思路

2.1 科學規范管理檔案 在農業科技檔案的管理過程中要切實遵循國家農業科技檔案管理基本技術規程，不能另搞一套，隨意任性。相對于文書檔案和其它專門檔案，農業科技檔案管理有其自身的特點和規律，具體體現在4個方面。一是歸檔范圍廣，時限長。大體可分為科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報，推廣應用等5個階段，結題歸檔。二是歸檔形式多樣化。農業科技檔案的歸檔形式主要有文字、圖表、聲像、多媒體、數據庫、硬盤、光盤、成果審定證書、安全評價證書、獲獎證書、獎杯獎牌、專利證書、技術規程、行業標準等。三是分類方法是以專業、課題、時間、地域相結合，遵循方便查找、便于利用的原則。四是檔案載體材料存在著不規范性，農業科研試驗材料大都形成于田間地頭，規格不一，污染嚴重。根據農業科技檔案自身的特點和規律，強化管理要從以下幾點著手：一要強化農業科技檔案意識，這其中領導重視是關鍵。作為農業科研推廣部門要充分認識到農業科技檔案是農業科研和推廣工作的重要組成部分，與文書檔案和其它專門檔案具有同等地位和作用，是推動農業科技進步的必要資源，要用制度和紀律來約束科研人員積極主動的配合搞好科研材料的歸檔工作。二要對歸檔時限和歸檔材料的質量標準硬性規定，嚴格把關，確保案卷質量。三要建立健全農業科技檔案各項管理制度，科學規范的管好用好檔案。四要更新添置必要的軟硬件設施，以適應檔案管現代化要求。五要穩定農業科技檔案管理隊伍，定期對檔案人員進行專業技能培訓并盡可能的給他們提供考察學習的機會，提高他們的專業技能，從根本上提高農業科技檔案正規化管理水平。

2.2 加強檔案信息開發利用 開發利用農業科技檔案信息資源是檔案提供利用工作的拓展和深化，是針對社會有關方面的需要，通過各種方式對科技檔案中存儲的信息進行挖掘和再加工，使其盡快轉化為現實生產力的重要工作，也是實現科技檔案最大經濟效益和社會效益的有效途徑。目前，我院農業科技檔案信息化開發利用管理還存在許多問題。主要表現在以下幾個方面：一是科技信息管理觀念滯后。部分領導和技術人員對農業科技檔案信息化管理存在偏見，一個科研項目結題后所有檔案材料歸檔保管就完事了，只要不損毀、不丟失就行了，任其“睡覺”，等“客”上門。對于如何更好的把檔案信息資源開發利用到農業科研和生產實踐中想的很少，做的不夠，缺乏手段。這種現象已成為制約我院信息化管理進程和推進科研發展的瓶頸，與當前形勢發展和農業科研任務的需求不相適應。二是科技信息管理職能弱化。由于對農業科技檔案信息化管理認識不夠，對如何開發利用檔案信息化資源研究的少，投入的少，軟硬件設施落后，管理人員素質低，對入庫檔案只盡到1個倉庫保管員的職責，被動收集、被動保管、被動利用，不對檔案信息進行篩選、編研、加工，造成我們的科技人員經常處于“要找的信息找不到，不要的信息到處跳”的局面。三是科技信息獲取的渠道不暢。目前我院信息管理服務部門在信息收集上仍處于“自花授粉，等米下鍋”的落后模式，信息來源僅限于歸檔的現成檔案，對社會信息資源收集挖掘不夠，一方面是我們的軟硬件設施配套跟不上，缺乏技術手段，另一方面則是我們的管理人員工作積極性和主觀能動性不夠。四是科技信息缺乏時效性。我院雖建有自己的網站，但內容貧乏，更新周期長，沒有在兄弟科研單位之間建立科技信息內部管理體系和傳輸體系，科技信息化管理水平低，科技信息和統計數據質量的時效性低，一定程度上造成科研決策缺乏科學性、完整性、持續性，信息資源不能充分共享利用。當前，我院既是丹江口庫區（十堰）生態農業研究院籌建和長江經濟帶開發的主要平臺，也是直接參與者和建設者，更是省農科院和十堰市人民政府農業科技專家大院的承擔者，歷史賦予我們在十堰大農業發展中的艱巨任務和重要角色，我們有責任、有義務把這場重頭戲演好、演上位、演出彩。在今后我市農業發展戰略實施過程中，農業科技創新對農業科技信息的需求會越來越突出，這為我們農業科技檔案信息的開發利用提供了良好的契機和平臺，所以，加強農業科技檔案信息資源的開發利用是我們檔案管理工作的重中之重，也是我們農業科研單位和農業科技檔案工作者的職責所在。要多途徑多形式的收集、挖掘、整合、編研實用農業科技信息，利用各種載體、各種形式加強對農業科技檔案信息的開發利用和社會化服務，變死檔案為活檔案，變被動服務為主動服務，將信息化與農業科技有機的結合起來，為促進十堰農業科技結構優化、水平提高、協調和可持續性發展扮演好我們的角色。 （責編：徐煥斗）