檔案管理的安全保密措施和信息化管理的實現

高淑平

摘要：對于不同的企業、單位等而言，在其日常工作中，會形成大量的檔案資料，會對企業、單位的經營和發展等產生十分重要的影響。為此，積極的強化檔案管理，利用一定的安全保密措施來提高檔案管理的安全水平至關重要。同時，隨著時代的發展，各種新型的信息化手段也得到廣泛的應用，通過積極的開展檔案信息化管理和安全保密，有利于更好的提高檔案管理的信息化水平和安全程度、工作效率。文章對檔案管理安全保密以及信息化管理的重要性進行簡單的介紹，進而立足當前信息化快速發展背景，探究檔案管理的安全保密與信息化管理措施。

關鍵詞：檔案；管理；安全保密；信息化管理

引言：

近年來，網絡得到日漸廣泛的應用，各種新型的信息化技術手段也得到快速發展和廣泛應用。這一背景下，也為檔案管理工作的開展提供了新思路。針對檔案管理過程中對安全保密的要求，積極的探索新型的信息化檔案安全保密與管理措施，也成為擺在廣大檔案管理工作人員面前的重要課題。

一、檔案管理安全保密以及信息化管理的重要性

目前，檔案管理工作已經成為眾多單位、企業等日常工作的重要內容。通過對各種檔案資料進行科學管理，有利于幫助不同的單位和企業等更好的掌握自身經營與發展各方面情況，進而更好的進行發展戰略制定以及人力資源管理等。但是，以往在進行檔案管理的時候，大多采用的是傳統的檔案管理模式。檔案管理工作人員的日常工作十分繁重，效率低下，且極易容易出現各種問題和失誤等，影響到檔案的安全性。同時，也導致大量寶貴的檔案資源無法得到充分的利用，造成極大的檔案資源浪費。而伴隨著互聯網與各種信息化、數字化技術的快速發展， 信息化時代大背景下，多種新型的信息技術與知識等也被積極的應用于檔案管理工作之中，顯著提高了檔案管理工作的信息化程度。這一背景下開展檔案管理工作，有利于更好的提高各種檔案的安全性和保密性，提高各項檔案管理工作的效率和效果。同時，也有利于更好的各種檔案資源進行利用，對眾多企業和單位等而言大有裨益。

二、檔案管理的安全保密與信息化管理措施分析

（一）增強檔案安全保密與管理信息化意識

為有效提高單位和企業檔案管理安全保密與信息化管理水平，首先需要相應的單位和企業樹立明確的檔案安全保密與管理信息化意識。在單位或者企業的內部，要注意針對檔案管理工作人員開展一定的教育和引導。幫助其正確的認識和解讀對檔案管理工作的具體性質，增強其安全保密意識。同時，引導其定期參與一定的信息化培訓，幫助其不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。同時，企業和單位在進行信息化檔案安全保密與管理的過程中，還需要針對自身實際情況，科學、合理的對相應的檔案信息化管理工作進行規劃設計，增強檔案信息管理的安全性。

（二）構建完善的檔案信息網絡

為了保證企業、單位等檔案的安全保密與信息化管理的順利進行，對于不同的單位和企業而言，要注意積極的構建完善的檔案信息網絡。具體的構建過程中，要并從軟、硬件兩方面進行建設。在硬件方面，完備的硬件設施是做好檔案安全保密與信息化管理的基本和重要保證。所以，不同的企業和單位要注意結合自身情況和檔案管理需求進行合理的規劃，進行一定的資金投入。并嚴格按照一定的安全技術標準，建設標準化的檔案信息網絡中心機房。同時，合理的配備各種必需的硬件設施，包括服務器和交換機等。另外，還要積極的建立內網和專網以及外網，為實現檔案安全保密和信息化管理提供堅實的支持。在具體進行信息化管理的時候，還要注意增強安全問題，合理的利用防火墻以及隔離卡等來對相應的檔案信息系統予以保護，以保證各種檔案資料的安全性和保密性。

（三）打造虛擬化檔案管理庫房

對于不同的單位和企業而言，可立足自身的實際情況，依托內部網絡，綜合利用各種信息化手段，打造一定的“虛擬化檔案庫房”。在相應的“庫房”中，對不同類型的檔案資料進行一定的信息化、數字化處理，獲得電子檔案，并將檔案分門別類的的保存在“庫房”中。于是，對于單位與企業自身相關的各種檔案信息資料，都可以進行一定的網上在線閱檔。于是，利用內部虛擬信息庫，單位和企業的各級領導和不同部門、科室的工作人員，便可以在授權允許的情況下，方便、快捷的利用各種網絡終端來查閱特定的電子檔案資料，以有效的提高查檔的效率。同時，在相應信息化系統等的控制下，還可以有效避免各種非內部人員對相應檔案資料的瀏覽，提高檔案的安全性。

（四）合理應用防寫技術與加密技術

當前，一些技術手段的出現，為檔案管理安全保密工作的開展提供了極大的便利，在提高檔案資源安全性和保密程度方面發揮出十分重要的作用，例如各種加密技術以及仿寫技術等。其中，通過應用一定的加密技術，可以結合不同企業和單位等的實際需求，將自身檔案的資料狀態進行不同的設置，例如保密狀態和不公開狀態、公開狀態等。另外，還可以對各種機密的檔案資料進行合理的轉化，將其轉化為亂碼予以保存。這樣一來，這樣即使檔案資料被盜竊，沒有相應的密碼依然破解不了檔案信息。通過利用防寫技術，可以將檔案資料設置成“只讀”模式，進而有效的避免各種惡意的檔案資料改寫或者刪除等，最大程度保障相應檔案資料的安全性和保密性。

三、結束語

總之，當前，檔案管理工作的開展成效已經成為社會各界廣泛關注的重要問題。其中，如何提高各種檔案資源的安全保密水平和管理水平，也成為不容忽視的重要問題。通過本文的分析研究也可以了解到，網絡與各種信息技術快速發展的今天，可以積極的嘗試通過構建一定的信息網絡、使用一定的加密技術手段，以及打造虛擬化檔案庫房等方式，來更好的對各種檔案資源進行管理。以更好的提高其安全保密水平和管理效果，實現檔案信息管理工作的安全性和保密性。

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