當前高校大型儀器管理共享平臺發展思考與實踐

劉 昕,孟 琳,張 超

(中山大學工學院,廣東廣州 510006)

當前高校大型儀器管理共享平臺發展思考與實踐

劉 昕,孟 琳,張 超

(中山大學工學院,廣東廣州 510006)

分析高校傳統大型儀器管理體制的背景現狀,總結近幾年國家、地方政府出臺的關于高校大型儀器共享管理改革的法規政策及當前共享服務較成熟地區的儀器共享協作網站,結合中山大學工學院的網絡儀器管理共享系統的實踐體會,探討了高校大型儀器共享服務平臺的發展趨勢。

大型儀器設備;共享服務法規政策;共享協助平臺

高校作為先進技術成果重要誕生地,其綜合能力的建設與發展得到各級政府及主管部門在建設經費和政策層面的大力支持。大型貴重精密儀器設備(下稱大型儀器)的購置與使用日益成為體現高校科研、人才培養先進水平的重要標志之一,同時也為面向社會研發需求開展測試服務提供了硬件基礎。隨著高速快捷的校園網的發展,利用互聯網資源建立大型儀器網絡預約管理系統,進行大型儀器的網絡預約管理,是目前高校大型儀器智能化管理的新方向。大型儀器管理共享系統的建設與實施,可大大加強校外、校級實驗中心以及二級院系單位基礎實驗室三者之間大型儀器信息的互通性與共享性[1],提高大型儀器使用效率。另外,進一步利用高校先進的大型儀器服務地方,促進區域性的大型儀器資源共享也是未來發展的重點。

本文擬通過分析傳統高校大型儀器管理與共享體制建設的現狀,研析近幾年各級政府出臺的大型儀器共享法規政策,參考國內共享服務較成熟地區的大型儀器協作管理網站,結合本單位大型儀器網絡預約管理系統建設的實踐體會,總結基層單位參與大型儀器共享管理的成效,以期為兄弟單位大型儀器共享服務管理提供一些發展思路,促進大型儀器管理工作上一個新臺階。

1 高校大型儀器共享平臺發展回顧

回顧高校大型儀器管理傳統體制,可以在大型儀器的實際管理周期——論證、采購、維護、報廢[2]等環節中發現一些弊端,暴露出傳統的高校大型儀器管理與共享過程中的共性問題與不足。

(1)盲目采購,輕視全局論證。眾所周知,高校大型儀器采購往往依靠“211工程”、“985工程”等學科建設經費,或國家重點建設項目等專項經費的支撐。雖然各級主管部門采取種種措施規范大型儀器的論證、采購、使用及維護等各個環節,但實驗室的初期建設規劃往往前瞻性不足,大型儀器購置論證方案不是盡可能根據全校、地區全局需求制訂,而是按照本院(系)課程開設的需要或局部科研使用便利來建設,一味采購高精尖的貴重儀器,以提升本單位的學科、學術指標,導致實驗室建設功能單一或者分散重復的格局,重金購置的大型儀器專屬于本院(系)的教研室或課題組,使用范圍有限,使用效益不高[3]。

(2)缺乏有效激勵機制,大型儀器管理隊伍積極性難調動。人與設備是保障高校實驗室日常工作正常運行的2個要素。長期以來在多數高校,作為大型儀器直接使用的管理人員——實驗技術人員被納入學校“教輔系列”編制,區別于固定編制的講師和工程師,處于尷尬的地位[4]。他們的現狀是一人負責多臺大型儀器的操作及維護工作,同時也要承擔必要的本科生實驗授課或輔導工作,工作繁重。然而,學校對他們的工作缺少肯定及有效的晉升激勵機制[5-6],再加上必要的專業技術知識更新培訓機會少,種種因素導致大型儀器管理人員積極性不高、人員流失嚴重、管理技能欠缺、服務共享意識不強。

(3)儀器利用率不佳,共享普遍難。大型儀器缺乏專項的維修經費,對于大部分科研實驗室或科研課題組而言,普通基金項目涉及的相關預算,只能維持儀器運行和耗材采購,一旦貴重設備使用年限超過保質日期而發生故障,高額維修費往往超出上述單位的承受能力,導致設備處于待修、閑置、不能正常工作的狀態[7],大大降低大型儀器使用率。早期購置有高精尖大型儀器的實驗室因需獨立承擔高昂維修費用的風險,又缺乏專項經費資助,因此不愿對外共享設備,導致傳統大型儀器管理體制下的各高校相關院(系)或專業的實驗室缺乏有效的大型儀器共享積極性。

2 管理改革需要政策法規支持

面對傳統管理體制存在諸多問題的現狀,高校大型儀器的管理迫切需要改革。2004年7月國務院辦公廳轉發科技部等部門《2004-2010年國家科技基礎條件平臺建設綱要》,其“指導思想和原則”強調要建設以“突出共享”機制為核心的管理制度,強調打破封閉,建設研究實驗基地,以及結合現代化信息網絡技術構建的大型儀器管理共享服務平臺[8]。該文件強調“共享服務”的精神給傳統的大型儀器管理體制注入了新思路。隨后各地方科技、財政等相關部門啟動籌建公共服務平臺。例如,北京科學儀器設備共享服務網推出了首都地區對外和環渤海區域的儀器協作的共享服務,提出由財政經費購置的大型儀器必須加入對外共享服務,加強各行政區域間的儀器協作[9]。2007年8月上海市第十二屆人大常委會頒布國內首部有關儀器共享服務的地方性法規——《上海市促進大型科學儀器設施共享規定》,就規定適用范圍、參加儀器共享管理單位權利及義務、儀器購置環節共享服務承諾等幾方面做了概述性規定。在中共上海市第八屆四中全會通過的《上海實施科教興市戰略行動綱要》中明確將建設上海研發公共服務平臺作為重要的戰略任務。該平臺經歷了2004—2006年試點運行,初步構建了以共享為核心的制度框架;2007—2010年平臺進入推廣期,形成技術、法規體系及檢測標準相結合的管理制度, 2010至今發展穩定[10]。在珠三角地區,廣東省大型科學儀器設施共享服務平臺初建于1997年,以《廣東省自主創新促進條例》、《廣東省大型科學儀器設施共享管理辦法》及配套實施細則為政策支持。2011年廣東省人大常委通過的《廣東省自主創新促進條例》具體細化了大型儀器加入共享服務的管理。其中第十二條指出利用國有資本采購的價值30萬以上的大型儀器參加共享的必要性與義務;第十三條明確了在國有資本申購大型儀器購置環節中,必須把大型儀器的對外共享服務的明確時段及共享范圍和方式等服務承諾列入申購項目報告內;第十四條規定了大型儀器共享服務信息的報送時限。高校的共享服務畢竟不是以盈利為主,因此國家地方相關政策法規支持顯得尤其重要,如廣州地區大型科學儀器協作共用網推出的專項資金和優惠測試項目申請,給共享服務提供方和用戶提供了保障。截止2013年廣東省范圍內已有21家高校及科研院服務單位加入該平臺,數百件共享儀器設備涵蓋了分析、計量、醫用診斷、天文、大氣探測等12大類,有力地推動了地方經濟產業研發及升級[11]。

由此可見,國家提供良好的大環境有利于倡導、激勵高校踴躍加入對外協作共享服務平臺;“共享服務”作為大型儀器管理的新指導原則,打開了傳統實驗室封閉的大門,也打破了大型儀器專屬私用的格局,提高了大型儀器的利用率。各地高校除了加入地方政府的大型儀器協作共享隊伍,同時也可結合本校特點建設大型儀器管理共享平臺。

3 高校大型儀器管理共享平臺的發展

高校的大型儀器主要分布在學校的測試部門與各院系,利用互聯網信息技術,建立大型儀器管理共享平臺,將這些分散的設備集中管理并對外共享服務,可改善校內各單位大型儀器私有化及服務信息封閉的缺點。儀器管理共享平臺也經歷了由簡易到智能的發展過程,早期大型儀器管理平臺以“電子預約記錄本”形式出現,管理員將大型儀器信息公布在預約網站上,使用者注冊后可以輸入大型儀器的預約使用時間,由管理員在后臺審核處理。這類管理平臺只是簡單實現了預約記錄電子化[12]。被預約的時段是否可用,還需要管理員人工處理。對大型儀器管理人員而言,這種方法相較傳統電話預約工作量并未明顯減少。另外,測試用戶使用大型儀器預約系統過程中信息的流向是單向的,缺少系統信息反饋(見圖1)。

圖1 傳統儀器預約系統信息流向示意圖

伴隨著校園網、Web技術、射頻識別技術及集成網絡的發展,并結合用戶體驗不斷改進,高校大型儀器管理共享平臺已得到長足的升級與發展。新一代的管理共享平臺可以實現系統對大型儀器的智能化管理,亦即通過中央服務器及局域網將大型儀器聯網控制,加裝終端控制模塊,結合射頻識別實時監控大型儀器的使用情況,將大型儀器的使用數據反饋給管理共享系統,大型儀器使用者可以訪問系統網頁,注冊賬戶,獲得管理員授權后,進入大型儀器預約界面了解大型儀器的空閑時間,根據實驗安排自助預約大型儀器使用時段,可以雙向完成與系統的信息交互,達到了智能管理的效果,大大降低人工管理的工作量(見圖2)。

圖2 新一代儀器預約系統功能模型圖

4 高校大型儀器管理共享平臺的實踐體會

對比早期管理平臺電子記錄式的單一功能,新一代的大型儀器管理共享平臺提供了使用者與平臺之間數據信息雙向反饋功能,真正實現大型儀器的管理智能化與共享,很大程度上緩解了實驗室技術人員繁重的管理工作。目前,新一代大型儀器共享平臺穩定發展,并實現了市場化;廣州市已有數家大型專門設計實驗室設備管理系統的信息科技公司和若干同類工作室,學校可以結合自身實驗室特點定制特色化的智能大型儀器管理共享系統。以中山大學工學院的大型儀器服務與管理平臺為例(http://222.200.176.161:8081/),該平臺在新一代大型儀器管理系統的基礎上進行了特色功能定制及軟件升級,整套系統平臺兼容了在線預約、用戶經費管理、自動扣費、數據網盤保管等功能(見圖3)。

圖3 中山大學工學院大型儀器預約管理共享平臺功能模型圖

4.1 圖3中有關問題的說明

(1)對登錄系統的人員進行身份權限認證。平臺普通用戶的注冊規則是儀器使用者必須關聯一名項目經費負責人方可提交申請,普通用戶進入用戶中心界面,管理員既可以進入用戶中心界面,也可進入后臺管理界面。整個系統的網站首頁信息包含通知通告、儀器展示、開放流程、收費標準、管理制度、對外服務、下載中心。

(2)供用戶查詢當前測試賬戶余額、預約設備及儀器使用機時和花費、測試數據在線下載等用途,對于導師用戶,可以查看名下學生用戶的大型儀器使用情況。整套系統可自動統計使用機時及測試費用。

(3)供管理員辦理用戶注冊審核、測試服務預約、大型儀器預約及使用情況管理和導師用戶測試賬戶充值、通知公告發布、預約規則與計費規則發布等管理事項。大型儀器的終端控制采用射頻識別技術,用戶經預約成功后可刷卡上機操作。硬件終端控制器可對電源控制、電腦控制兩大類儀器設備實現智能控制。

(4)在大型儀器測試間內增設視頻監控,將視頻監控點與設備及門禁關聯起來,加設視頻安防系統集成到共享服務平臺中,可查找和瀏覽監控范圍內的視頻信息。

4.2 共享平臺的成效

截至2014年9月,分別有學院下屬的生物醫學工程學科團隊和力學實驗教學示范中心的大型儀器加入到共享平臺中,其中生物醫學工程學科團隊的大型儀器共計29臺,單價10萬元以上的22臺。力學團隊的貴重儀器共計3臺,共享平臺內大型儀器總值已過600萬元。共享平臺給實驗室大型儀器管理帶了很多顯著成效:

(1)節約人力管理成本。實驗室技術人員作為共享平臺的管理員只需給系統注冊的測試用戶資質審核并安排首次使用培訓,培訓合格者給予平臺使用授權,系統后期的大型儀器使用,完全由使用者獨立完成。大型儀器的預約情況在系統網站上一目了然,無需管理員的人工協調。一旦預約成功,用戶刷卡使用時,系統后臺自動記錄用戶的使用信息,便于測試結算或故障查詢。

(2)提高大型儀器使用率。系統人性化地設定了3個可預約的使用時間長度:60 min、30 min和15 min,管理員可以根據測試特點,定制合適的預約時間段,使得待機間隙縮短,增加了有效使用機時。2013 年8月引進大型儀器管理共享平臺以來,大型儀器有效使用總機時比2012年同期增長了46%。

(3)有償使用,“以機養機”[13]。對于已經完成科研或教學任務且有空閑機時的大型儀器,適度對外提供共享服務,即校內外單位或者校外用戶都可以在大型儀器管理共享平臺內注冊使用,管理員制定合理的測試計費規則,對外共享有償使用,測試收入可以補貼部分維護費用。

(4)激活實驗室的新生力量。本學院的專職實驗室技術人員畢竟有限,針對共享系統中的測試服務預約需求,本平臺采取管理員帶研究生的“1＋N”管理模式,積極鼓勵研究生和本科生投入到大型儀器管理和代測試工作,有利于培養學生責任感。通過定期技術培訓,更加了解大型儀器性能,有助于學生的科研項目順利進展,同時也保障大型儀器使用安全。

5 結束語

高校的大型儀器共享開放服務符合當前國家對資源合理可持續化利用的發展策略,引進大型儀器管理共享平臺,有效改進了高校儀器資源浪費、使用效益不高的現狀。兼容智能化管理系統的共享平臺不再是地方政府或校級單位專屬配備,現今已經越來越多被引進院級的一級學科科研和教學實驗室內,實現大型儀器共享高度化和基層化也是日后發展必然趨勢。誠然,共享平臺的出現給高校大型儀器管理帶來的利大于弊,但如何推進高校大型儀器共享最大化、提高管理效益,不可能通過單一途徑得到一勞永逸的解決,必須通過多方共建、協同創新,從實踐中尋找大型儀器開放管理新思路。

References)

[1]羅志高,簡庚榮,程晉麗.中山大學實驗室與設備管理系統的設計與實現[J].華南理工大學學報,1998,26(10):103-107.

[2]陳敬德,于海燕,劉小芳,等.基于設備全生命周期管理的多部門協同探討[J].實驗技術與管理,2011,28(10):190-193.

[3]胡雪梅,趙舉忠.關于提高實驗室儀器設備使用效益的思考[J].中國電力教育,2013(14):146-147.

[4]胡金鴻.實驗教學隊伍脫離“教輔”問題的探索與實踐[J].實驗技術與管理,2013,30(1):5-7.

[5]胡雪梅,孔濱.高校大型儀器設備管理隊伍建設的思考[J].中國電力教育,2012(25):146-147.

[6]陳敬德,溫光浩,周海濤.貴重儀器設備共享激勵機制的系統構建與實踐[J].實驗技術與管理,2010,27(10):12-15.

[7]曾榮華,羅一帆,鄭啟明,等.高校大型儀器設備維護、管理的探討[J].實驗科學與技術,2009,7(5):139-141.

[8]中華人民共和國發展和改革委員會.2004-2010年國家科技基礎條件平臺建設綱要[EB/OL].[2004-07-03].http://gjss.ndrc.gov.cn/zcgh/gjfgwbzdgh/gjfzggwbzgh/200510/t20051014_218867.html.

[9]北京科學儀器設備共享服務網.首都大型儀器設備共享平臺運行管理辦法[EB/OL].(2008-06-28).http://www.kytj.com/cooperate/SDdocument1.jsp.

[10]上海研發公共服務平臺政務頻道.上海市促進大型科學儀器設施共享規定[EB/OL].(2008-05-09).http://zw.sgst.cn/tzgg/ 201401/t20140106_628151.html.

[11]廣東省大型科學儀器設施共享服務平臺.廣東省自主創新促進條例-第十二、十三、十四條[EB/OL].(2013-09-26).http://www.gdsis.cn/list/ share.do;jsessionid＝794B3102905CA58275F5471B3B3708E0-n1.

[12]孫宇,高祿梅,任金妮,等.大型設備預約管理系統新一代用戶體驗模型構建[J].實驗室研究與探索,2013,32(3):239-242.

[13]劉惠玲,胡玉梅,黃濤.高校大型儀器設備開放與共享管理的改進[J].實驗技術與管理,2011,28(10):198-200.

Thinking and practice of current development of sharing and management of large instruments in colleges and universities

Liu Xin,Meng Lin,Zhang Chao
(School of Engineering,Sun Yat-sen University,Guangzhou510006,China)

This article analyzes the background and situation on the management mechanism of large equipment in the universities,draws attention on regulations and policies of the state and local goverments on opensharing in recent years,and referes to advanced sharing platform of large scientific instruments website.In the end,this article also introduces our practices in the establishment and operation of the online scheduling/ booking system for large-scale instruments and equipment in the School of Engineering at the Sun Yet-sen University.The development trend of network intelligent management and sharing is also disccussed briefly.

large-scale instruments and equipment;regulations and policies of sharing;open-sharing platform

G482

B

1002-4956(2015)4-0266-04

2014-09-23修改日期：2014-10-29

劉昕(1986—),女,江西贛州,碩士,助理實驗師,主要研究方向為生物醫學工程、大型儀器設備使用與共享管理

E-mail:liuxin57＠mail.sysu.edu.cn

張超(1975—),男,河南許昌,博士,副教授,中山大學工學院實驗教學中心主任,主要研究方向為生物材料.

E-mail:zhchao9＠mail.sysu.edu.cn