檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化必要性

蘇萍萍

檔案信息資源開發(fā)即指檔案館將收集到的信息資源，根據(jù)用戶的不同需求，按照不同的目的和要求，進(jìn)行不同方式、不同深度的整序和加工，使其增值，并以各種信息產(chǎn)品的方式提供給用戶使用，它包括信息資源的開發(fā) ；信息資源的利用。開發(fā)是為了利用，開發(fā)的產(chǎn)品越多，越合乎用戶的需求，資源利用率就越高，而用戶的信息需求，強(qiáng)烈的利用欲望和行動(dòng)，又將促使開發(fā)工作的深入開展。 檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化的一個(gè)面，是檔案工作在信息時(shí)代可持續(xù)發(fā)展的必由之路。對(duì)于促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案資源的共享等具有重要意義。但目前在檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)中還存在著檔案網(wǎng)站建設(shè)參差不齊、前期準(zhǔn)備工作不足、檔案機(jī)構(gòu)信息壟斷、網(wǎng)絡(luò)安全性較差等問題。對(duì)此，我們應(yīng)將檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容納入檔案信息化的發(fā)展規(guī)劃、制定檔案信息化的中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、把檔案信息化和社會(huì)信息化及電子政務(wù)建設(shè)結(jié)合起來、建立網(wǎng)絡(luò)共享體系、加強(qiáng)存量檔案的數(shù)字化和電子文件的收集、消除網(wǎng)絡(luò)安全隱患、加大人員培訓(xùn)和資金投入，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全等措施，以促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

檔案信息資源在未被開發(fā)利用之前，其價(jià)值是潛在的，具有較為隱蔽的特點(diǎn)，還不能構(gòu)成真正的信息資源。只有通過開發(fā)利用，才能使檔案的潛在價(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值，成為真正的信息資源，才能發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。只有合理、科學(xué)地開發(fā)利用檔案信息資源，特別是科技檔案信息資源，并將其轉(zhuǎn)化為一定的生產(chǎn)力，才能發(fā)揮檔案信息資源在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的作用，為我所科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)決策提供法律、可靠憑證和現(xiàn)實(shí)參考。當(dāng)前的改革大潮沖擊著各行各業(yè)。對(duì)檔案系統(tǒng)來說，改革有兩個(gè)主要方面：一是改革管理體制，調(diào)動(dòng)人的積極因素，提高工作效率和管理水平；另一個(gè)是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)這個(gè)生產(chǎn)力，使檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化，使檔案信息資源順利地與最新技術(shù)接軌。前者是決定因素，而后者對(duì)整個(gè)檔案管理水平和效益產(chǎn)生著重要影響，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一、提高檔案的規(guī)范化管理

有利于部門立卷制度的落實(shí)；有利于歸檔文件材料的齊全完整；提高了組卷編目的效率和質(zhì)量；統(tǒng)一了各立卷的分類方法。檔案信息資源管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，能解決由于人的因素而造成的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)前后不一致的問題，并且可以幫助立卷人員準(zhǔn)確分類，同時(shí)對(duì)不合格案卷可以隨時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行調(diào)整，避免了退卷返工造成的人力及物力的浪費(fèi)，使案卷的整理質(zhì)量得到保證。

二、提高檔案利用率

檔案管理工作通常包括檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編制檢索工具、著錄、標(biāo)引、檢索和提供利用等固定的工作環(huán)節(jié)。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，檔案部門作為確定事務(wù)處理的辦公部門，可以利用電子計(jì)算機(jī)、各種通信等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備來管理檔案，迅速、準(zhǔn)確地完成檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化、自動(dòng)化。這樣，一方面，能把工作人員從繁重的手工勞動(dòng)、重復(fù)勞動(dòng)中解放出來，加快檔案信息的處理和流通，提高檔案信息的利用率，從而提高工作效率和管理水平：另一方面，可通過計(jì)算機(jī)終端建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，擴(kuò)大其利用面和利用速度，實(shí)行互動(dòng)的開放式的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

三、帶來巨大效益

一是決策效益。如果聯(lián)網(wǎng)可提高決策者的決策質(zhì)量，為決策者提供更多的決策信息與方案。它的優(yōu)點(diǎn)在于不會(huì)因領(lǐng)導(dǎo)的疏忽或其他的干擾而改變其程序與方案，使決策更加科學(xué)化、現(xiàn)代化，而且速度快、方案全。二是辦公效益。自動(dòng)化設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)快、辦公效率高，可自動(dòng)完成一些任務(wù)，使工作人員從繁雜的手工勞動(dòng)中解脫出來，使他們有更多的時(shí)問研究工作，搞好服務(wù)，同時(shí)能大大減少辦公人員數(shù)量，達(dá)到精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、提高效率的目的。

四、增強(qiáng)檔案部門職能

目前，檔案信息資源管理仍處于封閉式被動(dòng)狀態(tài)，工作大多還局限于接收和保管，以及利用時(shí)效慢、按需索卷的被動(dòng)服務(wù)。而對(duì)信息開發(fā)有著強(qiáng)烈愿望的檔案部門，卻不能在文件信息積累的起始階段就開始將文件轉(zhuǎn)化為檔案并及時(shí)地投入開發(fā)利用。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化后，文件登記后通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行必要的整理、排序、分類，實(shí)際上，文件一經(jīng)登記就轉(zhuǎn)入歸檔階段，也可及時(shí)地投入利用，從根本上改變檔案利用時(shí)效慢的狀況。并且使檔案部門的管理對(duì)象由單一型向多元化發(fā)展，即由單一的檔案接收和保管發(fā)展到對(duì)信息的二次開發(fā)，并利用計(jì)算機(jī)將經(jīng)過加工后的檔案信息資源建立起能為用戶服務(wù)的各種類型的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢、瀏覽這些信息資源數(shù)據(jù)，例如，重要文件數(shù)據(jù)庫(kù)、各類法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)、動(dòng)態(tài)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、基礎(chǔ)數(shù)字信息庫(kù)、人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)等，都將對(duì)企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生巨大作用。改變檔案服務(wù)方式，變“被動(dòng)”服務(wù)為“主動(dòng)”服務(wù)。

五、從單機(jī)存檢發(fā)展為聯(lián)網(wǎng)傳輸

據(jù)了解，有些單位的檔案室即使已用計(jì)算機(jī)管理檔案，也只不過是借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理上的部分工作。聯(lián)網(wǎng)后，可建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，使檔案資料得到較大地開發(fā)，也可建立由計(jì)算機(jī)檢索并以磁性材料和激光材料為介質(zhì)的高容量存貯系統(tǒng)，使檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，實(shí)現(xiàn)在先進(jìn)技術(shù)、嚴(yán)密分工和廣泛協(xié)作基礎(chǔ)上的資源共享；實(shí)行互動(dòng)的開放式的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，深層次、高質(zhì)量、高效率地開發(fā)檔案信息資源開發(fā)利用。