電子檔案與傳統檔案管理的差異性分析

殷程賡

摘要：電子檔案需要利用計算機和網絡對檔案進行管理，其中還包括圖文掃描和信息存儲等技術。利用計算機網絡可將一個單位的電子文件信息進行集中管理，減少了存儲的現實空間，調檔也比較方便。機關、企事業單位內可建立一個局域網并與互聯網連接，以方便隨時隨地調取檔案，當然還要設立一定的安全系統，以避免檔案被私自調動、纂改或丟失。

關鍵詞：電子檔案；傳統檔案；差異；分析

隨著社會的發展，檔案的內容也變得越來越多，分類也更加豐富，傳統的檔案管理方式已經不能夠跟上飛速發展的社會步伐，加上計算機網絡的普及，電子檔案作為全新的檔案管理方式顯得更適用于現代社會。電子檔案需要利用計算機和網絡對檔案進行管理，其中還包括圖文掃描和信息存儲等技術。利用計算機網絡可將一個單位的電子文件信息進行集中管理，減少了存儲的現實空間，調檔也比較方便。機關、企事業單位內可建立一個局域網并與互聯網連接，以方便隨時隨地調取檔案，當然還要設立一定的安全系統，以避免檔案被私自調動、纂改或丟失。另外，還需要設立多個備份，以防止因自然或非自然因素導致檔案的不完整。

一、電子檔案與傳統檔案管理的差異

1.歸檔時限的不同。電子檔案可在文件生成后即時歸檔，也可以在一定的周期內進行統一的歸檔。將檔案交由電子檔案生成部門進行生成，然后利用局域網絡傳輸給檔案管理部門進行歸類和存儲，這是較之傳統的檔案管理方式多出的較復雜的一部，但是，這種方式可以避免檔案的漏歸，確保檔案的完整性。另外的一點就是其方便快捷，但是要避免病毒的侵襲。

2.管理方式的不同。電子檔案具有一定的特殊性，這種管理方式可以做到檔案的一級管理，即檔案管理部門可以在接收到文件的第一時間里給每一份檔案編制一個唯一的檔案號，標注出相應的分類號，并在歸檔時對不同檔案進行不同的主題詞標注。而傳統的檔案管理方式則需填上不同類型、日期，然后再放在相應的存儲位置，工作量就自然多了許多。

3.歸檔方式和內容的保護措施的不同。電子檔案具有特殊的重復性和可逆性，在修改時也不會留下任何痕跡。其好處在于在檔案的最初歸類和錄入時不怕出錯，確定時發現錯誤可以及時改正。但是其弊端就在于很難辯證檔案內容的真實性，需要辨別的檔案其辨別的過程也是相當的復雜和困難。而傳統的檔案管理方式則可以彌補這一不足，更能確保檔案的原始性、準確性以及真實性。

4.保管方式的不同。電子檔案存儲的載體在歷經多年后必然會老化，更何況現代科學技術的發展，計算機的更新速度如此之快，在更換新的載體的時候也容易出現差錯，影響檔案的完整性。傳統的檔案管理方式就可以避免這個問題，有了紙制品的備份，即使出現需要重新錄入的現象也不會因檔案丟失而無法完成。另外，如果出現病毒入侵等不安全現象時也不用擔憂檔案的流失問題。

5.查詢利用方式的不同。電子檔案與傳統檔案管理的最明顯差異在于它需要錄入，即通過較為復雜的編碼和解碼才能呈現并使用。它的方便之處在于實現錄入后與其載體沒什么聯系，可以在允許的情況下隨時復制于不同地方，方便調檔。傳統的檔案管理方式需要依據記錄查詢位置然后再進行查找，非常費力費時甚至可能影響其他工作的進行。而電子檔案則可以快速調出檔案，只需要在允許的情況下登錄管理頁面，經過身份確認并給予查閱權限就可以隨時隨地查閱檔案信息了。

6.對管理人員要求的不同。事實上，電子檔案管理是一項較之傳統管理方式更為專業化的工作，它對管理人員有著更為高的素質要求。檔案管理工作人員不僅要能靈活熟練地掌握計算機操作技能，還要掌握電子檔案的生成以及錄入工作。對與之相關的軟件也要能熟練的應用，能利用圖像處理系列的軟件。另外，還需要會窗口操作和系統的調置。

檔案管理部門需要積極參與到電子化檔案管理當中，并及時認真地與技術部門、法律部門等給行各類專業人士進行密切配合，推進電子檔案的應用普及，確保電子檔案管理工作的順利開展。

電子化的檔案管理方式對各行各類的檔案部門都具有十分實際的意義。通過這種檔案管理方式的普及可以促進檔案的社會化、自動化以及標準化，充分發揮檔案的作用，檔案管理工作的地位也會隨之利用率的提高而升高，一舉多得。

二、電子檔案與傳統檔案管理方式的共性

表面上看電子檔案與傳統的檔案管理方式完全不同，但事實上，這兩種檔案的管理方式是存在一定的共性的。電子檔案與傳統都具有原生性。而且，電子檔案與傳統檔案具有一樣的價值形態，甚至變化的規律都極其的相似。電子檔案的信息同傳統檔案的信息一樣不可與其載體分離。事實上，電子檔案的形成也是源自于原始的紙質檔案，它們都是真實的歷史記錄。

它們最大的共性莫過于都是檔案，必然都會擁有檔案的一般性和特性，其不同之處簡單來講就是載體的不同。電子檔案是將信息數字化，它有著對設備的依賴性，必須滿足其運行的條件。而且，它并非是直讀的，信息也有其共享性。這些因素都直接或間接地導致了電子檔案的收集、整理和錄入變得復雜，其保存的時限也受到了限制。電子檔案在開發使用的初期，由于此類技術還不夠純熟，所以必然會存在一些不安全的因素，這就更加大了電子檔案工作開展的難度。

檔案管理的基本原理是相通的。電子檔案管理方式在充分繼承了傳統檔案管理的基礎上，再利用技術條件進行了一系列的整合與改進而形成的，可以說它是檔案管理工作的一個新的里程。電子檔案在服務的方式和質量方面都較之原始的方式有所提升，是這個電子的時代對檔案管理工作的全新詮釋和體現。

電子檔案較之傳統的檔案管理方式更擴大了信息的資源。由于電子檔案的信息環境的容量與現實相比也要大很多，所以更容易將各地各類可收集檔案都納入其中，以方便隨時使用。利用資源的共享還可以達到互助互利的效果，極為方便利用。檔案需求者還可以利用電子檔案調出現實檔案的所在地所處位置然后直接獲取，也較之原始的找尋方式更為快捷便利，這也是電子檔案與傳統檔案管理工作的完美結合。

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