分析事業單位檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：現如今，我國社會主義經濟高速發展，事業單位檔案的數量和種類都在急劇增加，而目前事業單位對檔案的管理存在著很多不足之處。對于事業單位而言，要清楚這些問題產生的原因并針對這些問題提出行之有效的解決辦法。這樣才能保證事業單位檔案管理的順利進行和發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；對策

事業單位的檔案管理具有一定的專業性和復雜性，因為隨著科技的不斷發展，人們對信息量的要求就越來越大，為了滿足人們的需求，事業單位的檔案管理就顯得尤為重要了。同時由于事業單位檔案的數量龐大，種類繁多，所以想要做好事業單位的檔案管理工作并不是一件容易的事，它需要工作人員有一定的專業知識和工作經驗，同時也要有足夠的耐心。下本文就目前事業單位檔案管理所存在的問題提出相應對策。

一、事業單位檔案管理目前所存在的問題

（一）檔案管理人員數量不足

很多事業單位在檔案管理方面至配備了一兩名工作人員，面對數量龐大的檔案，一兩名工作人員必然會顯得力不從心，在工作中也會出現失誤，從而影響到檔案的分類整理。

（二）檔案管理人員缺乏應有的專業素養

在事業單位中，檔案管理人員缺乏管理檔案方面的專業知識，有的甚至沒有從事過這方面的工作經驗，意識不到檔案管理的重要性。另一方面，圖書管理人員不能夠盡職盡責的服務于工作，缺乏應有的工作責任心，大多數持有應付、消磨時間的心態，不能及時更新檔案，使得問題越堆越多，最終造成嚴重的影響。

（三）檔案管理的接手問題

在當今社會，換工作跳槽屬于再正常不過的事了，這些情況對檔案管理工作來說是一個很難處理的問題，很多人辭職之后對之前檔案整理的情況沒有一個清楚的交接，導致好多工作只有重新開始，也正是因為這樣，好多檔案也不知道到底是有用還是無用，使得檔案堆積成山，雜亂無章。

（四）事業單位對檔案的管理沒有一定的思想

1.檔案不能合理有效的利用。一些事業單位因為檔案管理常年無序，導致一些有利用價值的檔案卻不為人知，遇到需要時又要重新收集新檔案，這樣不光費時費力，也有搜集不到的可能。

2.事業單位保管檔案措施不完善。檔案的保存在檔案管理工作中尤為重要，檔案一般都比較重要，一旦損壞就是巨大的損失。

3.檔案沒有進行定期整理和更新。檔案管理工作雖說復雜，但是主要原因還是因為沒有堅持整理和更新所保存的檔案，很多事業單位管理檔案時想怎么做就怎么做，毫無規律可循，在日后需要的時候有很難找到，極大的浪費了工作時間。

4.事業單位管理方式普遍落后，缺乏使用高科技進行管理的意識，不能適應時代的發展，同時，也容易使檔案損壞。

二、事業單位檔案管理的對策分析

（一）增加事業單位檔案管理人數

近幾年來，我國科技高速發展，對信息量的需求越來越大，事業單位檔案管理的壓力也越來越大，如果增檔案管理人員人數，既減輕了工作人員的負擔，同時也能互相監督，互相幫助。再者，幾個人同時管理，在遇到一方離職的情況下，也能使檔案在之前的基礎之上繼續管理。不會發生從零開始的現象。

（二）培養檔案管理人員的專業素養

檔案管理工作枯燥乏味，而且需要相當強的責任感和耐心。事業單位應定期培訓檔案管理人員管理辦法和專業管理知識，培養檔案管理工作的專業人員，同時也提倡工作人員提高個人修養，實現檔案的高水平管理。同時單位領導和檔案管理人員都應意識到檔案管理的重要性，這樣才能更好的做好工作。

（三）對于檔案管理要有一定的規章制度

“沒有規矩，不成方圓”，事業單位應就檔案管理工作執行相關的員工守則已經規章制度，要求相關工作人員必須遵守和執行。單位領導應定期檢查檔案的整理和更新情況，長久之下，要讓員工做到檔案心中有數，這樣，以后的檔案管理便會簡單下來。

（四）利用科技化、信息化管理檔案

在檔案室引進先進的設備對檔案進行統一管理，檔案管理落后，影響的是一個單位的發展，所以事業單位應積極的利用電子檔案來對檔案進行管理，這樣就能夠避免檔案的損壞。遺失等問題，也能夠更方便的進行分類和更新。相關工作人員應不斷努力、不斷探究，提升檔案管理在科學技術上的水平，使檔案管理的發展越來越快。

三、結束語

改善目前事業單位檔案管理需要相關工作人員和單位領導的共同努力，相關領導應重視檔案的管理，改變舊的思想觀念，把檔案看作是單位的一個“信息庫”，工作人員也應做好自己的本職工作，不斷加強業務能力，提高個人修養，以認真負責的態度處理好檔案相關事宜，相信在以后行政單位檔案管理工作能切實的促進事業單位更好更快的發展。

參考文獻：

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作者簡介：馬芝玲（1976–），女，漢族，山東人，大專，助理會計師，從事文書檔案工作。