文件檔案管理一體化研究

摘 要：“文件生命周期理論”解決了檔案理論與實踐上的難題，對文檔工作影響深遠；中西方文檔機構(gòu)、體制的差異，決定了我國無法照搬“文件生命周期理論”，而只能通過有選擇的借鑒，推動我國的文檔一體化發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 文件生命周期理論；文檔一體化

在當代，隨著我國政治、經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，社會活動日趨呈現(xiàn)復(fù)雜、多樣的特點。而在此過程中，大量的活動伴生物——文件檔案隨之產(chǎn)生。可以預(yù)見，隨著社會實踐的深入，文件檔案資源將永不枯竭。而如何合理的收集、整理、保管這些文件檔案資源，不斷提高文件檔案管理的質(zhì)量與效率，進而維系文件檔案資源的真實、完整、有序與長遠使用，著實是擺在文件檔案工作者面前的現(xiàn)實問題。文件生命周期理論則為這一問題的解決，提供了可供參考的范例，并為今后的文檔一體化管理，指明了理論探索與實踐探索的方向。

一、文件生命周期理論相關(guān)概念的簡要評述

首先，就讓我們從基本理論層面，對“文件生命周期理論”的相關(guān)理論概念進行初步了解。“文件生命周期理論”中的“文件”概念是一種廣義概念，較之常規(guī)意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認為“檔案”（非現(xiàn)行文件）的形成只是廣義文件運動的最終結(jié)果，一切的文件運動形態(tài)，都只是“廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護了文件各階段的整體統(tǒng)一性，進而將文件運動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個完整、清晰的視角，觀察、界定文件運動的整體過程。實際上，基于這一完整過程，可以明確文件價值的階段性變化，以及在廣義文件運動過程中文件價值形態(tài)與管理形式、保管場所、服務(wù)對象之間的對應(yīng)關(guān)系。而在文件價值形態(tài)轉(zhuǎn)化的同時，從階段性的廣義文件運動視角出發(fā)，可將廣義文件依次劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運動過程。

二、中西方文檔保管機構(gòu)的差異、我國文檔工作的融合以及推動實現(xiàn)文檔工作一體化

實際上，我國的文件檔案保管機構(gòu)同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現(xiàn)在：我國的半現(xiàn)行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現(xiàn)行文件則送交文件中心保管。實際上，這種差異顯著。根據(jù)聯(lián)合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機關(guān)管理之下的，對各不同行政機構(gòu)的半現(xiàn)行文件進行經(jīng)濟地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進行系統(tǒng)處置的保管機構(gòu)。文件中心是獨立于文件形成機關(guān)和檔案館的，又處于文件形成機關(guān)與檔案館之間的過渡性機構(gòu)。

顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機構(gòu)，及其文件價值鑒定、銷毀、移交機構(gòu)，既節(jié)省了文件來源單位的空間、人力、財務(wù)資源，又避免了因單位不同，所導致的文件整理標準各異，以及鑒定、銷毀程序的不統(tǒng)一、不規(guī)范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時間浪費，極大的提升了文件管理的科學性、規(guī)范性與效益性。

此外，文件中心與形成機關(guān)檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機構(gòu)，有的是獨立運營的商業(yè)機構(gòu)，而檔案室則明確歸屬于文件形成機關(guān)。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現(xiàn)行文件， 而機關(guān)檔案室保管的對象包括半現(xiàn)行文件、乃至非現(xiàn)行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔文件的保管、鑒定以及提供利用的職責， 而機關(guān)檔案室則主要承擔本機關(guān)文件的收集、利用和保管工作[2]。

實際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機關(guān)檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質(zhì)量良莠不齊、管理效率偏低、執(zhí)行標準不統(tǒng)一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統(tǒng)一性和整體性，統(tǒng)一制定與執(zhí)行文檔工作的管理流程與標準規(guī)范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實現(xiàn)我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實現(xiàn)質(zhì)的跨越。此外，筆者認為，在符合我國文檔工作自身需求、特點的基礎(chǔ)上，參照西方文件中心的管理模式、功能設(shè)置，對我國眾多的機關(guān)檔案室進行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現(xiàn)存問題的關(guān)鍵一環(huán)。具體來講，就是要科學、合理的調(diào)整我國機關(guān)內(nèi)部的檔案機構(gòu)設(shè)置與體系，將本機關(guān)辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實現(xiàn)合并，統(tǒng)一文件檔案管理工作與職能；聯(lián)合不同機構(gòu)部門的檔案室，實現(xiàn)共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實現(xiàn)文件、檔案的一體化管理，并制定和執(zhí)行統(tǒng)一的文件檔案管理業(yè)務(wù)標準與操作規(guī)范，做到文檔管理的統(tǒng)一、標準與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內(nèi)在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應(yīng)將我國的機關(guān)公務(wù)文書處理工作與檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，并從業(yè)務(wù)體制上將兩者建立緊密的聯(lián)系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結(jié)合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯(lián)的一體化業(yè)務(wù)體制[3]。實際上，基于文件生命周期理論“連續(xù)統(tǒng)一”的思想內(nèi)涵，參考相關(guān)西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點[4]，結(jié)合我國檔案工作集中、一體化管理的現(xiàn)實情況與發(fā)展要求，筆者認為該建議的理由有如下幾點：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強調(diào)的文件運動的整體性，應(yīng)該體現(xiàn)到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現(xiàn)文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠價值，有利于文件檔案價值的鑒定工作的進行以及文件檔案潛在價值的挖掘與實現(xiàn)。其二，實現(xiàn)文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統(tǒng)一于國家的相關(guān)業(yè)務(wù)標準。并且，在緊密聯(lián)系文件檔案管理部門之間關(guān)系的同時，防止了管理銜接上的疏漏與責任推諉，做到協(xié)同配合、有的放矢、權(quán)責明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機構(gòu)，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質(zhì)量與效率，同時保持文件檔案管理的連續(xù)性與一致性。

基于上述論述，筆者認為，參照西方的文件中心，在保留我國機關(guān)部門檔案室的同時，對其進行相應(yīng)的功能改造、體系調(diào)整與集中布局，同時將文件形成及處理工作與檔案工作在業(yè)務(wù)上實現(xiàn)有效融合，構(gòu)建前后銜接、連續(xù)統(tǒng)一的文檔案管理體制，進而推動落實文檔工作一體化。當然，這種模式仍有待于我們在實踐中檢驗與摸索，并使之逐步符合我國文檔工作及其一體化管理的現(xiàn)實需要。

三、結(jié)束語

文件生命周期理論為我們指明了文檔一體化的實踐方向。然而，完全照搬文件生命周期理論及其管理模式，又很難滿足我國文檔管理的現(xiàn)實需要。因此，只有從我國文檔工作的現(xiàn)實情況出發(fā)，有針對性、有選擇的借鑒文件生命周期理論，因地制宜的打造符合我國國情的文檔工作模式，才能最大程度的提升我國文檔管理工作的整體水平。那就讓我們共同努力，在探索具有本國特色的文檔管理一體化的未知征途上闊步前行。

參考文獻：

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001：212.

[2]竇曉光.努力建設(shè)具有中國特色的檔案管理體制——轉(zhuǎn)型期的檔案管理體制改革研究之二[J].檔案學通訊，2006（1）：20.

[3]王仁邦.淺談文檔一體、館室結(jié)合的業(yè)務(wù)體制[J].檔案學研究，1997（1）：40.

[4]惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001：212.

作者簡介：杜鵬（1986–），男，天津人，天津醫(yī)科大學綜合檔案室，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案學基礎(chǔ)理論、高校檔案工作等。