對(duì)技術(shù)檔案歸檔整理的幾點(diǎn)思考

施松兵（南京華源工程管理有限公司,南京 210044）

對(duì)技術(shù)檔案歸檔整理的幾點(diǎn)思考

施松兵
（南京華源工程管理有限公司,南京 210044）

技術(shù)檔案能夠?yàn)榭蒲泄ぷ魈峁┲匾膮⒖假Y料，是過(guò)去工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，技術(shù)檔案的完整性與準(zhǔn)確性需要規(guī)范的歸檔整理制度來(lái)進(jìn)行約束，在整個(gè)的檔案學(xué)中占據(jù)著重要的位置，技術(shù)檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)屬于重要的財(cái)富，技術(shù)檔案的歸檔整理必須按照先進(jìn)、規(guī)范化的方式進(jìn)行，確保檔案的完整、安全，這樣有利于檔案使用的便捷化發(fā)展。

技術(shù)檔案；歸檔；整理

隨著科研工作的深入發(fā)展技術(shù)檔案也會(huì)隨之不斷增加，這些檔案中包含著技術(shù)文件、圖表、信息記錄等多種內(nèi)容類(lèi)型的文件，是工作中真實(shí)的歷史記錄，在科研項(xiàng)目完工后技術(shù)檔案就會(huì)成為重要的證據(jù)，因此技術(shù)檔案歸檔整理工作的進(jìn)展就顯得尤為重要，它關(guān)系到當(dāng)前的檔案管理更與未來(lái)檔案的使用關(guān)系緊密，因此技術(shù)檔案的歸檔整理是當(dāng)前工作重點(diǎn)。

1 技術(shù)檔案歸檔整理的現(xiàn)存不足

1.1 歸檔整理不及時(shí)與檔案裝訂的問(wèn)題

在一個(gè)工程項(xiàng)目正式完工之后，其中產(chǎn)生的所有檔案必須移交給檔案室進(jìn)行存放管理，技術(shù)檔案綜合管理部門(mén)需要定期的制定歸檔清單，在要求的時(shí)間內(nèi)將各個(gè)部門(mén)的技術(shù)檔案回收，但是很多時(shí)候都存在技術(shù)檔案回收不及時(shí)的問(wèn)題，在進(jìn)行企業(yè)業(yè)績(jī)查詢(xún)、匯總的時(shí)候就需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，但是由于檔案的分散性給整理工作帶來(lái)了難度，在很大程度上影響了技術(shù)檔案的使用效率，增加了檔案資料的管理成本以及人力、物力的耗費(fèi)，這種技術(shù)檔案移交不及時(shí)的情況嚴(yán)重影響著企業(yè)檔案管理的成效的發(fā)揮。由于檔案資料的生成部門(mén)的不同，它的裝訂也存在各種不同的情況，有的檔案采用塑料夾的形式進(jìn)行包裝，有的則采用活頁(yè)的形式存放，缺乏統(tǒng)一的裝訂規(guī)范，對(duì)于檔案管理部門(mén)規(guī)定的三孔一線(xiàn)的裝訂規(guī)范沒(méi)有進(jìn)行不夠的重視，只是按照個(gè)人意愿進(jìn)行了整理，這種不規(guī)范的裝訂存放形式不利于技術(shù)檔案的長(zhǎng)久保存，在以后的使用中很容易發(fā)生丟失、損壞的情況，而且為以后的查詢(xún)工作增加了一定的難度，降低了檔案整理的整體效率。

1.2 技術(shù)檔案歸檔整理的質(zhì)量問(wèn)題

歸檔的技術(shù)檔案一般按單位工程粗線(xiàn)條地大致分類(lèi)組卷裝訂，沒(méi)有根據(jù)檔案規(guī)范要求，按建設(shè)單位、單項(xiàng)工程、分部分項(xiàng)等進(jìn)行分類(lèi)，有的案卷立卷過(guò)厚，超過(guò)每卷最多400頁(yè)的規(guī)定，有的案卷涉及幾個(gè)專(zhuān)業(yè)，沒(méi)有單獨(dú)立卷[1]。這些狀況都直接造成了技術(shù)檔案分類(lèi)的混亂，分類(lèi)過(guò)于籠統(tǒng)為檔案的整體和查閱都帶來(lái)了不便。此外，技術(shù)檔案的歸檔整理還存在使用復(fù)印件的問(wèn)題，檔案在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中必須使用原件，但是當(dāng)前的很多技術(shù)檔案使用的都是復(fù)印件有的時(shí)候甚至一整套資料都是復(fù)印件。復(fù)印件很多時(shí)候都會(huì)存在印章模糊、字跡不清楚的問(wèn)題，影響了檔案的使用價(jià)值以及存放時(shí)間期限，造成這種問(wèn)題的主要原因在于檔案份數(shù)缺乏具體規(guī)劃，造成了大量質(zhì)量低下的復(fù)印件的產(chǎn)生。技術(shù)檔案的整理需要按照一定的要求有序、規(guī)范的進(jìn)行裝訂和排放，不能只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行堆放，需要按照類(lèi)型進(jìn)行劃分，否則就會(huì)對(duì)以后的使用造成影響。另外，技術(shù)檔案的歸檔資料使用的材料存在大小不一的問(wèn)題，在進(jìn)行檔案的整理工作時(shí)，小于A4的，沒(méi)用A4白紙進(jìn)行托裱，統(tǒng)一按照A4的大小進(jìn)行了加工。

2 技術(shù)檔案歸檔整理的對(duì)策思考

2.1 提高歸檔意識(shí)，健全檔案管理體系建設(shè)

技術(shù)檔案具有原始性、憑證性，一旦積累工作沒(méi)做好，造成殘損、遺失，日后將無(wú)法彌補(bǔ)，因此，從項(xiàng)目組建時(shí)，嚴(yán)格落實(shí)技術(shù)檔案“三納入”制度，將技術(shù)檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議程、納入各項(xiàng)工作的計(jì)劃中[2]。將技術(shù)檔案的歸檔整理意識(shí)深入到每一個(gè)職員的工作中去，成為日常工作的一個(gè)組成部分，嚴(yán)格要求歸檔人員的工作規(guī)范性，進(jìn)而對(duì)于檔案上交部門(mén)也會(huì)提出相應(yīng)嚴(yán)格的要求，在檔案移交的過(guò)程中歸檔人員需要明確接收的規(guī)范形式，對(duì)不同部門(mén)的檔案提出統(tǒng)一的要求，按照歸檔制度的規(guī)定進(jìn)行檔案的裝訂、整理。在科研或者工程項(xiàng)目的開(kāi)始階段，就需要建立完善的檔案管理體系，確定主要負(fù)責(zé)人員，明確分工，形成層級(jí)化的責(zé)任管理制度來(lái)進(jìn)行檔案的積累，這樣在項(xiàng)目完工之后，檔案的歸檔整理工作就會(huì)變得比較簡(jiǎn)單，能夠更好的實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案完整、準(zhǔn)確的要求。進(jìn)行工程管理的計(jì)劃、檢查、驗(yàn)收等各項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該同時(shí)進(jìn)行工程技術(shù)資料的計(jì)劃、檢查、驗(yàn)收等的工作，這樣能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，第一時(shí)間解決問(wèn)題，為以后的歸檔整理鋪路，中途發(fā)現(xiàn)技術(shù)檔案的遺漏也應(yīng)該及時(shí)的進(jìn)行補(bǔ)缺。

2.2 改善歸檔移交程序以及檔案人員素質(zhì)

工程項(xiàng)目正式竣工結(jié)算完畢，技術(shù)資料人員按建設(shè)單位、監(jiān)理單位的要求，結(jié)合DA/T 28-2002國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范及GB/T 11822-2000科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求進(jìn)行整理[3]。在由負(fù)責(zé)人員進(jìn)行檢查之后再進(jìn)行裝訂，然后才可以按照規(guī)定時(shí)間移交入檔案室，在移交過(guò)程中需要仔細(xì)的做好日期、清單的填寫(xiě)工作，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行技術(shù)檔案的歸檔，同時(shí)利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的電子版的創(chuàng)建，形成完善的歸檔程序的建設(shè)。另外，技術(shù)檔案歸檔整理的改善還需要對(duì)歸檔人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)進(jìn)行不斷的提升，技術(shù)檔案的管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，所以在選擇工作人員的時(shí)候需要符合檔案管理職業(yè)的要求，不僅僅要了解檔案歸檔的操作流程，而且也需要對(duì)技術(shù)知識(shí)有一定的了解，這樣在檔案整理的時(shí)候就可以進(jìn)行明確的分類(lèi)。在上崗之前對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)也很有必要，加強(qiáng)其對(duì)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)以及工作程序的了解，能夠?yàn)闅w檔工作打造一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

技術(shù)檔案的歸檔整理需要長(zhǎng)期的有效管理，這是基礎(chǔ)性工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它也是工程、科研規(guī)范化、科學(xué)化管理的一個(gè)濃縮，技術(shù)檔案管理的優(yōu)劣直接顯示了企業(yè)管理的總體水平，技術(shù)檔案歸檔整理的工作需要管理人員共同努力，提高認(rèn)識(shí)，制定一系列嚴(yán)格的歸檔整理制度，不斷健全技術(shù)檔案的管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，提高技術(shù)檔案的使用價(jià)值。

[1]花文博.對(duì)基礎(chǔ)測(cè)繪項(xiàng)目檔案歸檔管理問(wèn)題的幾點(diǎn)思考[J].科技與企業(yè),2011(08):89.

[2]戴麗霞.做好企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江史志,2011(21):20-21.

[3]我院專(zhuān)題技術(shù)檔案的歸檔制度和收集整理專(zhuān)題技術(shù)檔案的作法[J].檔案工作,1962(02):6-7.

施松兵（1962-），男，江蘇海門(mén)人，本科。