企業檔案管理工作規范化的路徑探析

楊秀娟

摘 要：伴隨著市場經濟發展需求與國際化趨同性的趨勢，各大企業在迎來一眾機遇的同時也面臨著更多新的挑戰，在此背景下的檔案管理作為企業不可或缺的重要組成已日顯重要。作為核電站這樣的大型企業，檔案是企業管理中必不可少的重要資源。與此同時，信息化技術的大面積普及，也為企業檔案管理提供了技術支撐。傳統檔案管理在此形勢下已逐漸凸顯出與發展脫節的種種跡象，亟待加強規范化管理以與時代相適應，以更好地服務于電站管理，實現企業的長遠發展。

關鍵詞：企業行政管理；檔案管理規范；信息化建設；企業歸檔制度

本文主要圍繞電站檔案管理工作展開，檔案載錄了電站從選址、設計、建設、調試、運行至退役歷程中的點點滴滴，而科學、規范化的檔案管理不僅能夠為企業文件查閱與利用帶來極大便利，使得電站檔案管理水平得到切實提高，同時也為企業未來發展提供了強大的資源支撐。

1 企業檔案管理工作規范化的意義

社會主義市場經濟的深化帶動了國內各領域、行業的發展，同時也迎來了更多、更大的挑戰與沖擊，改革創新已呈必然之勢，作為與國民經濟息息相關的核電站更應如是。其中，檔案管理工作作為全局管理中至關重要的有機組成，需企業上下應給予足夠的重視和關注，使之充分發揮職能作用，為企業長期和可持續發展提供有利支撐。

檔案資料載錄著企業發展的各個印記和發展歷程，是企業展現其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰的咨詢手冊，也是制定未來發展戰略規劃的指南針。何以衡量一家企業管理現代化水平的標尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內容不僅包含了記錄企業上下、生產前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案；行政文書和企業印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案；工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；相關產品研究資料的研發檔案，等等。基于上述可知，每一類目的檔案都各有其收錄與管轄范圍，中心內容也各不相同，但卻都與企業發展與運作密不可分，必須予以高度重視，積極采取規范化管理，借以嚴謹的發展觀提高檔案管理的整體水平。

2 企業檔案管理工作中的常見現象

（一）檔案利用率偏低。新形勢下，我國社會經濟發展迅速，社會改革不斷推進，社會各界對檔案的要求亦隨之不斷提高，因此企業在檔案收集工作中遇到的問題越來越明顯，尤其檔案收集與利用之間脫節嚴重。例如，企業在進行某項研發和投產分析時，通常較少，甚至從不在以前存留下的同類檔案，或是已研討過的檔案中尋找方案或依據，由此造成大量方案被重復研究，不僅在人力、物力與財力上造成了浪費，同時亦有礙于企業發展戰略目標的如期實現。也就是說，企業如若對其保存的檔案棄之不用，檔案管理工作即至始至終毫無存在意義，而檔案規范化管理的目的，就在于幫助企業實現有效且高效的檔案利用率。

（二）檔案收集不完整。因部分企業檔案管理結構的不合理，比如過度重視上級發文，而對涉及內部生產經營相關的資料、管理文件、經濟合同、報表的管理過于疏忽，資料的收集既不及時，又不完整，沒能抓住新形勢下企業的工作重點，不僅對企業重點科研成果、重要生產項目資料收集不當，對電子版信息資料的收集也多有缺漏。此外，受人員流動頻繁的影響，部分企業檔案管理人員也經常更換，有些檔案管理人員在變動過程中，沒有進行相關的工作交接，甚至將極為重要的文件弄丟或者據為己有，或是在組織架構變動時撤銷了檔案管理部門，造成資料歸檔混亂，致使大量檔案資料不同程度上的缺漏，這些都大大增加了檔案的收集難度。

（三）隊伍素養待強化。部分企業檔案管理人員長期被動工作，全然不會主動收集資料，坐等相關人員上交，造成檔案資料收集出現嚴重滯后性。同時，隨著檔案管理信息化程度不斷縱深發展，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。然而現實中，大多企業在市場經濟的調控和競爭之下，一直都將發展戰略重點投放在經營上，對待檔案管理工作的態度普遍徘徊在一種“可有可無”的形態中，由此對待檔案管理工作人員的重視度自然也就不高，導致愿意投身檔案管理事業的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業培訓而致使業務能力無法適應檔案管理工作的發展需求。

3 實踐企業檔案規范化管理的工作路徑

自電站企業設立了文件檔案處，從項目建造、機組調試到電站生產運行，所有的文件和檔案工作均由文檔處負責，使文檔一體化管理得到了體制上的保障。為適應企業建設發展，究其檔案管理工作的革新筆者建議如下：

（一）更新檔案規范管理理念。此舉雖不僅是提高企業檔案管理水平的前提和基礎，還是規范員工自身行為，維護企業良好形象的有效方法之一。為此，可利用座談會議、實例分析等活動的開展來宣傳檔案管理工作的重要性，特別是電站管理層首應以身作則，借以示范帶頭作用來端正全體員工對檔案管理的認知，同時，檔案管理人員自身也應清晰認識到本職工作的重要程度，藉以不斷強化專業技能，提高工作效率，樹立對本職工作的榮譽感和自豪感。

（二）健全檔案歸檔制度規范。檔案規范化管理是企業檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照企業實際情況與需求可能性，以及權衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應對檔案管理工作的每一環節作出明確的分工指引，如具體的工作細則，詳細的管理要求，人性化的獎懲措施，完善的應急預案等。此外，還應對檔案的復印、備份以及保密等手續予以嚴格限定，以提高檔案管理人員的警惕性，最大范圍將管理失誤風險降至最低。

（三）強化全員管理業務素質。檔案收集人員的工作連續性與穩定性，極有利于為企業培養更為專業的檔案資料收集管理人員。因檔案資料收集管理工作是一項專業性較強的工作，新上崗的人員需要一定時期實習才能完全勝任，所以，要根據內部檔案工作具體情況，配備相應的檔案收集人員，并確保其工作相對穩定，從而為電站檔案管理工作的長足穩定儲備人才資源，確保電站檔案管理工作得以長期有序開展。

（四）推動檔案的信息化建設。信息化的檔案管理不僅使得檔案更便于相關人員的查閱與利用，同時亦有益于檔案資料的長久保存。為此，企業應廣泛借鑒先進的管理經驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，結合企業實際情況與經濟實力合理適度的引入相關先進設備，對以往紙質檔案全面以電子文檔形式收編歸檔，同步設置電子檢索功能。需要注意的是，在全面推廣信息化管理的同時，要警惕信息技術特性是利弊同在的，故在享受信息技術為檔案管理帶來的便捷時，也必須強化網絡安保措施，防止電子檔案遭受病毒漏洞、網絡竊取等技術攻擊，確保電站內部機密資料的高度安全性。

4 結語

隨著我國核電建設的快速發展，核電機組國產化進程的加快，核電檔案管理工作水平也會不斷踏上新的臺階，為我國核電事業的大發展，提供可靠保障和優質服務。檔案管理工作雖看似企業管理中最為基礎的工作，但對企業整體管理與發展作用重大。大量新科技及新技術被廣泛應用到檔案收集工作中，改變了企業檔案傳統的儲存形式，對檔案管理工作即帶來機遇又是新的挑戰，檔案管理人員必須厘清檔案管理工作難點，積極尋找解決途徑，不斷在實踐中促進檔案管理工作更為規范與高效。

參考文獻

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