國(guó)外秘書工作研究

張文憑

職業(yè)化秘書的普及是當(dāng)代社會(huì)的趨勢(shì)。在發(fā)達(dá)國(guó)家，職業(yè)秘書的教育體制非常成熟，不僅從業(yè)人員眾多，甚至還出現(xiàn)了像“The 24 hour Secretary”的專業(yè)秘書服務(wù)提供商。秘書的種類也有很多，包括政府秘書、法律秘書、公司秘書、經(jīng)理秘書、技術(shù)秘書、醫(yī)學(xué)秘書、教育秘書、財(cái)經(jīng)秘書、通信秘書等。本文主要討論高層管理人員的秘書工作。

高管的特征之一是公務(wù)繁忙，但管理公司決不能因?yàn)楦吖艿拿β刀蔀楣镜钠款i。所以，找一個(gè)能為高管分憂的秘書或是助理成為必然趨勢(shì)。畢竟，能找到什么樣的人為之分憂，也稱得上是高管的競(jìng)爭(zhēng)力之一。

一、秘書工作職業(yè)化

隨著秘書的普及，秘書在西方國(guó)家已成為一門獨(dú)立的學(xué)科，涵蓋多種專業(yè)知識(shí)。由于職業(yè)性的增強(qiáng)，秘書職位向著終身制發(fā)展，國(guó)外秘書的平均年齡普遍較大，而且企業(yè)也更傾向于雇傭有工作經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)女性。而在國(guó)內(nèi)，秘書相對(duì)年輕，往往將秘書工作作為職場(chǎng)生涯的切入點(diǎn)，而不是終身職業(yè)。

二、秘書工作自動(dòng)化

隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，秘書的工作也隨之走向自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用，能更加快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，節(jié)約人力、物力、時(shí)間、空間，提高辦事效率和管理水平。辦公業(yè)務(wù)也可以從事務(wù)層進(jìn)入管理層，從而輔助決策層。

三、秘書工作專業(yè)化

隨著秘書工作職業(yè)化及自動(dòng)化的發(fā)展，秘書職位也出現(xiàn)分類，每類秘書有詳細(xì)的職位說明確定每類秘書的相應(yīng)工作內(nèi)容。職位分類可以打破一對(duì)一的領(lǐng)導(dǎo)秘書組合，充分發(fā)揮秘書的個(gè)人特長(zhǎng)，高效完成工作。

通過對(duì)以上外國(guó)秘書工作特性的研究，個(gè)人認(rèn)為對(duì)國(guó)內(nèi)秘書工作有如下指導(dǎo)意義。第一，秘書工作可以向著終身職業(yè)的方向發(fā)展，這可以通過國(guó)家加大對(duì)秘書專業(yè)人員的專業(yè)教育來實(shí)現(xiàn)。第二，秘書工作應(yīng)可以向著平臺(tái)化發(fā)展，目前有些國(guó)內(nèi)的企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置，造成文件和信息查找困難。隨著資源的共享式發(fā)展，國(guó)內(nèi)秘書也可以通過軟硬件的支撐，走向平臺(tái)化工作模式。第三，秘書工作的整合，隨著秘書的職業(yè)化發(fā)展，走上工作崗位的秘書也應(yīng)該接受專業(yè)化培訓(xùn)，通過確切的崗位職責(zé)和分工進(jìn)行秘書工作的整合。

以上是國(guó)外秘書與國(guó)內(nèi)秘書的不同點(diǎn)及啟示，其發(fā)展趨勢(shì)值得我們不斷研究借鑒。

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