企業(yè)合同管理幾個重要環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

徐正東

摘要：企業(yè)在其經(jīng)濟活動中常要涉及多種類型的經(jīng)濟合同，這些合同涉及合同管理業(yè)務(wù)流程的多個控制環(huán)節(jié)，包括了從合同前期準備到合同談判、合同簽訂履行與結(jié)算、合同終結(jié)的整個合同業(yè)務(wù)流程，要實現(xiàn)合同業(yè)務(wù)流程中重要環(huán)節(jié)的充分有效管理，在實際工作中的確存在諸多難點，因而需要采取相應(yīng)的解決辦法，方能消除這些難點問題。本文現(xiàn)就合同管理幾個重要環(huán)節(jié)中的難點進行分析并提出針對性的解決辦法。

關(guān)鍵詞：合同管理 難點 解決辦法

中圖分類號：F271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（a）-0000-00

企業(yè)在其生產(chǎn)經(jīng)營過程中涉及多種類型合同，包括貨物貿(mào)易類、服務(wù)類、知識產(chǎn)權(quán)類（如技術(shù)服務(wù)與技術(shù)開發(fā)等），從而涉及從合同前期準備到合同談判以及合同簽訂履行與結(jié)算直至合同終結(jié)的整個合同業(yè)務(wù)流程的諸多控制環(huán)節(jié)。在合同管理實際工作中，有針對性地抓住重點，深入分析合同管理重要環(huán)節(jié)中的難點，采取有效的解決辦法，對于消除這些難點問題，強化合同管理有著十分重要的作用。現(xiàn)就企業(yè)合同管理幾個重要環(huán)節(jié)中的難點進行分析并提出相應(yīng)的解決辦法。

1 合同前期準備環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

企業(yè)對擬進行的合同項目，一般應(yīng)依據(jù)其經(jīng)濟、技術(shù)要求，由企業(yè)合同主辦單位在合同簽訂前數(shù)天、數(shù)周，甚至數(shù)個月前就進行擬實施合同項目的前期調(diào)研論證，進行產(chǎn)品性能或服務(wù)特點、市場價格、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、對方資質(zhì)資信、履約能力（包括有無現(xiàn)貨、品種數(shù)量、規(guī)格型號、能否按時交貨或有無能力完成相應(yīng)工作量等等）、技術(shù)服務(wù)或開發(fā)范圍及研發(fā)能力的考察與調(diào)研，全面了解和掌握產(chǎn)品性能、服務(wù)特點、研發(fā)能力、市場價格、對方按時交貨或完成規(guī)定工作量的能力等等，力爭將各項前期準備工作做到前面。

然而要做到、做好合同前期準備，也是有一定難度的，其難點就是合同主辦單位進行合同前期準備工作的意識或意愿、積極主動性往往不是太強，甚至有畏難抵觸情緒，不愿主動超前地進行合同項目的前期調(diào)研論證，導(dǎo)致涉及合同項目前期準備的許多具體信息不太清楚，如要求他們提供相應(yīng)的規(guī)格型號、詳細技術(shù)參數(shù)、市場價格變動范圍與趨勢，或服務(wù)工作明細工作量，對方資質(zhì)資信情況（包括對方的主體資格、相應(yīng)資質(zhì)證明、技術(shù)條件、商業(yè)信譽和履行合同的能力等情況）、[1] 研究范圍和研發(fā)能力等時，時常會出現(xiàn)的情況是，合同主辦單位往往只能提供其中的某些內(nèi)容和資料，出現(xiàn)所提供產(chǎn)品性能、服務(wù)特點或研究范圍和研發(fā)能力等信息殘缺不全，或不夠清楚準確，抑或表述不規(guī)范等諸多情況。

此時，采取的相應(yīng)解決辦法應(yīng)是由企業(yè)的計劃部門和相關(guān)職能部門（包括裝備、科技管理等職能部門）通過多次、不斷地與合同主辦單位反復(fù)溝通，幫助他們轉(zhuǎn)變思想，努力使其樹立起積極進行合同前期準備的工作意識，同時實際指導(dǎo)他們規(guī)范填報產(chǎn)品性能、服務(wù)特點、研究范圍與內(nèi)容及研發(fā)能力等相關(guān)信息，督促合同主辦單位或與他們一起通過多種方式進行前期市場調(diào)研，促使合同主辦單位提交規(guī)范準確、合乎要求的調(diào)研論證資料，做實、做好合同的前期準備工作，從而較好地實現(xiàn)了合同前期準備階段的目的。

2 合同簽約依據(jù)環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

在日常生產(chǎn)經(jīng)營實踐中，企業(yè)合同簽約依據(jù)主要來自于月度采購計劃、年度設(shè)備大修計劃、月度資金預(yù)算、年或季度投資計劃、科技項目計劃、安全技術(shù)措施計劃、年度職業(yè)健康體檢和職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)測計劃、具有相應(yīng)審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)批準的臨時采購、維修項目等、其它等等。

對于擬進行的合同項目，應(yīng)在計劃形成前就開始進行調(diào)研論證，根據(jù)較為成熟的前期調(diào)研論證結(jié)果，報經(jīng)企業(yè)月度計劃會議或預(yù)算會議批準，形成企業(yè)月度計劃與資金預(yù)算等。或向上級有關(guān)部門上報項目資料，申報相應(yīng)計劃，在被上級有關(guān)部門納入相關(guān)計劃下達后，再根據(jù)這些計劃、預(yù)算等，進行合同的簽訂和履行，同時要求合同主辦單位的合同經(jīng)辦人在發(fā)起合同時，就必須在合同管理系統(tǒng)中先行輸入合同簽約依據(jù)。

此環(huán)節(jié)的難點就是合同經(jīng)辦人在發(fā)起合同的準備階段，合同管理系統(tǒng)就要求合同經(jīng)辦人輸入合同的簽約依據(jù)，這就給合同經(jīng)辦人帶來了較大的困難，同時也產(chǎn)生了較大的矛盾，表現(xiàn)為由于合同經(jīng)辦人屬于企業(yè)最基層員工，處于信息末端，通常不掌握、也看不到各種生產(chǎn)經(jīng)營計劃、資金預(yù)算等（包括采購計劃、維修計劃等計劃、月度資金預(yù)算等），也不知道這些計劃、預(yù)算等下達到企業(yè)的哪些職能部門，甚至連這些簽約依據(jù)的具體名稱都不甚清楚，而在合同管理系統(tǒng)中發(fā)起合同時，系統(tǒng)又要求輸入合同簽約依據(jù)，因而合同經(jīng)辦人在輸入合同簽約依據(jù)方面存在較大困難，由此也產(chǎn)生了較大的矛盾，即能夠看到各種計劃、資金預(yù)算等簽約依據(jù)的人員，往往不需要輸入這些信息到合同管理系統(tǒng)中去，而不掌握、也看不到各種計劃、資金預(yù)算等簽約依據(jù)，處于信息末端的合同經(jīng)辦人卻被要求在合同管理系統(tǒng)中輸入這些簽約依據(jù)，因而合同經(jīng)辦人對此很有情緒。

對于上述情況，相應(yīng)的解決辦法應(yīng)是采取“合同經(jīng)辦人主動了解，有關(guān)部門人員積極告知” 解決方法，來了解和獲得作為合同簽約依據(jù)的各種計劃、資金預(yù)算等信息。具體來說就是采取合同經(jīng)辦人主動積極地向企業(yè)計劃、財務(wù)、裝備、科技等部門及其它有關(guān)職能部門、項目主辦單位或掌握這些計劃、資金預(yù)算的相關(guān)人員進行了解并獲取相應(yīng)合同項目簽約依據(jù)的具體內(nèi)容，同時要求有關(guān)職能部門、項目主辦單位以及掌握這些計劃、資金預(yù)算的相關(guān)人員積極予以告知，提供相應(yīng)合同項目簽約依據(jù)的詳細信息和內(nèi)容，使合同經(jīng)辦人能夠順利獲取簽約依據(jù)的有關(guān)情況和資料，按合同業(yè)務(wù)管理規(guī)定將合同簽約依據(jù)及時準確地輸入到合同管理系統(tǒng)中去。

3 合同談判環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

企業(yè)內(nèi)控制度中關(guān)于合同談判規(guī)定：“企業(yè)應(yīng)明確合同談判的適用范圍。 合同談判前，合同主辦部門應(yīng)根據(jù)需要牽頭組織由經(jīng)濟、 技術(shù)、法律、財務(wù)等人員組成的合同談判小組，擬定談判方案，…”；“談判小組應(yīng)做好談判記錄。…”。

而實際工作中的難點在于合同談判往往由企業(yè)業(yè)務(wù)部門而非經(jīng)濟法律部門牽頭組織，業(yè)務(wù)部門往往不太清楚談判方案和談判記錄的制作，因而出現(xiàn)以下困難和問題：其一是不知道怎么具體制定《談判方案》，談判方案中談判策略的確定，以及全面、明確、具體的合同經(jīng)濟、法律、技術(shù)要求應(yīng)包括哪些關(guān)鍵內(nèi)容，談判過程中應(yīng)注意哪些問題、哪些重要事項不能遺漏等等。其二是不清楚《談判記錄（要）表》中應(yīng)包括雙方哪些重要信息，哪些主要情況或議定事項不可或缺，談判過程中應(yīng)對哪些重要事項進行記錄，對雙方的權(quán)利、義務(wù)也不甚明瞭，甚至有所疏漏也在所難免。

鑒于實際工作中存在以上困難和問題，要求他們提交談判方案、談判記錄，他們也很難完整準確地提供，且有較大的畏難抵觸情緒，另外他們還認為，按企業(yè)內(nèi)控要求，談判應(yīng)有《談判方案》，這不假，但我們也沒見過談判方案是個什么樣子？談判記錄都該記錄哪些東西？不知道怎樣才能全面、準確地記錄談判內(nèi)容，覺得只要對方所提供的產(chǎn)品或服務(wù)符合我們的要求，價格優(yōu)惠公道，基本上也就行了，對談判的許多關(guān)鍵性細節(jié)內(nèi)容，如具體的付款方式和條件、質(zhì)量標準或技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量或技術(shù)保證期等等，不甚清楚，因而要求其提交合乎規(guī)范的談判方案和談判記錄，也的確是勉為其難，有著相當?shù)碾y度。

對于以上難點的相應(yīng)解決辦法，企業(yè)一是應(yīng)先行制定合同談判適用范圍，確保合同談判有據(jù)可依。根據(jù)企業(yè)合同類別（包括貨物貿(mào)易類、服務(wù)類、知識產(chǎn)權(quán)類）、合同要素（包括資金流向、合同性質(zhì)、標的金額等），規(guī)定達到一定金額及以上的貨物貿(mào)易類、服務(wù)類，所有不論標的金額大小的知識產(chǎn)權(quán)類，均需進行合同談判，談判參加人員應(yīng)包括法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員，[2]并形成由談判雙方參加人員簽字確認的《談判記錄（要）表》。且將此規(guī)定形成企業(yè)文件下發(fā)至所屬有關(guān)單位執(zhí)行。二是推行“模版化”的《談判方案》和《談判記錄（要）表》，實現(xiàn)談判過程的“三化”。為使牽頭談判業(yè)務(wù)部門在談判前有所預(yù)案，談判中有的放矢，減少疏漏，應(yīng)先行制作《合同談判方案》和《談判記錄（要）表》模版，進行“模版化”管理，通過抓住以上問題癥結(jié)，并采取將談判方案和談判記錄（要）表的電子化模版下發(fā)至企業(yè)牽頭組織談判的業(yè)務(wù)部門，由他們按照模版內(nèi)容要求制定談判方案、進行談判記錄（要）表內(nèi)容的記錄，這種“模版化”解決辦法具有較強的針對性。同時實現(xiàn)談判過程的“模版化、標準化、程序化”這三化，即《合同談判方案》和《談判記錄（要）表》“模版化”，談判方案和記錄表內(nèi)容“標準化”，談判和記錄過程“程序化”，從而規(guī)范了談判方案與記錄，極大地方便了實際操作，提高了工作效率，同時也使談判牽頭單位對談判細節(jié)內(nèi)容做到心中有數(shù)，增強其在整個談判過程中的目的性和全面性。

4 談判內(nèi)容與合同內(nèi)容保密環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

企業(yè)合同既包括采購、修理、施工和其它一般合同項目，更包括生產(chǎn)經(jīng)營與科研等合同項目，在合同洽談、簽訂履行過程中不可避免地要涉及合同項目中包括相應(yīng)技術(shù)參數(shù)、配置、功能，研究數(shù)據(jù)、技術(shù)方案與文檔資料等技術(shù)秘密，以及數(shù)量品種、規(guī)格型號、成交價格等等。還包括企業(yè)提供或告知對方的其它技術(shù)秘密和商業(yè)秘密，以及隨后雙方或多方合作執(zhí)行合同過程中，對方接觸到的大量數(shù)據(jù)、資料等等。

此環(huán)節(jié)存在的難點就是，在合同談判和此后的合同執(zhí)行過程中，出現(xiàn)企業(yè)個別專業(yè)技術(shù)人員或管理人員欠缺保密防范意識，使談判內(nèi)容和合同內(nèi)容在保密方面存在較大漏洞，覺得反正在談判中都提交了企業(yè)的相應(yīng)資料，或都與對方展開合作了，大量資料和數(shù)據(jù)在執(zhí)行合同過程中，也都被對方知曉了，保不保密也就那么回事了，表現(xiàn)為保密觀念淡薄，積極防范意識嚴重不足。

此難點的解決辦法應(yīng)是加強企業(yè)員工保密防范教育，做到保密工作警鐘長鳴，同時在與這些專業(yè)或管理人員的日常接觸中，經(jīng)常潤物細無聲地向他們灌輸保密防范意識，提醒他們?nèi)粢蛘勁谢螂S后履行合同的保密防范存在漏洞，企業(yè)又未與對方先行簽署具有約束力保密協(xié)議的話，不但會因泄露技術(shù)和商業(yè)秘密，造成企業(yè)有形或無形損失，還會造成企業(yè)維權(quán)困難，無法依據(jù)雙方在保密方面的協(xié)議或約定來追究對方相應(yīng)責(zé)任及對企業(yè)損失的賠償。因而也應(yīng)要求牽頭談判業(yè)務(wù)部門積極配合，在談判前就主動與對方簽訂保密協(xié)議，將保護企業(yè)合法權(quán)益、避免造成可能損失的措施前置到合同談判之前。

5 合同授權(quán)環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

企業(yè)在合同文本簽署時，要求對方簽約人必須是單位或公司的法定代表人，但合同法還規(guī)定“當事人依法可以委托代理人訂立合同”，[3] 因此，如果是委托代理人簽署合同，必須是在提交了法人授權(quán)委托書后，委托代理人方可代表委托人簽訂合同。

在此環(huán)節(jié)的難點是對方提交的授權(quán)委托書中常存在某些問題：一是企業(yè)單位名稱不準確或不全，如名稱為“中國石油化工股份有限公司江蘇油田分公司”被寫成“中石化江蘇油田”；二是甚至出現(xiàn)開具授權(quán)書的部門在授權(quán)委托書上修改、杠劃的現(xiàn)象，如某石油類大學(xué)在為被授權(quán)人開具法人授權(quán)委托書時，將對方單位名稱一欄錯填成項目名稱，隨后即在其上直接用黑色簽字筆劃去錯填的項目名稱，寫上對方的單位名稱，再蓋上法人的印章和該大學(xué)的公章。

對于以上難點問題解決的辦法，首先應(yīng)是盡量采用規(guī)范的《授權(quán)委托書》模版來要求對方填寫，一是防止他們填寫不準確；二是防止他們填錯后在授權(quán)書上直接涂改。其次是預(yù)先將企業(yè)的準確名稱填寫到模版中去，授權(quán)簽訂的合同名稱也預(yù)先填寫到模版中，防止對方寫錯或填錯；其三最好是將授權(quán)有效日期也預(yù)先填上，防止對方再填錯授權(quán)有效日期，導(dǎo)致合同簽訂日期不在授權(quán)有效日期之內(nèi)；其四是將簽發(fā)日期也預(yù)先填上，但應(yīng)在授權(quán)有效日期起始日之前或當天，不能倒置到起始日之后。 這樣，有利于減少出錯率，節(jié)省往復(fù)糾錯時間，提高工作效率。

6 合同終結(jié)環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

合同按約定履行完畢，企業(yè)合同主辦部門的合同經(jīng)辦人應(yīng)進行合同終結(jié)類型選擇包括正常終結(jié)、異常終結(jié)、相對人異常履約情況說明、合同完畢情況說明、相對人后評價。

實際工作中的難點是合同主辦部門的合同經(jīng)辦人在完成合同全部價款結(jié)算后，往往就在此停滯不前了，認為合同全部價款結(jié)清后，整個合同業(yè)務(wù)流程就算結(jié)束了，許多人不清楚或根本不知道應(yīng)該辦理合同終結(jié)手續(xù)，即使知道應(yīng)該應(yīng)進行合同終結(jié)，但也不知道應(yīng)該如何恰當正確地表述：相對人異常履約情況、合同完畢情況說明和相對人后評價的內(nèi)容。

難點解決的辦法應(yīng)是針對這種普遍情況，在對照內(nèi)控規(guī)定的基礎(chǔ)上，采取合同管理人員經(jīng)常不定期地深入合同主辦部門、合同經(jīng)辦人之處，展開一對一的檢查，督促他們及時在合同管理系統(tǒng)中辦理合同終結(jié)手續(xù)，完整地進行相對人異常履約情況說明、合同完畢情況說明、相對人后評價，提高合同終結(jié)率，促進他們對于合同終結(jié)意識的養(yǎng)成，同時在合同終結(jié)流程中予以嚴格要求，合同終結(jié)信息未填寫，或填寫不清楚，不予通過經(jīng)濟、財務(wù)、法律部門的合同終結(jié)審批。

7 結(jié)語

綜上，對于合同管理中的難點，企業(yè)合同管理人員要善于與其合同主辦單位和合同經(jīng)辦人溝通，針對難點問題，積極尋找解決問題有效辦法，化解合同業(yè)務(wù)流程中的難點與困難，最終達到不斷提高合同管理工作效率的目的。

參考文獻：

[1]中國石化法律部.合同管理實務(wù)[M].北京：中國石化出版社，2014：34

[2]蔡世軍.企業(yè)合同審查法律實務(wù)[M].北京：中國法制出版社，2014：11

[3]江平.中華人民共和國合同法精解[M].北京：中國政法大學(xué)出版社，1999：9