新形勢下對我國高校財務(wù)檔案信息化的建設(shè)研究

尹允

摘 要：隨著我國的高職教育逐步走向多元化和社會化的方向發(fā)展，高校進行的各種體制改革和目標的管理都需要進行一系列的創(chuàng)新。因此，對近年來高職院校的財務(wù)資產(chǎn)等方面工作管理都提出了更高的要求，相應(yīng)的這些工作所產(chǎn)生的檔案資料都是高職院校發(fā)展過程中最真實和原始的記錄，在學校改革、發(fā)展和各項活動開展中都發(fā)揮著不可替代的借鑒、憑證、依據(jù)的作用。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù)；檔案信息化；多元化；文化建設(shè)

隨著國家財政經(jīng)濟工作的的發(fā)展，我國對財務(wù)的要求也越來越高，各種標準也劃分的更加明細。同樣，隨著高校計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展形成了一種新型的檔案信息管理模式——信息化管理，將檔案劃分成不同的載體，在不同的存儲單元內(nèi)以數(shù)字化的形式進行存儲，并通過網(wǎng)絡(luò)化的方式進行連接，從而能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。

1 高校財務(wù)檔案信息化管理的重要性

檔案管理的基本性質(zhì)是一項管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。當前，各個高校都在加強內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平、財務(wù)檔案管理水平。高校財務(wù)檔案的管理是對高校教學工作、科研工作、教學管理和學校的發(fā)展建設(shè)中，學校各級部門和其下屬單位形成的有著保存價值的各項財務(wù)收入與支出的資料。通過使用信息化的設(shè)備、手段和財務(wù)檔案管理人員的努力，現(xiàn)在高校財務(wù)檔案管理已基本實現(xiàn)了利用計算機進行處理和存儲，實現(xiàn)了財務(wù)檔案的電子化，不但實現(xiàn)了高速的信息傳遞，也提高了檔案使用和管理的效率。

2 高校財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化

高校財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)要實現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規(guī)范。在對高校財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段，需要通過提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來實現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標準化，在做好財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎(chǔ)。在高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中，財務(wù)檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)化是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，同時也是實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設(shè)高校檔案信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡(luò)化第一步驟，這要求財務(wù)檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網(wǎng)站做出構(gòu)建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財務(wù)檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)上提高高校財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。

3 財務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在高校學校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的過程中，各種類型的數(shù)據(jù)庫建設(shè)是重點環(huán)節(jié)之一。隨著高校學校財務(wù)工作的日趨復(fù)雜，高校學校財務(wù)檔案的內(nèi)容和類別更加多樣化。高校學校財務(wù)檔案的內(nèi)容一般包括財務(wù)核算憑據(jù)類檔案，比如工資、獎金、津貼和扣稅發(fā)放表等；銀行業(yè)務(wù)類檔案，比如銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等；財務(wù)收支票據(jù)類檔案，比如各種費用的收據(jù)、助學金和獎學金發(fā)放清冊、國家貸款發(fā)放清冊、行政事業(yè)單位往來款項的票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收費的收據(jù)、上級部門給予高校學校的各項財政費用的收據(jù)、高校學校的教學和教科研經(jīng)費開支、高校學校行政和后勤部門的辦公支出等，以及高校學校財務(wù)檔案管理中形成的保管、移交和銷毀登錄的清冊。這些財務(wù)檔案可較為完整地反映高校學校的經(jīng)濟活動和財務(wù)狀況，它們構(gòu)成了高校學校財務(wù)收支的主線。根據(jù)這些高校學校財務(wù)檔案的內(nèi)容和類別，在財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，可有針對性地建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。比如在高校學校的財務(wù)管理中，可建設(shè)會計檔案管理數(shù)據(jù)庫、財務(wù)報告檔案管理數(shù)據(jù)庫、財務(wù)檔案銷毀管理數(shù)據(jù)庫、外來資金管理檔案數(shù)據(jù)庫、對外業(yè)務(wù)往來財務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)庫、資金結(jié)算檔案管理數(shù)據(jù)庫、工資管理檔案數(shù)據(jù)庫；在學生管理中，可建設(shè)學生收費管理檔案數(shù)據(jù)庫、學生貸款獎、助學金管理數(shù)據(jù)庫；在后勤管理中，可建設(shè)后勤收費管理檔案數(shù)據(jù)庫、工程建設(shè)財務(wù)管理檔案數(shù)據(jù)庫、固定資產(chǎn)折舊管理檔案數(shù)據(jù)庫；在教學科研方面，可建設(shè)教學資金管理檔案數(shù)據(jù)庫、科研資金管理檔案數(shù)據(jù)庫。此外，還可建設(shè)高校學校校長專項資金管理檔案數(shù)據(jù)庫等。

4 財務(wù)檔案信息化安全性建設(shè)

高校學校財務(wù)檔案信息化建設(shè)中的安全性建設(shè)是非常重要的內(nèi)容，這是因為任何先進的科學技術(shù)都是一把“雙刃劍”，它在大幅度地更新、改進原有技術(shù)的同時，也必然會帶來新的問題。正是因為新問題的不斷出現(xiàn)和產(chǎn)生，才得以推動科學技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，高校學校財務(wù)檔案信息化建設(shè)也是如此。在高校學校財務(wù)檔案安全性建設(shè)中，除了實施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外，還應(yīng)實行技術(shù)性防范措施。具體措施包括以下七種：①確保高校學校財務(wù)檔案信息資源存儲載體的安全性。主要包括財務(wù)檔案信息資源存儲的介質(zhì)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等。②確保高校學校財務(wù)檔案信息資源內(nèi)容的原始性。主要包括采用數(shù)字簽署技術(shù)，比如證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。③采用加密技術(shù)。比如在檔案信息資源的遠程傳送過程中，可采用雙密鑰碼加密。④采用檔案數(shù)據(jù)防改寫技術(shù)。比如將檔案文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，并在計算機外存儲器中采用只讀型光盤。 ⑤采用備份技術(shù)。比如將財務(wù)檔案信息資源的內(nèi)容通過復(fù)制、輸出和打印，形成紙質(zhì)備份檔案后保存。⑥確保高校學校財務(wù)檔案信息資源計算機管理系統(tǒng)的安全性。應(yīng)采用身份驗證技術(shù)，給每位合法用戶 一個由字母、數(shù)字或特定符號組成的通行證，它可代表該用戶的身份驗證信息。⑦采用防火墻技術(shù)。

5 強化高校檔案信息管理，助推校園文化建設(shè)

“國民之魂，文以化之；國家之神，文以鑄之。”十年發(fā)展比經(jīng)濟，百年發(fā)展比文化，打造先進的高校教育文化戰(zhàn)略都勢在必行，筆者所在的高職院校也正在著力推進教育文化建設(shè)的實施教育工作。這其中需要發(fā)揮院校檔案資源有效利用作用，為助推教育文化事業(yè)建設(shè)做出貢獻。

在對高校檔案建設(shè)的同時要充分利用檔案文化資源的優(yōu)勢，加強與院校文化宣傳部門的合作，積極的開發(fā)深層次的檔案信息資源，參與院校文化的宣傳，改變檔案“養(yǎng)在深閨人未識”的狀況，為院校文化建設(shè)做好專題服務(wù)工作。

經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展，院校歷史底蘊厚重，珍藏著許多優(yōu)秀老師和優(yōu)秀人才的成就，也塵封著許多可歌可泣的珍貴史實。我們要挖掘、提煉這些文化資源，并進行藝術(shù)加工、再現(xiàn)，借鑒歷史、服務(wù)現(xiàn)在、開創(chuàng)未來、垂鑒后世，成為能支撐文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的資源。提取出最能代表院校精神和價值觀的典型代表，編史修志，發(fā)揮我校歷史貢獻及英模人物在文化建設(shè)中的引領(lǐng)作用。另外，院校可以在利用檔案信息資源的同時可以挖掘院校的品牌價值，樹立起特色的院校形象，能夠進一步的提升院校的社會地位，增加院校的文化附加值。

參考文獻

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