新形勢下企業檔案管理信息化發展分析

劉 濤

（陜西延長石油集團管道運輸公司第六分公司，陜西 延安 716000）

新形勢下企業檔案管理信息化發展分析

劉 濤

（陜西延長石油集團管道運輸公司第六分公司，陜西 延安 716000）

隨著改革開放的進行和經濟全球化趨勢的加強，我國企業對于檔案管理信息化有了一定的認識，并對其進行了實際的運用。但實際上，我國的大多數企業對檔案管理信息化也是這幾年才開始重視起來，并認真推行的。即使在企業內執行，大多也難達到預期的效果。為在新形勢下進一步推進檔案管理信息化，必須加強對檔案管理信息化重要性和必要性的認識，對于存在的問題進行全面的認識，并針對問題采取一定的措施。

企業；檔案管理；信息化

1　企業檔案管理信息化的優勢

1.1檢索方便

科技發展日新月異，企業的經營活動受各種數據的影響，而企業的檔案就是這些數據的重要來源，檔案管理信息化方便企業檢索信息，提高工作效率，在競爭中獲得優勢。

1.2保密性高

企業的檔案涉及到企業的商業機密，一旦泄露會對企業造成嚴重損失。檔案管理信息化能提高檔案的保密性，相較于紙質文件而言，安全性更高，可以通過加密、設置權限等方式減少資料外泄的可能性。

1.3減輕勞動強度

檔案管理信息化比以往的檔案管理方式更簡單方便，減輕了檔案管理人員建檔的繁瑣程度，調取檔案也更方便，查閱檔案也不需要那么多時間，大大降低了勞動強度。

2　檔案管理信息化發展中存在的問題

2.1沒有對館藏資源進行分析管理

企業檔案信息資源建設存在“重開發，輕利用”的傳統思想，許多檔案部門存在面子工程，片面追求檔案巡查館藏數字化的數量，而沒有對館藏資源進行分析管理就匆忙展開數字化的工作。這樣不僅浪費了人力、物力和財力，將檔案信息資源管理其他方面的工作精神分散，而且造成了大量的存儲壓力。

2.2檔案管理信息化建設缺乏規劃

企業檔案系統在各部門沒有形成統籌安排、共同協調的局面。而檔案館的檔案管理信息化建設也缺少近期或長遠規劃，沒有明確的目標。由于檔案管理信息化建設中沒有及時研究統一的規范和標準，導致檔案信息的傳輸與接收變得麻煩、復雜。

2.3數字檔案資源短缺，結構不科學

由于我國企業檔案信息化建設還只是處于初級階段，所以，各檔案館藏資源大多是紙質檔案，造成數字檔案資源不夠豐富、結構單一。這一問題是企業現今檔案信息化管理建設中存在的重大問題之一，如果得不到良好解決，必將影響我國檔案信息化管理的進程。

2.4企業檔案信息化管理缺乏專業人才

由于企業的檔案管理信息化發展還不夠完善，對于專業人才的培養還不足。即使有些地方有一些專業人才，但整體的綜合素質還有待提高，檔案管理信息化工作無法順利開展。

3　解決檔案管理信息化發展中的問題對策

3.1加快檔案信息化基礎設施的建設

企業應加快數字化檔案館建設，包括檔案館放建設、檔案館館藏建設、檢索工具建設、規章制度建設、專職檔案管理隊伍建設以及檔案服務利用工作等。應推進計算機管理檔案的運用，提高檔案館計算機和網絡技術的應用水平。同時，也應加大投入，重視檔案管理信息化建設。

3.2促進檔案信息資源的建設與更新

建設數字化檔館，即運用現代信息技術對檔案館中的檔案和文件進行數字化處理和存儲，更新檔案信息資源。

3.3對檔案信息化管理建設進行統一規劃

我國企業當前的檔案管理信息化建設正處于發展的新階段，所以，必須對檔案管理信息化進行統一規劃、統一標準、統一原則，更好地促進各部門之間的交流與溝通，促進我國企業檔案管理信息化的建設。

3.4加強對檔案管理信息化技術人才的培養

檔案管理信息化建設是技術性、專業性較強的工作，工作人員除了需要掌握基本的檔案管理信息化知識外，還需掌握計算機技術和現代管理學等知識。所以，企業應加快對檔案信息化管理技術人才的培養，及時滿足企業對檔案管理信息化人才的需要。

4　新形勢下企業檔案管理信息化發展展望

4.1實現資源共享

世界發展的潮流就是資源共享，在企業檔案管理信息化建設中，其中一個目標就是更輕松地獲得企業的檔案資料。這不僅能有效防止企業資料地外泄，還能在企業內部保證資源共享，但這也是企業檔案管理信息化建設的一個挑戰，需要更加完善的技術保證。

4.2革新服務方式

企業檔案管理工作也是企業的社會服務內容之一，在未來的檔案管理信息化建設過程中，企業檔案管理將向服務革新方向發展，能將企業的各項成果更好地歸納總結，配合企業的戰略目標，使企業得到更好地發展。

4.3建立專家咨詢系統

科學技術的發展改變了我們的社會，計算機技術的發展會使未來企業檔案管理系統的功能更加豐富。因而，建立專家咨詢系統可以幫助企業選擇合適的管理軟件，變革檔案管理方法，提高工作效率。

總而言之，隨著科學技術的發展，企業檔案管理信息化是未來檔案管理方式發展的必然趨勢，將信息技術與檔案管理相結合，既可以提高檔案管理的工作效率，又可以提高檔案的保密性。

主要參考文獻

［1］李國民.企業檔案信息化建設中存在的問題及其對策［J］.檔案，2011（5）.

［2］項凌燕.淺議檔案信息化中的保密安全問題［J］.機電兵船檔案，2011（3）.

［3］丁群華.電信企業檔案信息化建設之思考［J］.湖北檔案，2010（12）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.133

F270.7；G271

A

1673-0194（2015）06-0211-01

2015-02-05