完善ERP財務(wù)資金管控系統(tǒng)提升項目建設(shè)的全過程管理

陳蕾

摘要：資金監(jiān)督管理體系是深化項目建設(shè)集約化管理的載體，旨在實現(xiàn)以關(guān)鍵節(jié)點為管控的電網(wǎng)項目建設(shè)過程的全生命周期管理。通過對業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和梳理、業(yè)務(wù)管理的信息化、全過程數(shù)據(jù)的收集和分析，實現(xiàn)相應(yīng)業(yè)務(wù)線上管控、數(shù)據(jù)貫通，實現(xiàn)資金、項目建設(shè)全過程的閉環(huán)在線監(jiān)控，從而有效地提升資金支付的安全性和項目的管控水平，實現(xiàn)資金支付與項目進(jìn)度的時效性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。同時，為財務(wù)的資金預(yù)算、報表統(tǒng)計、工程后評價提供有力的數(shù)據(jù)支撐，為項目管理和領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考依據(jù)。深化流程制約機制，強化工作過程管控，構(gòu)建完善、高效的項目財務(wù)管理體系。通過流程梳理，將財務(wù)的預(yù)算、資金支付與項目業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵進(jìn)度節(jié)點做管控，打破專業(yè)壁壘、強化過程管控，打造完善、高效的項目資金管理體系，完善信息對稱。

關(guān)鍵詞：ERP 資金管理 工程管理

一、電網(wǎng)基建工程項目管理的背景

（一）電網(wǎng)基建工程管理的特殊性

電網(wǎng)基建工程項目管理不同于其他項目管理，它的特點具體體現(xiàn)為：

1、電網(wǎng)基建工程有很強的專業(yè)性

電網(wǎng)基建過程從項目前期可研（用電量的評估、政府的發(fā)展規(guī)劃、大用戶的需求提報），到變電站、線路的設(shè)計施工，主變、電纜等設(shè)備的采購安裝，最后項目投產(chǎn)后的運行維護(hù)等等都需要電氣工程學(xué)、電磁學(xué)、輸變電、土建工程等相關(guān)的專業(yè)知識，需要多專業(yè)人員的相互協(xié)作。

2、電網(wǎng)基建工程的建設(shè)涉及多單位協(xié)調(diào)運作

電網(wǎng)工程建設(shè)所涉及的單位包括建設(shè)單位、輸變電施工單位、物資公司、監(jiān)理公司、招投標(biāo)公司、運行維護(hù)屬地局（項目前期）等多家單位，需要跨利潤中心的相互協(xié)調(diào)。電力公司ERP系統(tǒng)的上線為各單位之間流程的梳理、關(guān)鍵節(jié)點的管控、信息的集成提供了可能。同時為績效考核工作提供依據(jù)。

3、電網(wǎng)基建工程的資金投入巨大

電網(wǎng)建設(shè)的資金投入都是巨大的，一般變電站建設(shè)的投入都是上億元，主網(wǎng)變電站建設(shè)可達(dá)幾億元。如此巨大的資金投入使得資金預(yù)算與工程進(jìn)度匹配變得尤為重要。合理的匹配能大大降低融資成本，提高資金使用效率，提高資金支付的可靠性。

（二）電網(wǎng)基建工程財務(wù)管理面臨的挑戰(zhàn)

1、缺少流程梳理的整合和關(guān)鍵節(jié)點控制

工程從項目前期的可研估算開始，經(jīng)歷了可研批復(fù)、項目前期、施工圖概算、下達(dá)投資計劃、工程前期、業(yè)主項目部成立、初步設(shè)計、證照辦理、設(shè)計（以及監(jiān)理、物資、土建工程、電氣安裝）招投標(biāo)、施工圖編制、主體施工、線路施工、投產(chǎn)送電、轉(zhuǎn)資、結(jié)算、決算、工程后評價、檔案移交等流程。這些流程所涉及的時間節(jié)點也極為重要，每一環(huán)節(jié)都關(guān)系到后續(xù)進(jìn)程的開展。缺少流程的梳理整合不僅會使各專責(zé)溝通困難，也使得責(zé)任不明確，實際進(jìn)度與財務(wù)進(jìn)度脫節(jié)。財務(wù)部門在提報資金計劃時困難重重，在資金支付時影響會計原始憑證的嚴(yán)謹(jǐn)性，造成票據(jù)佐證與計劃出現(xiàn)偏差。例如工程資金支付的主要依據(jù)之一就是工程進(jìn)度單，實際工作中會遇到進(jìn)度單內(nèi)容不完整的情況，有時施工單位甚至無法提供進(jìn)度單。進(jìn)度單依靠財務(wù)人員人工審查容易遺漏問題，也會導(dǎo)致重復(fù)性工作。通常的審核方式是財務(wù)人員按得到的發(fā)票、合同作為付款進(jìn)度的依據(jù)，并反推進(jìn)度單是否準(zhǔn)確，手工計算核實付款金額、質(zhì)保金金額。進(jìn)度的確認(rèn)節(jié)點應(yīng)放在什么位置，這一節(jié)點的確認(rèn)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)是誰、考核標(biāo)準(zhǔn)是什么，財務(wù)最終支付時業(yè)務(wù)部門應(yīng)完成確認(rèn)哪幾個節(jié)點，這些都是流程梳理整合和節(jié)點控制所要完成的任務(wù)。

2、ERP各管理模塊缺乏集成使反饋信息滯后

目前，各專業(yè)部室的數(shù)據(jù)收集方式是各基層單位統(tǒng)計上報，基層單位各業(yè)務(wù)專責(zé)會面臨同樣的問題：需要按照不同的要求和模板給上級專業(yè)部室上報匯總數(shù)據(jù)，這個過程繁瑣耗時且容易出錯，這種數(shù)據(jù)采集所得到的信息是滯后的，并且給基層單位帶來了很多的重復(fù)性工作，降低了工作效率。如何能從ERP系統(tǒng)中獲得實時的數(shù)據(jù)報表、在工程設(shè)計發(fā)生變更時提高財務(wù)的反應(yīng)速度，及時修改資金計劃是完善ERP財務(wù)管控系統(tǒng)的目標(biāo)。

3、指標(biāo)沒有分解到工程全過程管理各關(guān)鍵環(huán)節(jié)的責(zé)任人

工程財務(wù)管理比較重要的一個指標(biāo)是項目預(yù)算執(zhí)行率：

項目預(yù)算執(zhí)行率=[項目成本入賬率×80%+（Σ年內(nèi)投資計劃需求提報結(jié)余率、項目成本入賬率、建設(shè)單位工程投運增資及時性、竣工結(jié)算和決算及時性準(zhǔn)確性、等）×20%]×100%。這個總體指標(biāo)應(yīng)當(dāng)分解到各個流程環(huán)節(jié)去控制。項目成本的入賬率依賴于工程進(jìn)度的確認(rèn)，而工程進(jìn)度的確認(rèn)前提是監(jiān)理報告，監(jiān)理報告的出具是施工單位及時完工，及時完工的前提是開工及時、合同簽訂及時、招投標(biāo)按節(jié)點完成、物資到貨率、設(shè)備安裝進(jìn)度、投資下達(dá)等等各項指標(biāo)的綜合。完善ERP財務(wù)管控系統(tǒng)的過程也是依照工程全過程鏈條分解綜合指標(biāo)到各個節(jié)點的過程。

二、完善資金監(jiān)督管理體系的目標(biāo)及方法

完善資金監(jiān)督管理體系的目標(biāo)是通過規(guī)范財務(wù)、物資、項目建設(shè)主要業(yè)務(wù)流程來提高財務(wù)資金預(yù)算編制、財務(wù)資金預(yù)算調(diào)整、項目資金支付、項目結(jié)算信息報送等工作效率，明確各相關(guān)單位的工作職責(zé)；通過將各個專業(yè)主要的業(yè)務(wù)流程和財務(wù)工作流程進(jìn)行相應(yīng)的信息系統(tǒng)集成，并設(shè)置財務(wù)對業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵節(jié)點的管控，使財務(wù)監(jiān)督工作流程更加完善且具可操作性；所有相應(yīng)業(yè)務(wù)的信息貫通，實現(xiàn)全部關(guān)鍵節(jié)點相關(guān)人員線上操作，線上管控；避免因信息不對稱和延遲造成的管理漏洞，提高資金支付的安全性，降低管理成本，同時實現(xiàn)了國網(wǎng)指標(biāo)的有效分解與考核。通過流程的規(guī)范，相關(guān)工作節(jié)點的設(shè)置，以及財務(wù)對關(guān)鍵節(jié)點的監(jiān)控，實現(xiàn)對財務(wù)預(yù)算、資金支付、項目結(jié)算、轉(zhuǎn)資、物資調(diào)撥、資產(chǎn)運行的全生命周期監(jiān)督管控。完善的流程和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以幫助建設(shè)單位每年上報的年度資金預(yù)算更貼近實際。以變電站工程為例，系統(tǒng)按照土建工程進(jìn)度可推算后繼節(jié)點，結(jié)合合同管理模塊、ERP時間軸、多線程進(jìn)度的交匯來預(yù)測各月、各工程資金需求總量。完善資金監(jiān)督管理體系需要：

（一）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)包括規(guī)范流程標(biāo)準(zhǔn)和節(jié)點考核標(biāo)準(zhǔn)。流程標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)是國網(wǎng)公司和市公司下發(fā)有關(guān)電網(wǎng)基建工程管理的文件，節(jié)點考核標(biāo)準(zhǔn)則是在流程梳理的基礎(chǔ)之上按時間節(jié)點、專業(yè)劃分設(shè)定。

（二）優(yōu)化流程

流程的優(yōu)化不僅僅是在建設(shè)單位內(nèi)部，更重要的是參與工程建設(shè)的各個單位間的流程梳理。例如：設(shè)備安裝之前需要施工單位完成隱蔽工程，隱蔽工程的進(jìn)度確認(rèn)需要監(jiān)理（監(jiān)理公司）報告作為依據(jù)，項目經(jīng)理（建設(shè)單位）負(fù)責(zé)在SAP項目管理模塊中錄入監(jiān)理報告，這項工作可以作為一個關(guān)鍵節(jié)點。這個關(guān)鍵節(jié)點的完成能夠觸發(fā)財務(wù)部門對此項工程進(jìn)行資金支付這一后續(xù)進(jìn)程，同時物資收發(fā)貨（物資公司）、設(shè)備安裝等后續(xù)進(jìn)程也同時被觸發(fā)，財務(wù)部門可以預(yù)先計劃物資的資金支付。項目管理模塊、財務(wù)模塊、物資管理模塊的集成是實現(xiàn)這一流程管控的基礎(chǔ)。在數(shù)據(jù)錄入收集的過程中實現(xiàn)財務(wù)對工程進(jìn)度的掌控，預(yù)測調(diào)整資金計劃，降低融資成本。

（三）加強節(jié)點管控

以合同的實時管理為例：合同作為項目管理流程的重要管控依據(jù)，它在ERP系統(tǒng)中的生效時間至關(guān)重要。合同模塊的主要功能無疑是實現(xiàn)合同的線上管理，合同的錄入同時也是工程項目管控的一個關(guān)鍵節(jié)點。一個合同在ERP系統(tǒng)上的錄入包括若干關(guān)鍵信息：合同名稱、編號，工程WBS位置，合同簽訂時間、合同生效時間、與之簽訂合同的供應(yīng)商、合同金額、合同履行時間、合同履行方式、標(biāo)的物質(zhì)量的評價標(biāo)準(zhǔn)、付款進(jìn)度、付款方式、爭議解決方式等等；缺少任何關(guān)鍵信息的錄入都無法使合同在系統(tǒng)中生效。合同錄入的及時性是合同專責(zé)的績效考核指標(biāo)。系統(tǒng)可以設(shè)定為合同簽訂后3天內(nèi)完成這個合同的錄入，那么合同的簽訂時間就是這個專責(zé)的考核標(biāo)準(zhǔn)。簽訂后兩日內(nèi)錄入，系統(tǒng)指示為綠燈，評價為A類；簽訂第三天錄入，系統(tǒng)指示為黃燈，評價為B類；簽訂三天后錄入，系統(tǒng)指示為紅燈并且扣績效1分，評價為C類。以上績效考核將自動傳給人力資源部進(jìn)行月度績效評價。這樣就把實時管控、實時數(shù)據(jù)收集與員工績效考核結(jié)合起來，用員工考核機制來推動實時管控的實現(xiàn)。

（四）增強統(tǒng)計功能

通過該監(jiān)督管理體系的完善，現(xiàn)有項目的信息報送工作均由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上管控，提高了各個業(yè)務(wù)專責(zé)的工作效率，在工作過程中的信息積累可以直接與月報相關(guān)聯(lián)，簡化了工作過程，避免了以往工作重復(fù)的現(xiàn)象，提高了工作效率和準(zhǔn)確率，降低了人工成本和管理成本。并且通過邊界條件（業(yè)務(wù)發(fā)生時間、項目定義、沖轉(zhuǎn)科目、是否轉(zhuǎn)資、是否投產(chǎn)）的設(shè)定隨時可以篩選出所需要的各種數(shù)據(jù)組合。在系統(tǒng)集成、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、流程完善的前提下，任何數(shù)據(jù)的獲得都可以是實時、準(zhǔn)確、快速的，避免以往由于信息不對稱和延時造成的管理漏洞。以基建工程項目設(shè)計變更為例，項目的設(shè)計變更需要設(shè)定財務(wù)審核這一關(guān)鍵節(jié)點，財務(wù)部門可以在變更審核通過的第一時間來更改資金計劃，保證資金的及時到位。

（五）完善考核

參照合同管理的例子我們知道：節(jié)點的績效考核是推動流程鏈條向前運轉(zhuǎn)的動力。以進(jìn)度確認(rèn)為例，進(jìn)度確認(rèn)這一關(guān)鍵節(jié)點需要工程參與各方的操作（確認(rèn)順序大致為施工單位/物資公司—監(jiān)理—建設(shè)單位），進(jìn)度的確認(rèn)應(yīng)包含幾個關(guān)鍵信息：工作量、開工時間、完工時間、監(jiān)理檢驗結(jié)果、本次完工百分比、本次完工金額、預(yù)付款扣回金額和比例、關(guān)聯(lián)的合同編號等。進(jìn)度確認(rèn)的完成將觸發(fā)財務(wù)資金支付這一后續(xù)節(jié)點。財務(wù)資金監(jiān)督體系的線上全過程管理最大限度的整合了工程全生命周期所涉及的每個崗位：明確崗位職責(zé)、設(shè)定考核依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，減少重復(fù)性工作、實現(xiàn)節(jié)點控制、數(shù)據(jù)實時采集、自動觸發(fā)各流程的開始與結(jié)束、提高資金支付可靠性。

三、完善財務(wù)資金監(jiān)督管理體系的效果評價

（一）時效性

該監(jiān)督管理體系大大提高了財務(wù)、項目管理工作的時效性。實現(xiàn)了對財務(wù)預(yù)算、資金支付、項目結(jié)算、轉(zhuǎn)資、管理的在線管控，確保信息可以實時傳遞和收集，業(yè)務(wù)流程響應(yīng)實時，數(shù)據(jù)信息收集實時，反饋問題實時，避免了目前信息報送以月度為周期，信息傳遞延時，影響業(yè)務(wù)流程響應(yīng)速度，從而不能及時進(jìn)行整改，導(dǎo)致出現(xiàn)財務(wù)安全風(fēng)險的情況。

（二）準(zhǔn)確性

該監(jiān)督管理體系具有良好的準(zhǔn)確性。該體系將流程的線下管控操作全部轉(zhuǎn)為線上管控，信息報送途徑也由線下變?yōu)榫€上，數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動采集，實現(xiàn)財務(wù)信息與業(yè)務(wù)管理信息的貫通，讓流程各個節(jié)點專責(zé)操作人員信息對稱，提高了數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性；線上操作有系統(tǒng)自動校驗機制，避免因線下操作導(dǎo)致的信息錯漏現(xiàn)象；并且該體系是對于大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行在線監(jiān)控，而不是單憑人為去判斷，所以發(fā)現(xiàn)問題的準(zhǔn)確性很高。完善的流程和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以幫助建設(shè)單位每年上報的年度資金預(yù)算更貼近實際。系統(tǒng)能夠按照各個工程單體的進(jìn)度可推算后繼節(jié)點，結(jié)合合同管理模塊、ERP時間軸、多線程進(jìn)度的交匯來預(yù)測各月、各季度、乃至全年資金需求量。

（三）規(guī)范性

該監(jiān)督管理體系是根據(jù)相關(guān)文件制度和專業(yè)技術(shù)要求，把財務(wù)監(jiān)督和項目業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，使職責(zé)清晰。通過信息系統(tǒng)不同角色用戶的劃分，對不同分工設(shè)置個性化管理要求，實現(xiàn)不同職責(zé)分工的閉環(huán)管理。對應(yīng)不同流程、不同角色，具有良好的數(shù)據(jù)積累和管理機制，以便歷史信息查詢和追溯。該體系不摻雜人為的理念和人為的干預(yù)，便于統(tǒng)一管理。

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