我國大型醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議進(jìn)度管理的改進(jìn)研究

黃卓，雷笑瑜，朱子昱

天津市眼科醫(yī)院，天津 300020

我國大型醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議進(jìn)度管理的改進(jìn)研究

黃卓，雷笑瑜，朱子昱

天津市眼科醫(yī)院，天津 300020

在大型醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議（Large Medical Academic Congress，以下簡稱“LMAC”）的籌備過程中，會議進(jìn)度的控制是會議管理的重中之重。該研究列舉了目前我國此類會議進(jìn)度管理中存在的問題，然后以某大型醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議為例，具體分析了如何制定會議進(jìn)度計(jì)劃表，以及籌備過程中排除影響項(xiàng)目進(jìn)度干擾因素的方法。

大型醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議；項(xiàng)目管理；進(jìn)度管理

近年來，我國醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)交流日漸頻繁，各類不同規(guī)模的學(xué)術(shù)會議不斷召開。如何辦好一次盛大、高效的學(xué)術(shù)會議成為了各級醫(yī)學(xué)組織（醫(yī)學(xué)會、醫(yī)師協(xié)會等）、各地醫(yī)院（尤其是國家或省市學(xué)科帶頭人所在單位）都要面臨的問題。高效的會議管理是保證會議學(xué)術(shù)交流高效、順利進(jìn)行的重要保障。

從本質(zhì)來說，大型醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議是一項(xiàng)周期長、任務(wù)重的項(xiàng)目（Project），各種細(xì)節(jié)千頭萬緒，牽扯到的人和部門五花八門，需要處理的事項(xiàng)名目繁多，讓辦會者頗為頭疼。因此，對會議進(jìn)度的把握顯得尤為重要，它不僅關(guān)系到整個(gè)會議籌辦的流程是否能夠順利完成，更能影響到最終的辦會效果。現(xiàn)報(bào)道如下。

1 LMAC與項(xiàng)目進(jìn)度管理

1.1 LMAC的本質(zhì)

LMAC一般指的是由國家級醫(yī)學(xué)組織（如中華醫(yī)學(xué)會、中國醫(yī)師協(xié)會）主辦的國際大會、一類會議及二類會議。此類會議有以下特點(diǎn)：第一，級別高。為省市級、國家級甚至是國際大會；第二，水平高。通常是某專業(yè)的綜合性大會或下設(shè)亞專業(yè)的峰會，能夠邀請到本領(lǐng)域最頂尖的國際、國內(nèi)專家做發(fā)言，代表著我國或國際上該學(xué)科的最高水平；第三，規(guī)模大。注冊人數(shù)通常在幾百人甚至上千人，參展商數(shù)十甚至上百家，加上各類其他人員，會議期間流動人員數(shù)目非常龐大。

LMAC是一項(xiàng)有計(jì)劃、有目的、有程序的一次性活動,籌備時(shí)間較長，流程復(fù)雜，牽扯面多，需要包括人力、物力和財(cái)力等很多資源支持，需要會議組織者協(xié)調(diào)好各種資源、各方關(guān)系。在會議籌備期及會議期間，通過調(diào)配、組織、控制等管理手段，確保會議順利召開。所以從本質(zhì)上說，LMAC其實(shí)是一個(gè)項(xiàng)目，LMAC管理本質(zhì)是項(xiàng)目管理[1]。

1.2 進(jìn)度管理對于LMAC的意義

進(jìn)度管理(Schedule Management)是項(xiàng)目管理中的一個(gè)概念，指的是在指在規(guī)定的時(shí)間內(nèi),制定出經(jīng)濟(jì)合理的進(jìn)度計(jì)劃，然后在該計(jì)劃的執(zhí)行過程中檢查實(shí)際進(jìn)度是否與計(jì)劃進(jìn)度相一致,若出現(xiàn)偏差，則需要及時(shí)找出原因，采取必要的補(bǔ)救措施，直至項(xiàng)目完成。

對于LMAC這樣龐大、復(fù)雜的項(xiàng)目，進(jìn)度管理尤為重要，可以說是項(xiàng)目經(jīng)理（秘書長）的中心任務(wù)。由于受會議經(jīng)費(fèi)、兼職工作人員、機(jī)制體制等各種因素的限制，LMAC的籌備工作面臨著諸多挑戰(zhàn)。倘若缺乏有效的進(jìn)度管理，LMAC的籌備很容易缺乏條理和計(jì)劃，人力、物力、財(cái)力和時(shí)間無法有效的利用，使會議籌備難以達(dá)到預(yù)期的工期、質(zhì)量和成本目標(biāo)[2]。

2 目前我國LMAC進(jìn)度管理上的不足

目前我國各地召開的LMAC可謂如火如荼，也取得了豐碩的成果，但很多大會從籌備到實(shí)施過程都缺乏項(xiàng)目管理意識，尤其是進(jìn)度管理上的不足仍值得反思和改進(jìn)，具體表現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 沒有具體的進(jìn)度計(jì)劃書

在整個(gè)LMAC的籌備過程中，缺少計(jì)劃性質(zhì)的書面文件對整個(gè)籌備過程進(jìn)行階段劃分，并對各階段的具體任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定和說明，整個(gè)會議的籌備基本上由大會主席和秘書長依靠個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和能力在規(guī)劃和推動[3]，導(dǎo)致籌備工作具有較大的隨意性和主觀性，這常常造成會議無章可循，各部門、各成員分工不明，權(quán)責(zé)不清等問題。項(xiàng)目進(jìn)度上無法保證，最終影響辦會效果。

2.2 對會議進(jìn)度的偏差缺少有效的管理和控制

進(jìn)度計(jì)劃只是會議組織者在籌備工作啟動前對整個(gè)籌備工作進(jìn)行的理想化的規(guī)劃，而在實(shí)際操作過程中，不可避免地會出現(xiàn)這樣那樣的臨時(shí)狀況，導(dǎo)致籌備進(jìn)度出現(xiàn)偏差。目前我國很多LMAC的進(jìn)度控制都沒有例行的規(guī)則和方法，完全靠“隨機(jī)應(yīng)變”，具有較大的隨意性。一旦出現(xiàn)臨時(shí)狀況，組織者時(shí)常感到焦慮、棘手，短時(shí)間內(nèi)不能很好地處理，導(dǎo)致會務(wù)組成員之間出現(xiàn)推諉、扯皮等現(xiàn)象，由此產(chǎn)生的矛盾和誤解，最終耽誤工期，影響辦會質(zhì)量。

2.3 不重視會后工作

會議結(jié)束并不是整個(gè)會議籌備工作的結(jié)束，會后工作也是整個(gè)籌備工作的重要組成部分。但是由于LMAC的籌備周期長、工作強(qiáng)度大，尤其是會議召開期間，所有會務(wù)人員更是神經(jīng)緊繃，壓力巨大，所以一旦會議結(jié)束，絕大部分人便會一下子懈怠下來[4]。除了財(cái)務(wù)結(jié)算是不得不進(jìn)行的工作之外，其余的善后工作，如發(fā)送感謝信、召開總結(jié)會等往往無人問津。殊不知，這樣導(dǎo)致此次辦會的經(jīng)驗(yàn)無法更好地延續(xù)，參會廠商和專家們的滿意度也會降低。

3 如何對LMAC進(jìn)行有效的進(jìn)度管理

3.1 會前制定詳細(xì)的任務(wù)進(jìn)度計(jì)劃表

針對上文提到的問題，會務(wù)組成員尤其是領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)進(jìn)行反思，并力爭在下次辦會過程中加以改進(jìn)。那么如何改進(jìn)，便是擺在其面前的一道難題。俗話說：“凡事預(yù)則立不預(yù)則廢。”為保證整個(gè)會議的籌備能夠有條不紊地進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)在會前制定好詳細(xì)的任務(wù)進(jìn)度計(jì)劃表。并加以貫徹執(zhí)行。為論述方便，該研究以2013年6月20～24日召開某大型醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議A會議為例，籌備期為一年左右。該研究者根據(jù)自身參加會議籌備的經(jīng)驗(yàn)，將會議籌備的階段及各階段具體任務(wù)列如表1。

表1 A會議項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表

經(jīng)過事先合理安排之后，各階段任務(wù)分布更加合理，既不會出現(xiàn)某個(gè)階段任務(wù)堆積如山、壓力劇大的情況，也沒有某個(gè)階段過于輕松的情況，大會投入的時(shí)間、精力、人力、物力和財(cái)力得到充分和高效的利用[5-6]。倘若A會議的籌備能夠如采用此項(xiàng)目計(jì)劃表，相信整個(gè)籌備工作將更加有條不紊，大會的整體水平將會再提高一個(gè)層次。

3.2 如何應(yīng)對會議期間可能出現(xiàn)的進(jìn)度偏差

上述優(yōu)化的進(jìn)度管理辦法僅僅是理論上理想化的計(jì)劃，在實(shí)際操作過程中，不可避免地會出現(xiàn)各種會影響到會議進(jìn)度的干擾因素，那么如何排除這些因素，糾正進(jìn)度偏差，保證進(jìn)度計(jì)劃順利進(jìn)行，也是一項(xiàng)重要課題。

3.2.1 組織及管理層面 首先，應(yīng)權(quán)責(zé)明確，將進(jìn)度控制的責(zé)任落實(shí)到具體人[7]。大會秘書長為會議總管，負(fù)責(zé)會議整體的管理和籌備工作的推進(jìn)；會務(wù)組按照工作內(nèi)容劃分為若干個(gè)小組，組長為小組第一責(zé)任人；會務(wù)公司派遣的項(xiàng)目經(jīng)理則對其公司所管轄的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)。同時(shí)，這些領(lǐng)導(dǎo)干部還需督促并推進(jìn)工作進(jìn)度。

其次，應(yīng)加強(qiáng)溝通。許多會務(wù)工作要由多個(gè)小組協(xié)同完成，而事實(shí)證明，缺乏有效的溝通是造成工作進(jìn)度慢、進(jìn)度偏差大的重要因素[8-10]。因此，應(yīng)當(dāng)提高會務(wù)組成員間的溝通效率。例如，使用現(xiàn)代化的通訊方式，比如建立會務(wù)組QQ群或微信群，建立會務(wù)組專用郵箱或網(wǎng)盤用于共享會議資料，建立會務(wù)組人員通訊錄等；推行信息化辦公，加強(qiáng)郵件往來；此外還應(yīng)定期（如項(xiàng)目計(jì)劃每個(gè)階段開始）或不定期地組織召開工作會議，各負(fù)責(zé)人、會務(wù)公司項(xiàng)目經(jīng)理向大會主席及秘書長匯報(bào)工作進(jìn)度以及下階段工作計(jì)劃，如有偏差，可以及時(shí)討論，共同商討解決辦法。

此外，還應(yīng)協(xié)調(diào)好多方關(guān)系外。除了應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)好會務(wù)組內(nèi)部各小組、各成員之間的關(guān)系，還應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)好會務(wù)組與主辦單位、承辦單位、當(dāng)?shù)蒯t(yī)學(xué)會（或醫(yī)師協(xié)會）、當(dāng)?shù)匦l(wèi)生管理部門、當(dāng)?shù)卣嚓P(guān)部門、會議公司、會議酒店等各層關(guān)系，以保證籌備工作順利進(jìn)行。

3.2.2 經(jīng)濟(jì)層面 某項(xiàng)工作出現(xiàn)進(jìn)度偏差，除了組織和管理層面的因素之外，還有可能是經(jīng)濟(jì)要素（人力、物力、財(cái)力）支持不足所造成，而籌備過程中如臨時(shí)發(fā)現(xiàn)此問題則會耽誤工期。為保證工作進(jìn)度順利推進(jìn)，應(yīng)當(dāng)將這些要素提前做好充足準(zhǔn)備。具體而言，應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致地做好前期調(diào)研，然后為各項(xiàng)活動提供盡量準(zhǔn)確的預(yù)算資金，申購必要的物資設(shè)備等，并合理安排人員及分工。一旦出現(xiàn)臨時(shí)狀況，應(yīng)隨機(jī)應(yīng)變，抽調(diào)人力、物力和財(cái)力資源，集中解決關(guān)鍵問題，推動會議進(jìn)度順利進(jìn)行。

4 結(jié)語

盡管近年來國家對大型醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議的管理（尤其是財(cái)務(wù)上的審查）更加嚴(yán)格，但我們相信，此類會議在今后仍將不斷在有所發(fā)展和創(chuàng)新，為醫(yī)療新技術(shù)、新設(shè)備、新理念的交流和傳播搭建重要的平臺，推動我國醫(yī)學(xué)事業(yè)的進(jìn)步。所以，如何辦好大型醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議必定是一個(gè)長久的議題。

該研究對此類會議進(jìn)度管理的探討僅僅是管中窺豹，實(shí)際的會議籌備過程涉及面廣、流程復(fù)雜、細(xì)節(jié)甚多，而且往往還帶有專業(yè)、舉辦城市、開會季節(jié)等特點(diǎn)，這就需要會議管理者不斷學(xué)習(xí)理論、積累經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)心得，這樣才能不斷提升辦會效果，最終推動我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

[1]蔣景楠.項(xiàng)目管理[M].上海:華東理工人學(xué)出版社,2006.

[2]戚安邦,張連營.項(xiàng)目管理概論[M].北京:清華大學(xué)出版社,2008.

[3]韓雪.項(xiàng)目管理在大型學(xué)術(shù)會議中的應(yīng)用研究[D].上海：華東理工大學(xué),2013.

[4]汪若洋.項(xiàng)目進(jìn)度管理方法及其應(yīng)用研究[D].鄭州：解放軍信息工程大學(xué),2013.

[5]崔妍.大型國際會議的組織實(shí)施研究[D].北京:北京交通大學(xué),2009.

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[7]李毅.地方院校舉辦國際學(xué)術(shù)會議管理機(jī)制創(chuàng)新的研究[J].國際學(xué)術(shù)動態(tài),2007(6):30-32.

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[10]楊光.淺談學(xué)術(shù)會議的組織與管理以江蘇省醫(yī)學(xué)會為例[J].中華醫(yī)學(xué)會2010年學(xué)術(shù)研討會論文集,2010：105-108.

Research on Im provement of Schedule Management of Large Medical Aca-dem ic Congress in China

HUANG Zhuo，LEIXiao-yu，ZHU Zi-yu Tianjin Eye Hospital,Tianjing，300020 China

Schedule Management holds an very important role in the preparation of Large Medical Academic Congress(LMAC). This Study lists problems in the Schedule Management of LMAC in China,and then takes Congress A as an example,discussing how tomake planning for a congress,and provides ways to remove interference factors which would delay the project during the preparation.

Large Medical Academic Congress；ProjectManagement；Schedule Management

R642

A

1672-5654(2015)04(c)-0152-02

2015-01-23）