電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異性分析

殷程賡

摘要：電子檔案需要利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理，其中還包括圖文掃描和信息存儲(chǔ)等技術(shù)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可將一個(gè)單位的電子文件信息進(jìn)行集中管理，減少了存儲(chǔ)的現(xiàn)實(shí)空間，調(diào)檔也比較方便。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)可建立一個(gè)局域網(wǎng)并與互聯(lián)網(wǎng)連接，以方便隨時(shí)隨地調(diào)取檔案，當(dāng)然還要設(shè)立一定的安全系統(tǒng)，以避免檔案被私自調(diào)動(dòng)、纂改或丟失。

關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；差異；分析

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)容也變得越來(lái)越多，分類也更加豐富，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠跟上飛速發(fā)展的社會(huì)步伐，加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，電子檔案作為全新的檔案管理方式顯得更適用于現(xiàn)代社會(huì)。電子檔案需要利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理，其中還包括圖文掃描和信息存儲(chǔ)等技術(shù)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可將一個(gè)單位的電子文件信息進(jìn)行集中管理，減少了存儲(chǔ)的現(xiàn)實(shí)空間，調(diào)檔也比較方便。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)可建立一個(gè)局域網(wǎng)并與互聯(lián)網(wǎng)連接，以方便隨時(shí)隨地調(diào)取檔案，當(dāng)然還要設(shè)立一定的安全系統(tǒng)，以避免檔案被私自調(diào)動(dòng)、纂改或丟失。另外，還需要設(shè)立多個(gè)備份，以防止因自然或非自然因素導(dǎo)致檔案的不完整。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

1.歸檔時(shí)限的不同。電子檔案可在文件生成后即時(shí)歸檔，也可以在一定的周期內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔。將檔案交由電子檔案生成部門進(jìn)行生成，然后利用局域網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案管理部門進(jìn)行歸類和存儲(chǔ)，這是較之傳統(tǒng)的檔案管理方式多出的較復(fù)雜的一部，但是，這種方式可以避免檔案的漏歸，確保檔案的完整性。另外的一點(diǎn)就是其方便快捷，但是要避免病毒的侵襲。

2.管理方式的不同。電子檔案具有一定的特殊性，這種管理方式可以做到檔案的一級(jí)管理，即檔案管理部門可以在接收到文件的第一時(shí)間里給每一份檔案編制一個(gè)唯一的檔案號(hào)，標(biāo)注出相應(yīng)的分類號(hào)，并在歸檔時(shí)對(duì)不同檔案進(jìn)行不同的主題詞標(biāo)注。而傳統(tǒng)的檔案管理方式則需填上不同類型、日期，然后再放在相應(yīng)的存儲(chǔ)位置，工作量就自然多了許多。

3.歸檔方式和內(nèi)容的保護(hù)措施的不同。電子檔案具有特殊的重復(fù)性和可逆性，在修改時(shí)也不會(huì)留下任何痕跡。其好處在于在檔案的最初歸類和錄入時(shí)不怕出錯(cuò)，確定時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤可以及時(shí)改正。但是其弊端就在于很難辯證檔案內(nèi)容的真實(shí)性，需要辨別的檔案其辨別的過(guò)程也是相當(dāng)?shù)膹?fù)雜和困難。而傳統(tǒng)的檔案管理方式則可以彌補(bǔ)這一不足，更能確保檔案的原始性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。

4.保管方式的不同。電子檔案存儲(chǔ)的載體在歷經(jīng)多年后必然會(huì)老化，更何況現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的更新速度如此之快，在更換新的載體的時(shí)候也容易出現(xiàn)差錯(cuò)，影響檔案的完整性。傳統(tǒng)的檔案管理方式就可以避免這個(gè)問題，有了紙制品的備份，即使出現(xiàn)需要重新錄入的現(xiàn)象也不會(huì)因檔案丟失而無(wú)法完成。另外，如果出現(xiàn)病毒入侵等不安全現(xiàn)象時(shí)也不用擔(dān)憂檔案的流失問題。

5.查詢利用方式的不同。電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的最明顯差異在于它需要錄入，即通過(guò)較為復(fù)雜的編碼和解碼才能呈現(xiàn)并使用。它的方便之處在于實(shí)現(xiàn)錄入后與其載體沒什么聯(lián)系，可以在允許的情況下隨時(shí)復(fù)制于不同地方，方便調(diào)檔。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要依據(jù)記錄查詢位置然后再進(jìn)行查找，非常費(fèi)力費(fèi)時(shí)甚至可能影響其他工作的進(jìn)行。而電子檔案則可以快速調(diào)出檔案，只需要在允許的情況下登錄管理頁(yè)面，經(jīng)過(guò)身份確認(rèn)并給予查閱權(quán)限就可以隨時(shí)隨地查閱檔案信息了。

6.對(duì)管理人員要求的不同。事實(shí)上，電子檔案管理是一項(xiàng)較之傳統(tǒng)管理方式更為專業(yè)化的工作，它對(duì)管理人員有著更為高的素質(zhì)要求。檔案管理工作人員不僅要能靈活熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作技能，還要掌握電子檔案的生成以及錄入工作。對(duì)與之相關(guān)的軟件也要能熟練的應(yīng)用，能利用圖像處理系列的軟件。另外，還需要會(huì)窗口操作和系統(tǒng)的調(diào)置。

檔案管理部門需要積極參與到電子化檔案管理當(dāng)中，并及時(shí)認(rèn)真地與技術(shù)部門、法律部門等給行各類專業(yè)人士進(jìn)行密切配合，推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用普及，確保電子檔案管理工作的順利開展。

電子化的檔案管理方式對(duì)各行各類的檔案部門都具有十分實(shí)際的意義。通過(guò)這種檔案管理方式的普及可以促進(jìn)檔案的社會(huì)化、自動(dòng)化以及標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案的作用，檔案管理工作的地位也會(huì)隨之利用率的提高而升高，一舉多得。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理方式的共性

表面上看電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理方式完全不同，但事實(shí)上，這兩種檔案的管理方式是存在一定的共性的。電子檔案與傳統(tǒng)都具有原生性。而且，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有一樣的價(jià)值形態(tài)，甚至變化的規(guī)律都極其的相似。電子檔案的信息同傳統(tǒng)檔案的信息一樣不可與其載體分離。事實(shí)上，電子檔案的形成也是源自于原始的紙質(zhì)檔案，它們都是真實(shí)的歷史記錄。

它們最大的共性莫過(guò)于都是檔案，必然都會(huì)擁有檔案的一般性和特性，其不同之處簡(jiǎn)單來(lái)講就是載體的不同。電子檔案是將信息數(shù)字化，它有著對(duì)設(shè)備的依賴性，必須滿足其運(yùn)行的條件。而且，它并非是直讀的，信息也有其共享性。這些因素都直接或間接地導(dǎo)致了電子檔案的收集、整理和錄入變得復(fù)雜，其保存的時(shí)限也受到了限制。電子檔案在開發(fā)使用的初期，由于此類技術(shù)還不夠純熟，所以必然會(huì)存在一些不安全的因素，這就更加大了電子檔案工作開展的難度。

檔案管理的基本原理是相通的。電子檔案管理方式在充分繼承了傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，再利用技術(shù)條件進(jìn)行了一系列的整合與改進(jìn)而形成的，可以說(shuō)它是檔案管理工作的一個(gè)新的里程。電子檔案在服務(wù)的方式和質(zhì)量方面都較之原始的方式有所提升，是這個(gè)電子的時(shí)代對(duì)檔案管理工作的全新詮釋和體現(xiàn)。

電子檔案較之傳統(tǒng)的檔案管理方式更擴(kuò)大了信息的資源。由于電子檔案的信息環(huán)境的容量與現(xiàn)實(shí)相比也要大很多，所以更容易將各地各類可收集檔案都納入其中，以方便隨時(shí)使用。利用資源的共享還可以達(dá)到互助互利的效果，極為方便利用。檔案需求者還可以利用電子檔案調(diào)出現(xiàn)實(shí)檔案的所在地所處位置然后直接獲取，也較之原始的找尋方式更為快捷便利，這也是電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作的完美結(jié)合。

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