闡述如何做好檔案管理工作之我見

孟曉華

摘要：檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的檔案管理，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。

關鍵詞：檔案管理；提高；工作效率

一、增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視

無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。檔案管理人員應該充分發揮其主觀能動性，以實際行動去影響并爭取領導的重視。要使單位的檔案工作更好的發展，領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。然而如何發揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點：

（一）加大檔案宣傳力度，使領導增強檔案管理意識

有的單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作。

（二）愛崗敬業，使領導滿意自己的工作

領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

二、拓寬視野，加強現有資源的綜合利用，實現現代化檔案管理

（一）增強責任感，提高管理意識

檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，細心辦事的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，不斷開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

（二）不斷加強學習，掌握管理技能

目前，電子計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

（三）利用現有資源，整理檔案

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。因此，要發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。

三、單位管理的優化政策和措施

（一）運用專業體系完善單位的管理制度

沒有規矩不成方圓。對于事業單位工作檔案的管理工作者，對相關的領導者而言，一方面，領導者和相關單位合作制定相應的制度，從根本上解決檔案收集不完整，收集困難的問題，結合專業的知識體系出臺適當的懲罰措施及硬性規定；另一方面，對于工作者，定期地進行培訓，培養自身的素質，提高工作能力，使工作者意識到該部門是責任重大的部門，擔負著整個管理計劃的開展， 將工作壓力其變換成動力，提高工作熱情，促進事業單位工作檔案收集整理工作的高效進行。

（二）提高從業人員工作參與度，把握工作規律

在事業單位的工作過程中應該增加工作人員和老員工、工作人員之間的互動交流活動，增加工作人員的參與程度，進而打造一個活躍高效的工作環境，幫助初入門的工作人員更好學習思想政治工作規律。初步進入工作環境的工作人員，對事業單位規規矩矩的思想和工作模式不大適應，對于思想政治方面，在工作環境上可以鼓勵工作人員對書本上或者老員工所講的內容不明白的地方提出疑問，提高在工作中對于掌握思想政治工作規律的參與程度，進而激發工作人員學習進步的主觀能動性。經過相關部門人員的不斷努力，近期事業單位檔案管理的工作有了突飛猛進的變化，很多地區的檔案管理得到改善，相關的工作人員在工作態度和工作積極性上也有很大的進步。事業單位其他方面的工作與檔案收集整理是息息相關的，材料管理工作的提升，對其他工作起到了很大的促進作用。

四、注重管理團隊建設，完善管理制度

首先，對于管理人員專業素養的提升來講。各級組織人事部門應選擇在政治方面較為可靠，且具有較強責任心的共產黨員來負責干部檔案的各項管理工作。同時，主管部門也應該定期的組織檔案員參與專業、系統的業務知識培訓，管理人員自身也要不斷的學習積累，注重自身專業素養與政治覺悟的提升，認真負責的對待管理工作的各個環節，進而從整體上提高檔案管理隊伍專業素養的提升。其次，在管理制度完善上，應注重信息化管理機制的建設，不論是檔案的收集、歸檔，還是利用等方面都要制定嚴格的管理制度，并以此來避免出現虛假材料。同時，對于案卷整理工作的相關細則也要做出進一步優化，從而為其各項整理工作的科學、全面開展提供有力保障，也為考察、任用干部人員提供更準確、真實的信息內容。

總之，基于我國現代企事業管理的現狀，檔案人應積極吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，來適應檔案管理工作的新形勢。

參考文獻：

[1]蔡和，龐巖.淺談事業單位檔案管理現狀與優化對策[J].檔案與建設，2009（12）

[2]呂亞軍.檔案收集工作理念感悟[J].赤峰學院學報，2011

[3]付春華.關于檔案收集工作的思考[J].周口師范學院學報，2007

[4]李彩霞.提高檔案利用效果的途徑與辦法[J].蘭臺世界，2008（10）