多分館體系下按需預(yù)約借書服務(wù)的實踐

周義剛+殷蜀梅

摘要 在對比傳統(tǒng)圖書預(yù)約和按需圖書預(yù)約的不同特點后，分析了實現(xiàn)按需預(yù)約借書服務(wù)的關(guān)鍵問題，包括統(tǒng)一圖書館集成管理系統(tǒng)、確定預(yù)約需求、設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)以及管理上的跟進。最后介紹北京大學圖書館在Symphony 3.3.1系統(tǒng)中實現(xiàn)按需預(yù)約借書服務(wù)的具體步驟。

關(guān)鍵詞 分館 按需預(yù)約 Symphony 通借通還

北京大學圖書館經(jīng)過10多年的分館建設(shè)，到目前為止，已擁有包括醫(yī)學部及其附屬醫(yī)院在內(nèi)的31家分館。另外，為了給中心館騰出寶貴的物理空間，進一步優(yōu)化文獻布局，還建成了包括昌平儲存館在內(nèi)的2個儲存館，使得圖書館的資源更加豐富，文獻布局體系更加合理，圖書館集成管理系統(tǒng)運行機制也更加多元化。

由于各分館在地理位置、學科分布、面向的讀者群等方面各不相同，他們的預(yù)約需求也各不相同。為了滿足不同分館讀者的圖書預(yù)約需求，北京大學圖書館以圖書館集成管理系統(tǒng)全面升級為契機（從Unicorn GL3.0版本升級到Symphony3.3.1），對新版本的預(yù)約機制進行了深入研究，并做了大量的參數(shù)調(diào)整和系統(tǒng)測試工作，實現(xiàn)了昌平儲存館及閉架借書處圖書的在架預(yù)約、醫(yī)學系統(tǒng)圖書館間通約通借通還、各分館讀者可以優(yōu)先獲得本館的預(yù)約到書、各分館還可以禁止本館圖書被其他分館的讀者預(yù)約等一系列功能。本文將詳細闡述北京大學圖書館Symphony3.3.1系統(tǒng)中按需預(yù)約借書服務(wù)的實踐方法、步驟。

l 傳統(tǒng)圖書預(yù)約與Symphony3.3.1按需預(yù)約機制

1.1 傳統(tǒng)圖書預(yù)約的特點

傳統(tǒng)的圖書預(yù)約服務(wù)，是指在某種書的可借復(fù)本全部借出的情況下，讀者可以委托圖書館員辦理預(yù)約，也可以通過圖書館公共書目查詢系統(tǒng)建立預(yù)約的方式等待借閱此書，一旦此書歸還，系統(tǒng)會通過email或手機短信的方式，通知預(yù)約隊列中排在第一位的讀者，預(yù)約隊列中的其他讀者繼續(xù)等待。系統(tǒng)一般也可通過參數(shù)設(shè)定，當預(yù)約隊列的人數(shù)達到一定的數(shù)目時，縮短該書的借期。

從以上描述可知，傳統(tǒng)的圖書預(yù)約首先要求書架上沒有可借復(fù)本，其次按照預(yù)約隊列中的先后順序來分配預(yù)約到書。另外，傳統(tǒng)圖書預(yù)約比較適合單館范圍內(nèi)的預(yù)約，預(yù)約級別一般有索書號級、題名級、復(fù)本級和系統(tǒng)級。

1.2 Symphony3.3.1按需預(yù)約機制的特點

圖書的按需預(yù)約可以讓圖書館更靈活地控制書目的預(yù)約。以北京大學圖書館的Symphony3.3.1系統(tǒng)為例（開通這種預(yù)約模式需要由SirsiDynix公司的客戶中心來配置），分析按需預(yù)約機制的特點如下：

建立預(yù)約的范圍：包括全系統(tǒng)范圍、圖書館組范圍以及圖書館范圍。

預(yù)約級別：有題名級和復(fù)本級2種。在多分館體系下，一般是題名級、圖書館組范圍內(nèi)的預(yù)約。

預(yù)約方法：讀者可通過Symphony系統(tǒng)的OPAC自行建立預(yù)約，也可以通過圖書館工作人員在Workflows系統(tǒng)中建立預(yù)約。

在架預(yù)約：可以靈活地設(shè)置是否允許讀者預(yù)約在架圖書，而不僅僅局限于被借出的圖書。有館址級的在架預(yù)約和圖書館級的在架預(yù)約兩種形式。

預(yù)約優(yōu)先級：最高級別是由預(yù)約映射規(guī)則中優(yōu)先級屬性來定義，其次是由用戶文檔參數(shù)中預(yù)約級別屬性來定義，最后才是建立預(yù)約時間的先后。

滿足預(yù)約：在還書或做截獲預(yù)約時，系統(tǒng)才開始根據(jù)設(shè)定好的預(yù)約優(yōu)先級來計算哪位讀者可以獲取預(yù)約圖書。

由此可見，采取按需預(yù)約的模式后，圖書館可以根據(jù)實際需求靈活地控制是否允許預(yù)約在架圖書；尤其在北京大學這樣一個多分館體系中，可以通過定義規(guī)則，自由地控制預(yù)約到書的歸屬，而不僅僅依賴于讀者預(yù)約時間的先后；可以賦予各分館讀者更高的權(quán)限讓他們可以優(yōu)先獲取本館預(yù)約圖書，也可以根據(jù)讀者的身份設(shè)定獲取預(yù)約圖書的優(yōu)先級，如讓教授優(yōu)先于學生獲得預(yù)約圖書。

2 實現(xiàn)按需預(yù)約借書服務(wù)的關(guān)鍵問題分析

在多分館體系下開展按需預(yù)約借書服務(wù)，需要統(tǒng)一圖書館集成管理系統(tǒng)、深層次地理解讀者預(yù)約需求、根據(jù)需求設(shè)置相關(guān)預(yù)約參數(shù)并且相關(guān)的管理也要跟上。

2.1 統(tǒng)一圖書館集成管理系統(tǒng)

北京大學分館建設(shè)的目標之一是在統(tǒng)一規(guī)劃全校文獻資源的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)使用統(tǒng)一的圖書館集成管理系統(tǒng)來共建書目數(shù)據(jù)和讀者數(shù)據(jù)。在分館建設(shè)過程中，有些分館已經(jīng)使用了圖書館集成管理系統(tǒng)，如醫(yī)學圖書館、光華管理學院和人民醫(yī)院的圖書館等；但大多數(shù)分館都沒有使用系統(tǒng)管理。根據(jù)不同分館的實際情況，由分館辦牽頭完成了各分館數(shù)據(jù)向Symphony系統(tǒng)中導(dǎo)入和回溯的工作，實現(xiàn)了全校文獻資源在同一系統(tǒng)中的揭示與管理。統(tǒng)一的圖書館集成管理系統(tǒng)是開展多分館體系下按需預(yù)約借書服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。

2.2 確定預(yù)約需求

為了確定北京大學圖書館預(yù)約借書的需求，系統(tǒng)部、醫(yī)學圖書館、分館辦、流通部通力協(xié)作、分工明晰。由系統(tǒng)部進行按需預(yù)約機制的研究與參數(shù)設(shè)置，并通過會議交流的形式，向相關(guān)老師講解Sym-phony3.3.1系統(tǒng)預(yù)約機制的變化以及可以實現(xiàn)哪些預(yù)約功能。醫(yī)學圖書館負責醫(yī)學系統(tǒng)內(nèi)的預(yù)約測試，分館辦則帶領(lǐng)校內(nèi)分館的老師一起進行各自分館的預(yù)約測試，流通部負責中心館的預(yù)約測試。經(jīng)過反復(fù)的測試和參數(shù)調(diào)整，進一步驗證和確認了系統(tǒng)的預(yù)約功能并規(guī)范了工作人員的操作流程。在以上工作的基礎(chǔ)上，再結(jié)合各分館的實際情況確定了以下預(yù)約需求：

讀者要求可以隨時借閱閉架借書處的圖書

除了昌平儲存館和閉架借書處，中心館的其他館址圖書均不可在架預(yù)約

醫(yī)學圖書館及其附屬醫(yī)院分館之間要求通約通借通還

北大中心館和醫(yī)學圖書館可以互約

校內(nèi)分館的圖書不可在架預(yù)約

部分分館要求按照讀者的類型來區(qū)分預(yù)約的優(yōu)先級

部分分館希望本館讀者能夠優(yōu)先獲得預(yù)約圖書endprint

部分分館的圖書不可預(yù)約

2.3 預(yù)約參數(shù)設(shè)置

要滿足上文中提到的各種需求，需要合理設(shè)置相關(guān)預(yù)約參數(shù)。這里包括2個層面的參數(shù)設(shè)置。

一是系統(tǒng)底層參數(shù)設(shè)置，由SirsiDvnix公司完成。Symphony3.3.1系統(tǒng)中默認的預(yù)約參數(shù)如下：

1）創(chuàng)建預(yù)約時僅核查工作站館。

2）當決定在架圖書是否能被預(yù)約時，不核查預(yù)約取書館的在架圖書。

以上的設(shè)置，只適合單館系統(tǒng)中的預(yù)約需求。對于北京大學這樣一個多分館體系，則需要修改成如下的設(shè)置：

1）當預(yù)約是在一個圖書館組范圍內(nèi)創(chuàng)建時，需要核查工作站館所在的圖書館組。

2）當決定在架圖書是否能被預(yù)約時，始終核查預(yù)約取書館的在架圖書。

二是Workflows中相關(guān)參數(shù)設(shè)置，由系統(tǒng)部完成。有以下五個重要的參數(shù)需要做出相應(yīng)的調(diào)整：

l）Circulation Map：在按需預(yù)約模式下，該參數(shù)是一本書能否被預(yù)約的最基本的條件，一個讀者只能預(yù)約她/他能夠借出的圖書。

2） Hold Map：該參數(shù)可以管理圖書館間的預(yù)約，通常Circulation Map定義了某圖書能否被預(yù)約，而Hold Map可實現(xiàn)讓原本可流通的圖書不能被預(yù)約。如：應(yīng)用文理學院圖書館的書不能被預(yù)約，可通過Hold Map參數(shù)的Permission屬性來設(shè)置，如圖l所示。另外，Hold Map還可以滿足各自分館的讀者優(yōu)先獲得預(yù)約到書。

3）Library Group：定義了不同的圖書館分組。需要根據(jù)預(yù)約需求將31個分館進行分組，建立預(yù)約的圖書館組、允許預(yù)約的圖書館組都是從這個參數(shù)中取值。

4）Librarv：該參數(shù)通過Hold permissions li—braries屬性定義允許哪些圖書館的讀者預(yù)約本館圖書、通過Hold group libraries屬性定義該館讀者預(yù)約的范圍、通過Hold available item libs屬性定義允許哪些圖書館預(yù)約本館的在架可借圖書。

5）Location：該參數(shù)通過Holdable屬性來控制當前館址的圖書能否被預(yù)約，通過available屬性來控制當前館址的圖書能否在架被預(yù)約。如館址為人文社科區(qū)的圖書可以被預(yù)約，但是在架圖書不能被預(yù)約，設(shè)置情況如圖2所示。

除以上參數(shù)外，Item Type、Circulation Rule、User Profile等參數(shù)也可能根據(jù)需要做出相應(yīng)的調(diào)整，以滿足不同的需求。

2.4 管理上的跟進

在多分館體系下開展按需預(yù)約借書服務(wù)，除了在宣傳上讓讀者知曉圖書館提供該服務(wù)，還需制定相應(yīng)的規(guī)章制度、健全物流管理、完善讀者手機號及email信息的登記工作。

應(yīng)與傳統(tǒng)的借閱制度一樣，制定按需預(yù)約借書制度。要明確各分館的職責、規(guī)范工作人員操作流程、建立讀者信用制度，對于經(jīng)常預(yù)約圖書不取的讀者給予適當?shù)奶幜P。

讀者在OPAC上預(yù)約圖書后，物流配送需要及時地把預(yù)約書送到讀者預(yù)約的取書館；讀者還書時，可選擇就近的分館，并由物流配送到圖書所屬館。物流管理體系的健全對于按需預(yù)約借書服務(wù)的開展起到了至關(guān)重要的作用。

從技術(shù)的角度來講，通過手機短信或email方式給讀者發(fā)送預(yù)約到書信息，都可以做到。但是很多讀者并沒有留下他們的聯(lián)系信息，使得圖書館主動推送的短信或email提醒服務(wù)無法送達。圖書館可以嘗試在每年新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入時，從學校的信息中心獲取這部分信息，也可以在圖書館的新生入學教育中引導(dǎo)學生提交手機號及email信息，以便及時給讀者發(fā)送預(yù)約信息，提高預(yù)約成功率。

3 按需預(yù)約借書服務(wù)的實際應(yīng)用

為了保障按需預(yù)約借書服務(wù)的穩(wěn)步運行，北京大學圖書館制定了分步開通該服務(wù)的計劃：首先是開通閉架館址的在架預(yù)約借書服務(wù)，其次是開通醫(yī)學系統(tǒng)分館間通約通借通還服務(wù)，然后逐步開通校內(nèi)分館的通約通借通還服務(wù)。

3.1 閉架館址在架預(yù)約功能的實現(xiàn)

昌平儲存館和閉架借書處都屬于閉架書區(qū)且藏書量大，之前采取的服務(wù)方式是：讀者到館填寫索書單，交給工作人員提書借閱，工作人員查書時間和讀者等待時間都長，效率低。根據(jù)需要，北大圖書館將圖書預(yù)約的范圍擴展到了這兩個閉架館址的在架圖書，利用Symphony3.3.1新的預(yù)約功能，以網(wǎng)上預(yù)約的方式實現(xiàn)閉架館址的在架預(yù)約借書服務(wù)，大大方便了讀者。

3.1.1 昌平儲存館開通在架預(yù)約

昌平儲存館離校本部較遠，之前對讀者服務(wù)的方式是：讀者通過OPAC查到文獻后，在北大中心館提交申請單，分館辦老師根據(jù)申請單，通過架位碼系統(tǒng)查到昌平儲存館的標識號碼，將信息以電子郵件的形式發(fā)給昌平儲存館工作人員，工作人員準備好圖書后交給取書的司機帶回北大中心館，最后由分館辦的老師電話通知讀者到館取書。其流程如圖3所示。

采取按需預(yù)約圖書的模式后，昌平存儲館的圖書可實現(xiàn)在架預(yù)約，這樣讀者可以直接在OPAC上預(yù)約，分館辦老師運行在架預(yù)約清單報表后，將信息發(fā)送給昌平儲存館工作人員，之后司機將書運到中心館后，分館辦的老師通過Symphony系統(tǒng)的流通模塊做截獲預(yù)約，使得圖書的狀態(tài)變成“預(yù)約可借”，系統(tǒng)會自動通過email和短信方式通知讀者到館借閱（流程如圖4所示）。這樣大大方便了讀者，也簡化了工作流程。

具體實現(xiàn)方法如下：（l）在館址參數(shù)中，不勾選昌平儲存館的available屬性的復(fù)選框，表示該館址可以在架預(yù)約。（2）通過Symphony系統(tǒng)的流通模塊做截獲預(yù)約。（3）每周兩次運行在架預(yù)約清單報表。（4）運行預(yù)約文獻借閱通知報表，通過email或短信平臺通知讀者來館借書。

昌平儲存館是整個系統(tǒng)中第一個開通在架預(yù)約功能的館址，該功能的開通和運行，為之后閉架借書處在架預(yù)約功能的開通，以及北京大學圖書館全系統(tǒng)通借通還流程的走通積攢了經(jīng)驗。endprint

3.1.2 閉架借書處開通在架預(yù)約

讀者在白天上課期間不能來館借書，午間或晚上又借不到閉架借書處的圖書，一直是閉架借書處在讀者服務(wù)工作中面臨的一個問題。隨著讀者要求隨時到館取書的呼聲越來越高，以及昌平儲存館兩年多的在架預(yù)約借書服務(wù)的實踐，開通閉架借書處在架預(yù)約借書服務(wù)在時機和條件上都已成熟。

閉架借書處開通在架預(yù)約借書服務(wù)，在參數(shù)設(shè)置上與昌平儲存館類似，即在館址參數(shù)中不勾選閉架借書處的Available屬性的復(fù)選框，表示該館址可以在架預(yù)約。工作人員的操作流程也與昌平儲存館一樣，這里就不再贅述。不同的是，閉架借書處每天運行兩次在架預(yù)約清單報表，以便更快速地滿足讀者預(yù)約借書需求。

3.2 醫(yī)學圖書館及附屬醫(yī)院分館實現(xiàn)通約通借通還

為更好地滿足讀者的借閱需求，實現(xiàn)醫(yī)學部范圍內(nèi)的資源共享，醫(yī)學部各分館之間“通約通借通還”服務(wù)于2013年10月1日正式開通。

3.2.1 前期準備

2004年醫(yī)學圖書館加入北大中心館的Sym-phony系統(tǒng)，2006年北大醫(yī)院加入Symphony系統(tǒng)，其后幾年口腔醫(yī)院、腫瘤醫(yī)院、北醫(yī)六院、北醫(yī)三院、人民醫(yī)院都陸續(xù)加入該系統(tǒng)，完成了書目數(shù)據(jù)和瀆者數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，也為醫(yī)學系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)通約通借通還打下了基礎(chǔ)。

3.2.2 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置

準備一臺測試服務(wù)器，依次新建圖書館組MED—ALL（表示醫(yī)學館及其附屬醫(yī)院分館組）和NOLIB（表示不含任何分館）、修改Library參數(shù)、修改Lo-cation參數(shù)、Hold Map等參數(shù)。

1.修改Library參數(shù)：將北大醫(yī)院、口腔醫(yī)院、腫瘤醫(yī)院、北醫(yī)六院、北醫(yī)三院、人民醫(yī)院的Holdpermission libraries和Hold group libraries統(tǒng)一設(shè)置為MED—ALL，將Hold available item libs參數(shù)統(tǒng)一設(shè)置為：除了自身館以外的其他醫(yī)學分館。如圖5所示。

由于大多數(shù)醫(yī)學館的學生都分布在六個附屬醫(yī)院里面實習，因此開通了醫(yī)學館讀者可以預(yù)約醫(yī)學館在架圖書的服務(wù)，即修改醫(yī)學館參數(shù)設(shè)置，在Hold available item libs中增加“醫(yī)學圖書館”。

最后，還需確保系統(tǒng)中沒有加入通借通還服務(wù)的分館，Hold permission libraries和Hold group li—braries設(shè)置為NOLIB；Hold available item libs為空。

2.修改Location參數(shù)：一一修改醫(yī)學系統(tǒng)分館的可借館址參數(shù)，勾選Holdable屬性和Available屬性。

3.2.3 實施中的難點及解決方法

在系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置完成后，醫(yī)學圖書館老師通過大量的測試驗證了各分館的讀者在預(yù)約圖書時都能按照既定的規(guī)則進行。但是在最后的取書環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)在架預(yù)約清單報表不能按館別打印在架預(yù)約清單，報表中有“Print Separate Reports For Each Li-brary”選項，但是不起作用，如圖6所示。這樣各分館也就沒有辦法取出在架預(yù)約圖書，通借通還流程中斷。

為尋求解決辦法，系統(tǒng)部反復(fù)閱讀幫助文檔，在更高版本Symphony 3.4.1的發(fā)布說明中，確認了不能按館別打印在架預(yù)約清單是Symphony 3.3.1系統(tǒng)中的一個故障。一方面，請SirsiDynix公司的技術(shù)人員協(xié)助改造報表，另一方面，也在思考是否可以按照各分館的所有可借館址來打印在架預(yù)約圖書清單。公司技術(shù)人員經(jīng)過一個多月的努力來改造報表，仍未滿足醫(yī)學系統(tǒng)各分館的需求。于是決定采用列出各分館所有可借館址的方法來打印在架預(yù)約圖書清單，在測試中發(fā)現(xiàn)，按此方法醫(yī)學圖書館、北大醫(yī)院分館都可以正確打印出在架預(yù)約圖書清單，說明解決問題的思路是正確的。但是其他的附屬醫(yī)院分館則不行，原因是這些附屬醫(yī)院分館使用了共同的館址。

為了使醫(yī)學系統(tǒng)的的通借通還工作盡早實施，在館領(lǐng)導(dǎo)的推動下和系統(tǒng)部、醫(yī)學圖書館的共同努力下，每個附屬醫(yī)院分館都設(shè)置了獨立的館址參數(shù)，并將各分館原公用館址下的文獻批量轉(zhuǎn)到各分館對應(yīng)的新館址下。這樣處理后，按照各分館的Hold-able Locations選項就可以正確打印出在架預(yù)約清單，如圖7所示。至此通借通還流程徹底走通。

醫(yī)學系統(tǒng)內(nèi)通約通借通還服務(wù)的開通，實現(xiàn)了真正意義上的“書動人不動”，大大免除了讀者的來回奔波之苦。

4 結(jié)語

北京大學圖書館在Symphony 3.3.1系統(tǒng)中實現(xiàn)的按需預(yù)約借書服務(wù)，還處于起步階段。在醫(yī)學系統(tǒng)內(nèi)的通借通還服務(wù)運行一段時間、積累一定經(jīng)驗后，會逐步推動北大中心館與物理學院、哲學系、教育學院、信管系、軟件學院、信科學院6個分館的通借通還服務(wù)，最終目標是實現(xiàn)整個系統(tǒng)內(nèi)各分館的通借通還服務(wù)。

在整個過程中，館領(lǐng)導(dǎo)的重視與推動、部門間相互協(xié)作是按需預(yù)約借書服務(wù)得以實施的先決條件，分館建設(shè)不斷推進、統(tǒng)一圖書館集成管理系統(tǒng)是基礎(chǔ)，前期對Symphony 3.3.1系統(tǒng)按需預(yù)約機制的研究與測試是必要的技術(shù)保障。endprint