事業單位檔案管理信息化建設研究

王中玫

（孝義市機構編制委員會 辦公室，山西 孝義 032300）

事業單位檔案管理信息化建設研究

王中玫

（孝義市機構編制委員會 辦公室，山西 孝義 032300）

當代市場經濟正高速發展著，信息化建設在各個行業都得到廣泛應用，并日益普及。而各個事業單位都有大量的、以紙質媒介保存的檔案信息。日益增多的檔案信息給存儲和管理帶來很大壓力。所以各個事業單位都迫切需要利用現代電子信息設備，對自身存儲的各類檔案進行信息化管理，這不但可以提高工作效率，增強公共信息資源的共享性，也是社會信息化建設的必然趨勢。筆者對事業單位檔案管理信息化建設進行研究與探討，并提出相關策略以供參考。

事業單位；檔案管理；信息化建設

電子信息技術是近年才興起的高新技術，怎樣搞好傳統檔案管理的信息化，是眾多事業單位所面臨的一大難題。筆者以分析事業單位的檔案管理信息化的優勢開始，對這個課題進行仔細研究，并提出了自己的想法和建議，希望對眾多事業單位檔案管理信息化工作會有所幫助。

1　檔案信息化管理的優勢

1.1檔案存儲環境方面的優勢

幾千年來，傳統的檔案信息都是以紙為媒體，進行錄入、存儲。紙質檔案有一個有很大的缺點，紙張容易變舊變薄，破碎、毀壞、丟失，這給信息存儲、攜帶、運輸、管理等工作都帶來很大的不便，也增加了人工成本。電子信息以數據的方式存儲在電腦硬盤等現代化電子設備上，電子錄入、網絡平臺等現代化管理、錄入方式給檔案信息的管理帶來很大方便。對事業單位來說，加強對檔案信息的管理，需從管理方式和途徑入手。首先應該認識到紙質媒介所存在的弊端，改變存儲方式，而電子信息存儲比紙質的信息存儲環境要求更低，占據空間也小，有利于降低成本。

1.2檔案在使用和查詢方面的優勢

檔案信息的收錄和存儲是事業單位的重要工作內容，如何強化檔案信息化建設，是這些單位實現信息資源的存儲、運用、保管，并提高其共享性的基礎，這些都是檔案信息化建設中所要解決的重要問題。傳統的紙質檔案，因為紙張老化、破損等問題，不管是查詢還是保管都不方便，而且有時候流程還很復雜。所以，檔案在使用和查詢方面，信息化檔案管理，對于簡化檔案的使用流程，提高檔案利用率，都有很大的作用。

2　提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

2.1引起領導層重視

在檔案信息化管理工作上，單位領導首先要明白它的重要性，將其當作日常工作的重要內容來抓。在檔案信息由傳統向電子化轉變過程中，首先，應該做好信息檔案的保密性。在辦公室的建設上，應該選擇一個相對安全、隱蔽的地方，做好門窗的加固工作，并派專人對辦公室進行看管，要選擇業務能力強，還能做好培訓管理工作的人員。對于內外部前來借閱、查詢檔案的人員，須嚴格登記，以保證檔案信息不會丟失和泄密。只有從多方面入手，才能保證電子檔案信息的安全性。

2.2傳統檔案和信息化檔案雙項結合

我國諸多事業單位都是采用傳統方法對檔案信息進行管理，所以短時間內，不可能將這么多的檔案信息全部實現信息化。如今信息技術日新月異，管理技術和手段也在不斷演變，檔案的管理方法也變得復雜化、多樣化。想要將現有的檔案信息實現信息化，就要對現有的傳統檔案的保管人員進行培訓，使他們能及時掌握新的電子設備，如電腦、硬盤的使用和維護知識，掌握電子信息的錄入、管理、查詢方法。并督促他們將現在的信息化檔案和傳統的信息檔案進行有力結合，保證檔案信息的完整性和可操作性。雖然信息技術的發展迅速，管理技術與日俱增，檔案管理也隨之向多樣化和復雜化發展。但還是會有很多事業單位不能及時把檔案的管理手段擴展和更新。所以，事業單位應該加強對現有的傳統檔案管理人員進行培訓，使傳統的檔案管理人員了解與信息檔案管理相關的硬件設施（如電腦）的使用及維護知識，掌握檔案管理信息化的方法，并努力使檔案管理人員能夠將傳統的檔案管理與檔案管理信息化進行結合，逐步向信息化過渡。

2.3建立完善的檔案管理制度

檔案管理信息化的順利進行，離不開制度的保障。所以，對于事業單位而言，建立合理科學的管理制度是很重要的。各個單位應該從自身的實際情況出發，制訂出一套適合自己單位性質的檔案信息管理制度，并將其落實到個人，作為他們獎勵、追責、評定職稱的必備條件。只有如此，才可以調動大家的積極性和工作熱情，使他們能夠耐心、認真地對待檔案信息化管理這個艱巨任務，將其圓滿完成。

2.4加快基礎設施和信息資源建設

想要建設信息化基礎設施，首先應該先建立一個數字化的檔案館。檔案館的建設包括館藏、庫房、檢索工具以及管理人員培訓、檔案服務等一整套系統，并在這些工作中逐步推廣計算機等現代電子信息設備的應用，實現檔案信息管理的現代化。對于龐大的檔案信息，主管部門應制定一個完美的管理辦法，將現有的文字、視頻、音頻等檔案信息先進行數字化，再分類整理、存儲。這也是檔案信息化建設的必要條件。總的來說，單位檔案信息的管理方式和質量，不但體現著管理者的領導水平，對單位每個人的工作考核都有一定的影響。所以只有搞好檔案管理信息化的建設，才能為國家創造更大的財富，為群眾提供方便，使事業單位得到更大利益。

主要參考文獻

［1］斯琴高娃.事業單位檔案管理信息化建設初探［J］.辦公室業務，2014（3）.

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［3］劉淑苗.事業單位檔案管理開展信息化建設的問題分析［J］.城建檔案，2014（11）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.127

G270.7

A

1673-0194（2015）06-0204-01

2015-02-04