企業(yè)人事檔案管理重要性及策略探微

米娜瓦爾·托乎提

摘 要：目前，隨著我國社會經(jīng)濟發(fā)展水平的提高，企業(yè)作為最為活躍的組織，其自身的管理水平十分重要。企業(yè)人事檔案管理工作，對于企業(yè)文化的發(fā)展，會產(chǎn)生重要的影響。企業(yè)人事檔案管理重要性及策略，是企業(yè)文化發(fā)展中必須注意的一個問題。本文將簡要分析企業(yè)人事檔案管理重要性及策略方面的內(nèi)容，旨在更好的促進企業(yè)人事檔案管理工作的順利的進行下去。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；管理；重要性；策略

在實際工作中，企業(yè)為了在激烈的市場競爭中獲得發(fā)展空間，重視企業(yè)自身文化的發(fā)展是促進其企業(yè)快速發(fā)展是相對重要的發(fā)展策略之一。企業(yè)的人事檔案管理工作，主要是以個人為單位，主要涉及到人員的自身狀況、思想道德表現(xiàn)及個人經(jīng)歷等材料的文件，這些材料文件發(fā)揮著依據(jù)、參考等作用，對于個人職稱的評定具有重要意義。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實際狀況，探究企業(yè)人事檔案管理重要性及策略，才能更好的促進企業(yè)快速的發(fā)展。

一、企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

當前，通過調(diào)查綜合企業(yè)人事檔案管理工作的發(fā)展狀況，不難發(fā)現(xiàn)企業(yè)對人事檔案管理工作的重要性認識不足、人事檔案的管理模式及管理理念落后。在企業(yè)人事檔案管理工作中，部分企業(yè)對其重視程度不夠，將檔案管理工作看作是過期的文件資料，沒有充分理解檔案管理工作對于企業(yè)自身發(fā)展的重要意義。其次，由于企業(yè)人事檔案的管理模式及管理理念落后，導(dǎo)致工作人員不能嚴格的按照相關(guān)的規(guī)定進行工作，人事檔案管理工作的效率相對較低。企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀并不樂觀，企業(yè)為了獲得更為廣闊的發(fā)展前景，應(yīng)及時的轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的重要性，以便可以進一步提升企業(yè)的競爭力。

二、企業(yè)人事檔案管理重要性分析

（一）企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性

在企業(yè)內(nèi)部，只有通過人事檔案進行專業(yè)的數(shù)據(jù)分析，才能全面的了解每位員工的基本情況以及工作狀況，才能及時的發(fā)現(xiàn)員工工作中存在的問題。只有通過人事檔案才能客觀的評價每位員工的綜合能力，并為管理者作出最終的正確決策提供有價值的依據(jù)。對于企業(yè)的發(fā)展而言，人才的儲備是其發(fā)展的重要基礎(chǔ)，只有有效的管理人才及科學的進行人才計劃的儲備，才能使企業(yè)獲得良好的發(fā)展機遇。企業(yè)人事檔案管理工作實施的目的，最終是為企業(yè)進行人力資源的管理及開發(fā)工作服務(wù)，同時借以調(diào)動干部、職工的工作積極性。

（二）企業(yè)人事檔案管理對個人的重要性

在日常工作中，對于個人而言，企業(yè)人事檔案就是我們的職工檔案，是我們在企業(yè)的不同階段工作狀況的真實記載，也是每位員工的歷史證明。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的企業(yè)不斷增加，員工的流動性逐漸提高。加強企業(yè)人事檔案管理的工作，已經(jīng)成為企業(yè)管理工作中不可或缺的內(nèi)容，企業(yè)人事檔案管理對個人的重要性不言而喻。因此，在企業(yè)人力資源管理工作中，重視人事檔案管理對于員工的切身利益及未來發(fā)展都會產(chǎn)生重要的影響。

三、企業(yè)人事檔案管理的策略分析

（一）重視人事檔案管理工作，加大宣傳力度

為了更好的促進企業(yè)人事檔案管理工作順利的進行下去，結(jié)合實際的工作狀況，深入探究企業(yè)人事檔案管理的策略，是一項必不可少的工作。重視人事檔案管理工作，加大宣傳力度，是相對有效的一種工作方式。人事檔案作為一種專門的檔案，其中涉及到干部檔案、工人檔案等內(nèi)容，企業(yè)必須在實際工作中重視檔案管理的工作，從每個工作環(huán)節(jié)入手，嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行工作。將重視人事檔案管理工作，加大宣傳力度的態(tài)度，納入企業(yè)文化管理工作的內(nèi)容中。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，進行信息化建設(shè)

對于企業(yè)的發(fā)展而言，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，進行信息化建設(shè)，能夠促使企業(yè)檔案實體管理向信息化管理進行過渡，并不斷的豐富企業(yè)人事檔案管理的方式，提高人力資源管理部門的工作效率，為企業(yè)的發(fā)展儲備更多的優(yōu)秀人才。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，進行信息化建設(shè)，可以從根本上改善企業(yè)人事檔案管理工作的發(fā)展，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展空間。

（三）構(gòu)建完善的企業(yè)人事檔案管理制度

在進行企業(yè)人事檔案管理的工作中，構(gòu)建完善的企業(yè)人事檔案管理制度，是確保企業(yè)人事檔案管理工作順利開展的物質(zhì)保障。在進行企業(yè)人事檔案管理的工作中，通過建立完善的人事檔案管理制度，包括索要制度、檢查核對制度、補充材料制度等，確定人事檔案不同時期的工作重點，及時的處理好人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。

其次，重視人事檔案從存到用的過渡工作，拓寬檔案的利用途徑，合理的將人事檔案進行公開，促進管理者可以更好的挖掘優(yōu)秀的人才。因此，在未來一段時間內(nèi)，企業(yè)為了更好的適應(yīng)激烈的市場競爭活動，重視構(gòu)建完善的企業(yè)人事檔案管理制度，并強化人事檔案管理的工作至關(guān)重要。

（四）構(gòu)建科學有效的人事檔案分類系統(tǒng)，擴充檔案內(nèi)容

企業(yè)在進行人事檔案管理工作的過程中，嘗試構(gòu)建科學有效的人事檔案分類系統(tǒng)，擴充檔案內(nèi)容，可以相對有效的提高人事檔案管理工作的效率。構(gòu)建科學有效的人事檔案分類系統(tǒng)，擴充檔案內(nèi)容，需要企業(yè)在初步整理人事檔案資料時，應(yīng)按照員工入職后的工作時間進行收集，力求將企業(yè)員工的檔案材料條理化和系統(tǒng)化。這樣一來，企業(yè)管理者在進行人事檔案查閱的過程時，就可以直觀的看到每位員工的薪酬福利信息及工作業(yè)績。

其次，在進行人事檔案分類時，工作人員應(yīng)及時的對企業(yè)前期的人事檔案資料進行核查，以免出現(xiàn)不符合要求的材料進入人事檔案，給企業(yè)進行人事改革工作帶來不必要的問題。此外，在完善企業(yè)人事檔案管理工作的同時，還應(yīng)嚴格按照《干部檔案工作條例》中的相關(guān)規(guī)定，對人事檔案的材料進行合理、科學的分類。

（五）增強服務(wù)意識，把握檔案利用的工作

在企業(yè)發(fā)展的過程中，人事檔案越來越重要，企業(yè)對于人事管理工作更加重視。目前，相對傳統(tǒng)、單一的人事檔案管理模式已經(jīng)無法有效的發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)效能。為了更好的促進企業(yè)人事檔案管理工作效率的提高，企業(yè)必須增強服務(wù)意識，把握檔案利用的工作。在具體的工作環(huán)節(jié)中，將增強服務(wù)意識，把握檔案利用的工作理念切實落實到實際的工作中，才能為進一步進行人事檔案管理工作做好基礎(chǔ)性的鋪墊工作。加強企業(yè)人事檔案的利用和傳遞，是進行人事檔案管理工作必須重視的問題之一。

其次，當企業(yè)有關(guān)部門在查詢員工檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定及時的進行答復(fù)，同時通過多種檔案提供利用方式，并且在此過程中，注意準確、適度及保密這三個檔案查閱到的原則。

（六）提高檔案人員的職業(yè)素質(zhì)

在企業(yè)人事檔案管理工作中，提高檔案人員的職業(yè)素質(zhì)，也是提高人事檔案管理工作效率的有效策略之一。在實際工作中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)人事檔案管理工作的需要，對年齡較大的檔案管理工作人員進行計算機職業(yè)技能培訓，促使檔案管理工作人員能夠熟練的使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，不斷的提高其工作的效率。同時，根據(jù)企業(yè)人事檔案工作的變化，適當?shù)囊M優(yōu)秀的檔案管理人才，確保先進的檔案管理模式能夠順利的推行下去，有效的促進企業(yè)快速的發(fā)展。

綜上所述，在我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，企業(yè)為了獲得更好的發(fā)展，通過提升企業(yè)文化來實現(xiàn)目標，具有一定的積極意義。企業(yè)在實際工作中，應(yīng)重視人事檔案管理工作方面存在的問題，通過分析存在的管理問題，進一步探究企業(yè)人事檔案管理重要性及策略，能夠有效的促進企業(yè)人事檔案管理水平的提高。因此，在企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中，重視企業(yè)人事檔案管理重要性及策略，是其穩(wěn)定發(fā)展的基本前提之一。

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