院線、影城管理公司成本管理制度及指引（下）

楊昆鵬

接上期

三.招標采購

程序

一般規定

影城采購項目，均應先行完成立項審批。

對于影城所遇到的制度中沒有列明的招標采購業務，具體的經辦權限需報院線公司審批，審批流程為影城經辦人——經辦部門負責人——財務部門負責人——影城財務副總——影城總經理——院線公司成本控制部門負責人——院線主管成本副總經理——院線財務部門負責人——院線公司主管財務副總經理——院線公司總經理。

如需報集團審批事項，由成本控制部門負責人指定本部門經辦人在此流程審批完畢后，另行發起審批流程，并將此審批流程作為新發起審批流程的附件。

由影城經辦采購事項，除明確采購方式的項目外，以比價方式確定供方。

統一、明確的技術標準、評標辦法、報價方式。

將各級監查舉報電話通知各投人。

報價同一時間密封送達，不少于兩部門三人公開開封。

過程記錄應完整、準確，由各參與人共同簽字存檔備查。

影城除保潔服務、保安服務外的供應商履約評估優秀，在商務條件不變的前提下擬直接續延合同的，需報院線公司進行審批。

計劃

各業務部門或影城應按月編制月度招標采購計劃，并于每月30日前報成本控制部。具體招標項目，院線各業務部門及影城應首先編制單項招標計劃并經批準。

計劃包括影城名稱、采購項目、承攬單位資質等級要求、目標成本、預計標的額、合同方式、責任部門、責任人、完成招標技術條件的時間、發標時間、開標時間、定標時間等信息。

各部門必須按計劃的時間節點按時按質完成工作，并承擔責任，成本部要對程序嚴格把關。

機構

院線或管理公司設領導小組與招標工作小組兩級機構，影城設招標工作小組一級機構，影城總經理是影城招標工作的第一責任人

招標工作小組負責招標工作的組織實施。影城經辦的招標（采購）業務組長由影城總經理擔任。

招標工作小組成員中，專業技術人員指行政職務低于部門負責人（指部門總經理、部門經理、主持部門工作的其他人員）的部門員工。

招標工作小組須包括財務部人員。

與投標單位有利害關系的人員不得作為招標工作小組成員。

院線招標工作小組人數必須為奇數，且不少于（含）7人，原則上不多于9人。招標工作小組應劃分為技術組、商務組，每個組的人數均不得少于（含）3人，且專業技術人員每組宜不少于2人。

影城招標工作小組人數必須為奇數，且不少于（含）5人，原則上不多于7人。招標工作小組應劃分為技術組、商務組，每個組的人數均不得少于（含）2人，且專業技術人員每組宜不少于1人。

合格供方

部門經理及以上管理人員、招標工作小組成員和招標專員，原則上不允許推薦投標單位，如因業務需要推薦投標單位的，推薦人不得參加考察，不得作為招標工作小組和招標領導小組成員，不得影響評、定標工作正常進行。

業務部門需確定合格供方的準入要求。

影城的招標信息，應向所在影城（包括區域影城）的全體人員進行公示。

按合格供方制度及指引的要求對供方進行考察評定。

入圍單位應從合格供方名錄中選擇，且每個標段入圍單位應不少于（含）三家。

承諾參與投標的合格供方過多時，選擇入圍單位的處理原則及優先順序為：

供方履約評價排名靠前者優先。

合格供方資格時間長者優先。

新增合格供方考察評分高者優先。

進行入圍單位審批時，經辦人應注明將入圍單位的確定方式

招標文件

成本控制部對招標文件中的商務條件和要求及總體把關負責，招標經辦部門對招標文件中的技術標準、評標辦法等負責：財務部對招標文件中的付款條件和資信審核負責。

招標文件由招標經辦部門組織進行擬訂，招標工作小組成員審核會簽后，需按公司制度審批。

技術標準須具體、明確，結合實際需要、各供方的產品服務特點、行業現狀及發展趨勢，不得只參照某一特點供方的產品服務標準、參數設定技術標準。

發標

1.發標時，發標人員應做好書面記錄，招標文件發放登記時，需在不寫明領取單位名稱的前提下，由領取人簽字，待所有領取人簽字完畢且離場的情況下，由經辦人填寫領取單位名稱。

2.以書面形式解答并形成答疑文件，經招標工作小組會簽后，發給所有購買或領取招標文件的入圍單位。

3.標前，領取標書的入圍單位應將標書費用交至財務部發放時，經辦人應查驗標書費用支付收據。

4.開標應在招標文件規定的時間、地點公開進行（設計招標除外）

開標

開標應在招標文件規定的時間、地點公開進行（設計招標除外），招標人現場參加開標人員不得少于兩部門三人。

開標程序按指引規定

對每一份標書在開封前應核實投標保證金提交情況、投標人證照、投標代理人身份證明、投標文件密封情況，并須向全部投標人對密封情況進行公示。

開標情況應做書面記錄并由參加人簽字確認。

商務標只可由商務標評委查閱與保存。

評標

工程類招標項目的技術標評分權重不得超過20%，裝修、景觀工程、材料設備類招標項目的技術標評分權重不得超過35%，咨詢服務類招標項目的技術標評分權重不得超過50%，廣告、策劃、規劃設計類招標的技術標評分權重不得超過60%。上述比例，確需突破的，需按院線或管理公司相關規定報集團批準。

禁止兩個（含）以上技術評評委授權同一人進行評標。

評標程序：符合性評審——技術標評審——商務標評審。

影城經辦的招標，定標原則上應以招集定標會的形式完成，在定標會上，招標小組技術組、商務組應向招標工作小組其他成員匯報總體評標情況，并按招標文件約定進行討論提出中標人建議報院線或管理公司批準。

合同及談判

在經招標領導小組確定中標人前及影城確定建議中標人前，不得與特定投標人進行談判，對價格進行修正或調整。經定標會確定中標單位，未向中標人發出中標通知書前，可與中標人就技術或商務事項進行談判。

簽署合同前及簽署合同后的各種談判，均須進行書面記錄，并將書面記錄進行存檔

直接委托

院線或管理公司直接委托業務類別;

單項合同估算金額在30萬元以下（不合）的業務;

政府或行業壟斷的工程施工、咨詢服務、設計業務;

壟斷經營或供應商極少的材料設備采購業務;

行業特長類設計業務;

特急業務（不立即開展會對公司造成重大損失的應急事項，例如管線爆裂和損壞的修復、制約影城按期開業事項、可能導致群訴事項等）。

影城直接委托業務類別

估算金額小于5000元（不合），可簽訂合同或協議的招標（采購）項目;

政府壟斷（指定的設備供應、工程施工、消防器材等，但應提供相應的依據加以證明）;

行業壟斷（媒體等）;

特急業務（不立即開展會對公司造成重大損失的應急事項，例如管線爆裂和損壞的修復、制約影城按期開業事項、可能導致群訴事項等）。

非緊急情況下，直接委托單位經過詢價、比較后確定。過程資料應作為附件上報，按規定程序報批。

各合格供方回復的報價文件，應采用密封方式提交并于統一時間開封，開封應由業務部門與成本部人員（影城為財務部）共同完成。

各影城及院線或管理公司各部室應每季度第一個月5日前向成本控制部提交《項目開發涉及政府或行業壟斷業務明細表》，說明壟斷業務的成本類別、業務名稱、壟斷單位和壟斷原因。

供方管理

供方：各類承包商、供應商、服務商的總稱。

潛在供方：知悉招標人公布的招標項目的有關條件和要求，有意愿參加投標競爭的供方。

合格供方：接受招標人的合約條件，滿足招標人要求，并且有能力提供招標人擬采購的產品、服務，通過招標人資格預審，列入合格供方名錄的潛在供方。

入圍單位：已列入合格供方名錄，并被批準參加某一具體的招標（采購）項目的供方。

中標單位：參加投標并最終被授予合同的入圍單位。

院線或管理公司成本控制部為合格供方管理的業務主管部門。

院線或管理公司各相關部門及所屬各影城招標經辦部門建立的合格供方名錄須報成本控制部備案，供方名錄出現調整后3日內須重新報備。

經資格預審合格的供方，方可納入合格供方名錄。

資格審查的標準應結合業務特點與經營戰略。原則上應保證所供應的產品或服務可滿足經營及品質要求即可，不得盲目提高供方要求。

合格供方的年營業額不可低于標的額的2倍，總資產額不可低于標的額的2倍，并有相應的經營授權。

院線或管理公司各相關部室、各影城應于每年6月10日和12月10日前將各自負責的合格供方名錄提交院線成本控制部進行匯總。

對超過一年未投標或未中標的合格供方，進行跟蹤評審。

在招投標過程中存在圍標、串標、行賄、騙取中標等行為的供方，經院線管理委員會批準后將其列入院線或管理公司黑名單。

合同執行期間及合同履行完畢后，須依據院線供方管理制度對已合作供方進行履約評估。

如發現評估過程中存在缺乏客觀依據隨意評估、不負責任流于形式、隱瞞舞弊及其他影響評估結果的客觀公正性及工作正常進行的行為，按公司制度規定權限報經批準后，將對相關責任人予以通報、降職、降級、降薪、解除勞動關系等處分。

所有評估表格應于合同簽署后向供方公示，并提供院線公司成本控制部、安監部、集團成本控制部、集團審計部監督電話。

營運類的供方評估由院線公司營運部或影城完成。需共同完成的供方評估項目，院線或管理公司營運部與影城所打分值各占50%權重。

只需影城進行評估的供方，影城評估部門應在每月25日前，將當月評估結果提交影城財務部存檔，評估結果需由影城業務部門負責人、業務主管副總、影城總經理共同簽字確認。每年12月5日前，影城業務部門將前12個月評估結果進行算術平均后，由業務部門負責人、業務主管副總、財務部門負責人、影城總經理共同簽字確認，作為本影城年度評估結果提交院線或管理公司營運部備案。

需影城與院線或管理公司營運部共同進行評估的供方，影城按前述規定進行評估，并將年度最終結果報營運部。

各影城需熟練掌握相關制度，做好日常的工作記錄，便于對供方的公正評價。

四、影城采購常見問題

不立項即實施，先斬后奏。如某影城買麥克風，實際3月份實施，未進行申報和溝通，實施后于4月份進行流程申報。

工作缺乏主動性、計劃性。某影城的降噪改造，3月2日發起流程，本影城總經理OA停留5天才審批，院線或管理公司項目管理部1天內審批，成本部因資料不全于1天內回退。8天后提交部分資料（營業執照等）過程中經辦人未能及時跟蹤，此后反反復復到25日才確定。并于4月份正式進入審批流程。

招標小組成員組成未按制度執行，領導太多。影城的保潔招標，招標小組的組成包括了影城總經理、副總經理、相關部門經理，均為領導，沒有制度規定的專業技術人員。

供方不進行資格審察

技術標準過于粗放。如某影城的辦公區改造，只有天花圖、地面平面圖、插座布置圖：某影城VlP接待臺改造，只有圖片，無法報價。

技術標準不具有可比性。某影城對講機比價，不同產品，不同單位，造成比價缺乏實際意義。

財務部門無人參加招標采購過程

比價過程中報價方式不嚴謹，絕大多數的比價過程不是密封報送，易導致貌比實議，甚至于提前內定。（完）