關于把高校檔案館構建成學校信息中心的思考

侯英杰

摘 要：校園信息化的推廣，特別是電子校務的推行，給高校檔案館發展帶來了新契機，不僅檔案信息的種類和數量大幅度增加，用戶檔案信息需求增多，而且原有工作模式受到挑戰。在這種新形勢下，高校檔案館不能停留在以往簡單的檔案保存工作上，而需要解放思想，轉變觀念，重新定位；要順應信息化的發展潮流，在儲備一定數量復合型人才的基礎上，通過加強檔案收集、發展信息化、增強服務利用等途徑努力把檔案館建成學校的信息中心。

關鍵詞：信息化 檔案館 信息中心 高校

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）02（c）-0155-02

社會信息化的發展以及高校電子校務的推廣，既產生了大量電子信息，又改變了原有的日常工作方式，這給高校檔案工作的發展帶來了機遇和挑戰。在這種新形勢下，高校檔案館如何重新定位，獲得可持續發展，這是新時期檔案工作的重要研究課題。

1 網絡環境下高校檔案館面臨的新特點

校園信息化的發展以及電子校務的推行，改變了高校原有的工作方式，給檔案工作帶來了很多新要求。

1.1 信息量不斷增大

隨著互聯網技術的廣泛應用，整個世界進入了高速發展的信息時代，與之同時也產生了各種類型的海量信息。在這種浪潮的推動下，高校信息化建設蓬勃發展起來并已初具規模，校園信息的數量和種類都得到極大豐富。從內容上看，高校日常工作涉及的活動很多，既有教學、科研等業務信息，又有設備、人事、財務等管理信息；從數量上看，信息技術的發展改變了原有的工作方式，信息記錄和傳遞的效率大大提高，導致校園信息的數量極具增加；從載體上看，信息技術的應用，特別是辦公自動化的逐步推廣，磁盤、光盤等多種媒體相繼出現，信息的載體呈現出多樣化的趨勢。在這種形勢下，各類信息的數量都正在不斷攀升，檔案信息資源也得到了極大的豐富。

1.2 用戶需求增多

隨著社會信息化的發展，學生和社會對檔案信息的需求正在不斷增強。根據2008年《高等學校檔案管理辦法》（27號令）的相關規定，檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構，如果學生和校友需辦理一些在校學習期間的證明材料如出國申請材料、工作派遣證明等，必須到檔案館開具相關證明，諸如此類的業務導致檔案用戶的信息需求正在不斷增長。

與此同時，檔案館的用戶范圍也在不斷擴展。目前檔案館的用戶不僅包括學生、教師等本單位的人員，還包括社會上其他單位、組織和個人，例如很多單位人力資源部門為核實畢業生信息需要到檔案館進行查詢。

可見，不僅檔案用戶信息需求增多，而且檔案館用戶群體也在擴展，不同用戶有各自不同的信息需求，因此檔案信息需求的種類和數量都隨之不斷增多。

1.3 信息化發展

傳統檔案部門工作對象主要是紙質案卷，其主要任務在于保管這些案卷材料。隨著高校不斷深入推行電子校務和辦公自動化，使得學校在形成一些紙質文件的同時，也產生了大量電子文件，這兩種形式共同構成了學校的重要信息資源，同時也是檔案館收集的主要對象。這也就要求檔案館在開展檔案物質形態管理的同時，也要開展對電子檔案的收集與整理，堅持當對紙質文件和電子文件同步歸檔。

1.4 檔案自身價值實現

檔案之所以需要保管是因為它具有特定的作用和價值，它能夠為今后發展提供憑證和參考。因此檔案館應轉變觀念，把工作重點放在檔案提供利用上，只有這樣才能更好地發揮檔案的社會效益和經濟效益。通過網絡滿足不同利用者的需求，使檔案信息得到充分而有效的共享，這是檔案館今后的工作重心。因此檔案館需要承擔起了信息的收集與傳輸責任，發展成為檔案信息服務中心，進而凸顯檔案信息管理的功能。

2 檔案館成為學校信息中心的可能性

高校檔案館經過多年的工作積累，具備信息管理的基礎和能力，能夠積極主動地開展信息服務。

2.1 檔案館具有信息工作基礎

從本質上講，檔案工作是信息工作的組成部分，檔案管理就是信息管理的重要內容。經過多年努力，目前高校檔案館基本上已將學校各部門形成的檔案全部接收進館，主要包括黨群類、行政類、教學類、學生類、科研類、外事類、基建類等九大類，因此高校檔案館已經集中了學校的歷史信息，而且門類齊全、數量充實、結構合理、內容豐富，是學校檔案信息的集中保管地，具備信息資源開發的物質基礎。另外，經過多年工作積累，檔案館工作人員已經具備了基本信息資源管理的能力，因此能夠勝任信息管理工作，可以積極主動地開展信息服務。

2.2 檔案館具有信息收集能力

根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律、法規的相關規定，對屬于歸檔范圍的各類材料，須定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。目前高校檔案館已經根據各學校的實際情況，確定了歸檔范圍，建立起一套順暢的檔案接收進館程序，形成了一系列有效的信息采集方法，具備較強的信息收集能力。

2.3 檔案館具有信息加工和服務能力

作為一個檔案信息管理部門，檔案館最終目的是為相關用戶提供信息服務。傳統的檔案信息服務主要是通過查閱等方式提供利用，同時開展一些事實性、專題性的咨詢服務。經過多年的工作實踐，檔案館了解各類用戶信息需求的特點，具備了一定的信息加工能力，同時已經摸索出檔案信息提供利用的主要渠道和方式，具備信息服務的相關經驗，能夠加工出符合用戶需求的信息產品。

3 檔案館成為學校信息中心的途徑

檔案館雖然具備成為信息中心的有利條件，但是仍然需要抓住機遇、做好規劃、積極準備，努力實現“兩個轉變”即檔案管理要從傳統的實體管理向信息資源管理轉變，從傳統的提供利用向信息服務轉變，不斷擴展自己的生存和發展空間。

3.1 加強檔案信息的收集

為了擴展高校檔案館的信息服務功能，需要進一步加強檔案館的信息資源管理能力。高校檔案館應結合新時期高校檔案工作的特點，以成為全校的信息中心為目標，規劃檔案收集范圍，豐富館藏內容，優化館藏結構。在檔案信息的收集工作中，要包含全校黨政機關等所有部門；時間跨度上要完整，既要包括歷史檔案，又要包括現行文件，不能出現斷檔；內容上要包括學生、教師等各類需求主體；歸檔材料要包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式，而且檔案館要進一步轉換觀念，適應形勢發展需要，逐步由以紙質文件為主向以電子文件為主轉變。總之，檔案館要保證檔案信息的內容豐富、種類齊全、管理系統。

3.2 開展檔案信息化建設

開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，進一步豐富和完備檔案信息資源，提升檔案信息服務的深度和廣度，這是檔案館成為學校的信息中心的主要途徑。

（1）開展數字化建設

檔案館要具備較強的信息處理能力，必須盡快完成檔案的數字化。這主要包括兩方面內容：檔案目錄數字化和館藏文件數字化。

首先要盡快完成檔案目錄信息的數字化，通過對文獻的內容和形式進行分析，著錄標引出文獻的檢索特征，形成檔案目錄信息數據庫，為案卷信息檢索提供索引。其次逐步實現館藏文件數字化，主要通過兩方面開展：一方面，抓好館藏檔案的數字化，通過數字化技術將現有館藏轉化為電子檔案；另一方面，要擴大歸檔范圍，大力開展電子檔案的收集整理工作。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）的規定，將各部門的電子文件進行匯總，隨紙質檔案一同交由檔案館保存。檔案信息數量眾多，不同檔案信息的價值不同、開放利用的時限不同、保密程度也不盡相同，而且目前檔案數字化的成本依然很高，所以檔案信息不可能全部數字化，檔案管理部門應努力做好信息選優工作，把價值高、社會需求大的檔案優先數字化，建設高質量的檔案信息數據庫。

（2）提高信息處理能力

隨著信息技術的發展和普遍應用，辦公自動化及電子校務得以廣泛發展起來，在紙質文件形成的同時，產生了大量電子文件。同時用戶信息需求的數量大大增加，傳統手工管理方式已不能滿足日常工作的要求，檔案館必須具備強大的信息處理能力才能更好地滿足用戶的需求。目前高校檔案館的管理模式、管理手段和管理方法大都還停留在傳統的文獻管理基礎上，離檔案信息中心的要求還有一定距離。檔案館應根據新的角色定位進行改革，開發信息管理系統，逐步實現檔案信息采集、加工、整理和提供利用的自動化、網絡化，不斷提高信息處理的能力和水平。

（3）爭取資金支持

檔案管理部門要積極爭取，把檔案信息化納入學校整體信息化建設之中，從整體上進行規劃。將傳統的館藏檔案數字化，也就是將館藏的各種歷史文獻材料、聲音信息、視頻信息進行數字化轉化和處理，這是一項龐大的工程，需要耗費大量的人力、物力和財力。在目前高校檔案館的人力和經費普遍存在不足的情況下，很難獨立完成這項數字化任務。因此，必須把檔案數字化作為校園信息化建設的重點建設項目，為檔案館信息化建設提供政策和資金支持。

3.3 增強檔案服務功能

檔案館要成為檔案信息中心，就必須適應用戶的需求，在檔案工作的深度和廣度上下功夫，把工作重點轉移到檔案信息資源的開發利用上，凸顯檔案館的服務功能。在網絡環境下，檔案館的服務不能停留在傳統的檔案查詢利用上，而應該主動地根據各類主體的需要，開展編研，定期地、有針對性地把某一領域的資料收集起來，通過分析、整理等方法編制索引，提供系統化的信息產品，及時地滿足用戶的信息需求。

3.4 儲備檔案信息管理人才

信息化的發展為高校檔案館提供了新的發展空間，同時也對從事檔案管理工作的人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要完成檔案信息的收集、整理工作，同時還肩負著檔案館現代化管理的重任。這就要求檔案工作人員在原有的業務素質基礎上，需要進一步增強信息管理意識，掌握現代化的信息技術，不僅成為信息采集者和管理者，而且要努力成為信息產品的設計者和生產者。

參考文獻

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