高校涉密檔案的管理工作

陳 敏

（瀘州醫學院 檔案館，四川 瀘州 646000）

高校涉密檔案的管理工作

陳 敏

（瀘州醫學院 檔案館，四川 瀘州 646000）

高校的涉密檔案是國家機密的一部分，具有較強的政治意義，同時也與其他檔案一樣具有參考憑證價值，對高校的管理及發展有著重要的作用。所以，高校檔案管理人員必須高度重視涉密的檔案安全工作，采取一系列切實可行的措施，確保高校涉密檔案的安全保管和利用。

高校；涉密檔案；國家機密

高校檔案是指國家的普通高等學校，從事管理、教學、科研、招生等活動過程中直接形成的，對學生、學校和社會具有一定保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。在這些歷史記錄中，有一些涉密的文件、科技成果、教學情況資料等，即為涉密檔案。這些涉密檔案事關師生個人、高校、甚至國家的機密，一旦泄露，將會造成不必要的巨大損失。所以，做好高校涉密檔案的管理工作，是檔案管理工作者應高度重視，并積極想方設法做好的大事。

1　高校涉密檔案的主要內容

在高校日常的管理、教學、科研及其他各項工作中，都會產生許多具有涉密性質的檔案，高校涉密檔案主要包括以下幾個內容。

1.1上級單位下發給高校的具有保密性質的文件

上級單位下發的涉密文件包含三項內容，一是通知高校領導干部參加上級單位召開的僅限一定范圍人員知悉的會議，參會干部即成為涉密人員；二是通知領導干部或者教師參與地方黨委政府重大事項的討論或咨詢而成為涉密人員；三是上級下發給高校的大量的涉密文件、資料以及密碼電報等。涉密人員及其參加的會議或活動所帶回的資料內容即為涉密檔案。

1.2高校管理過程中產生的涉密資料

高校在其管理工作過程中，會產生一些在一定時期內只限一定人員知悉的文件資料，如職稱評聘工作中的評議表決情況，反映黨員干部問題的有關材料等。這些資料雖不屬于國家秘密，但是一旦泄露，可能會引起不穩定或造成不必要的矛盾，不利于高校各項工作的順利開展。

1.3各項高密級考試產生的涉密資料

有些高校被確定為英語四六級、全國研究生入學等密級較高考試的考點，有些高校具備單獨招生資格或招收特長生權力，甚至有些高校還承擔社會上的職稱考試、職業資格考試等國家級、省級考試任務，在這一系列的工作過程中，產生許多涉密的資料。

1.4重點課題產生的涉密資料

高校承擔國家、省、市級重點課題，會因承擔科研項目或參加重要科研成果鑒定而產生一些涉密資料。其中有些資料甚至涉及國家的政治、經濟或軍事機密，也涉及個人的知識產權問題，不宜向社會公開。

2　高校涉密檔案管理工作的意義

2.1有利于保護國家機密檔案安全

一方面，高校檔案館每一年都會接收進大量具有很高學術的研究和科技開發價值科研的項目、學術論文和上級文件等，其中不乏有一些資料是涉及國家的政治、經濟、軍事方面的機密，也涉及到個人的知識產權問題；另一方面，高校是知識的生產、傳播和應用的機構，有大量重點學科和重大項目的研究與開發，涉及我們國防軍工、科技公關、公共安全等一些重點項目，這些科學技術含量較高的檔案記述和反映了科學技術研究活動的全部過程和具體成果。如果這些重要的涉密檔案一旦丟失或失密，將會給造成不可估量的極其重大的損失。因此，做好高校涉密檔案的管理工作，有利于保護國家秘密安全，有利于促進改革開放和社會主義現代化建設的發展。

2.2有利于保障高校各項工作的順利開展

高校在開展管理、科研、教學等各項工作的過程中產生的涉密資料一旦泄露，將會造成內部人員之間的矛盾升級甚至產生巨大經濟損失。如職稱評聘工作中的評議表決情況一旦失密，勢必會引起一些職工的猜忌和不滿，造成內訌；反映黨員干部問題的有關材料一旦失密，有些黨員干部產生伺機報復的念頭，增加不穩定因素，阻礙高校各項事業的發展。因此，在日常工作中，檔案管理人員應高度重視涉密檔案的管理工作，恪盡職守、盡職盡責，采取一系列切實可行的措施予以嚴格保密。

3　加強高校涉密檔案管理工作的措施

3.1加強檔案庫房和保密設施建設

加強檔案庫房和保密設施建設是做好涉密檔案安全工作的基本保障。檔案庫房的建設，從檔案保密的角度來講，按照國家的有關規定，建議單獨建設，特別不宜設在辦公樓的最底層或最頂層。涉密檔案應單獨保管，設專門檔案柜存放，無關人員一律不準接觸涉密檔案柜鑰匙。從保管條件上，庫房應配備保密柜、鐵欄窗、防盜門、報警器、電子監控設備等防盜設施，還要配備控溫、防潮、增濕設備。堅持定期對庫房進行安全檢查，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實有效的措施，堅決杜絕和防止任何安全漏洞的出現。

3.2涉密檔案設專人保管，提高相關人員的素質

高校檔案種類多，數量大，為保證涉密檔案的安全，應設專人負責涉密檔案的安全保管和安全利用工作。涉密檔案管理人員應深入學習，提高自身各方面的素質，以勝任此項重要工作。首先，要深入學習保密法律法規，如《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國國家安全法》《中華人民共和國刑法》及黨和國家關于保密工作的政策和文件。還要經常參加安全教育工作，把檔案安全工作的重要性、泄密的危害和后果領悟透徹，把檔案的保密工作作為自己的神圣職責和應盡的義務。此外，還要培養其敏銳的工作能力和觀察能力，能獨立處理涉密檔案利用中出現的一般問題。

3.3正確處理涉密檔案的保密與利用的關系

做好涉密檔案的安全保管工作是高校檔案管理工作人員的神圣職責。在傳統的保密觀念影響下，高校檔案工作普遍存在著重保管、輕利用的現象。涉密檔案應當安全保管，但是保管的目的是為了更好的發揮它的利用價值，保而不用只會失去涉密檔案存在的意義。各高校應制定完善涉密檔案利用制度，劃定可利用涉密檔案的人員范圍，規定利用涉密檔案需履行的審批手續。涉密檔案管理人員應嚴格執行利用制度，正確處理好涉密檔案的保密與利用之間的關系，讓涉密檔案發揮其應有的作用。

3.4做好涉密電子檔案的管理

電子檔案管理已成為高校檔案管理的一個重要環節，做好電子版涉密檔案的管理也是涉密檔案管理的重要工作之一。涉密電子檔案有兩種存儲方式，一種是存儲在磁盤、光盤上，另一種是存儲在網絡數據庫中的。存儲在磁盤和光盤上的涉密檔案要做好防盜、防消磁、防損壞工作，可以復制副本或異地保存。存儲在網絡數據庫中的電子涉密檔案，需加強對計算機信息系統的保密管理，做到內網和外網分離，并對他們的服務器設置好防火墻。除了要保證涉密檔案的物理安全外，還要防止內部人員將保密資料外傳的情況，對每個管理人員做好權限控制，確保涉密的數據只能被有權限的人使用。

3.5注意涉密檔案的時效性

根據國家《中華人民共和國保密法》及《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，一旦涉密檔案保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，應該按照公開文件進行管理，這就是檔案保密的時效性。因此，涉密檔案保管期限屆滿后，要做好檔案的解密工作。按照國家相關規定，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。涉密檔案解密后，要按照開放檔案案卷整理的要求對之前涉密的檔案進行科學分類、合理組卷，規范編目，并做好其保管利用工作。

3.6建立健全涉密檔案管理制度

建立并完善涉密檔案管理制度，對其所需場地、設施、專門管理人員、如何提供利用、如何做好電子涉密檔案的管理工作及涉密檔案的時效性等方面提出具體的操作性規范，使涉密檔案管理有章可循。規章制度應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善，確保涉密檔案安全保管和利用。

主要參考文獻

［1］龍崗.涉密檔案管理的路徑選擇——以云南省檔案館為例［J］.云南檔案，2014（5）.

［2］賀艷花.加強涉密檔案的保管與利用［J］.陜西檔案，2014（3）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.128

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1673-0194（2015）06-0205-02

2015-02-04